Spis treści:

• Panel sprzedaży
• Grafik zajęć
• Panel obsługi klienta
• Kontrola dostępu
• Ewidencja czasu pracy
• Statystyki
• Systemy płatności
• Kampanie SMS / e-mail marketing
• Magazyn
• Usługi komplementarne

Jak wynika z raportu „European Health & Fitness Market Report”, którego autorem jest firma Deloitte we współpracy z organizacją EuropeActive w 2017 roku rynek fitness w Polsce osiągnął pułap 2,91 mln klientów. Średnia liczba klubowiczów w przeliczeniu na jeden klub fitness wyniosła 1119 osób. Oznacza to, że kluby fitness muszą zoptymalizować zarządzanie swoimi obiektami, aby skoncentrować się na jak najlepszej obsłudze klienta.

Poniżej przedstawiam niezbędne funkcjonalności jakie musi posiadać oprogramowanie dla klubu fitness, aby usprawnić pracę kadry menedżerskiej i pracowników recepcji:

Panel sprzedaży

Sprzedaż w klubach fitness obejmuje dwa obszary:

• usługi,
• towary.

Do pierwszej grupy zaliczymy przede wszystkim sprzedaż: karnetów, wejść jednorazowych, treningów personalnych, czy konsultacji dietetycznych. Druga grupa to produkty retail: odżywki, suplementy, batony proteinowe, napoje izotoniczne, ale również brandowane gadżety (ręczniki, bidony, torby sportowe).

Panel sprzedaży powinien umożliwiać swobodne definiowanie usług. Począwszy od ceny, przez sposób rozliczania karnetów (czasowy/ilościowy), datę startu usługi, naliczanie rabatów – okresowych wynikających z promocji lub jednorazowych.

Podczas sprzedaży produktów kluczową sprawą jest możliwość transakcji poprzez czytnik kodów kreskowych. Na pierwszy rzut oka – sprawa banalna, ale w dalszej perspektywie niezwykle istotna w celu zachowania porządku w magazynie. Posiadając 5 różnych smaków batonów proteinowych, czy napojów izotonicznych niezwykle łatwo o pomyłkę przez pracownika. Zwłaszcza, kiedy w klubie jest tłoczno. Oszczędzamy czas, który musielibyśmy poświęcić podczas inwentaryzacji, celem wyrównania smaków danych produktów.

Grafik zajęć

Kolejny fundamentalny aspekt oprogramowania dla siłowni. Panel ten oprócz podstawowych funkcjonalności (aktualizacja w czasie rzeczywistym, przypisanie instruktora do konkretnych zajęć, tworzenie list rezerwowych) powinien umożliwiać:

• utworzenie interaktywnego panelu grafiku zajęć na stronie internetowej,
• ocenę zajęć (instruktora, atrakcyjność zajęć),
• automatyczne powiadamianie klientów z list rezerwowych o zwolnieniu się miejsca i możliwości w nich uczestnictwa,
• grupowania zajęć na kategorię (siłowe, wytrzymałościowe, siłowo-wytrzymałościowe, mentalne),
• możliwość zapisu osób korzystających z systemów zewnętrznych (OK System, Multisport, FitProfit).

Dodatkowym atutem będzie udostępnienie aplikacji mobilnej do zapisu na zajęcia dla klientów posiadających aktywny karnet.

Wszystkie dodatkowe aspekty pozwalają kontrolować: jakość, frekwencję, zainteresowanie zajęciami. Na tej podstawie można wykonać modyfikacje grafiku fitness, tak aby ten obszar funkcjonowania klubu fitness generował dochody.

Warto zaznaczyć, że klubowicze uczęszczający na zajęcia grupowe charakteryzują się najdłuższym cyklem życia klienta, budują społeczność i więź z klubem fitness.

Panel obsługi klienta

Panel ten możemy wykorzystywać na kilka sposobów.

• Identyfikacja klientów i budowanie relacji:

1. 1. 1. wszystkie podstawowe dane, również te wykorzystywane do marketingu, jak nr telefonu, adres mailowy (należy pamiętać o otrzymaniu pisemnej zgody na przetwarzanie danych marketingowych)
      2. dane dodatkowe, data urodzenia – wraz z powiadomieniem o urodzinach klubowicza (wykorzystanie: promocja na suplementy z okazji urodzin)

• Dopasowywanie usług pod potrzeby klienta i cross-selling:

1. 1. posiadając historię zakupionych produktów, jesteśmy w stanie zdefiniować potrzeby klubowicza, dzięki czemu możemy do-sprzedać mu kolejne artykuły lub usługi,
   2. grupowanie klientów, na przykład: osoby korzystające z zajęć fitness, zainteresowani konsultacjami z trenerem personalnym, osoby chętnie kupujące produkty z recepcji

Panel CRM to obszar w niewielkim stopniu wykorzystywany i analizowany przez pracowników, jednak daje on ogromne możliwości związane z poprawą jakości oferowanych usług.

Kontrola dostępu

Bramki, karty magnetyczne, opaski – sposobów weryfikacji klientów przy wejściu do klubu jest wiele, system powinien być kompatybilny z szerokim zakresem możliwości kontroli dostępu. Cena powinna być adekwatna do wybranej funkcjonalności.

Nie można wrzucić wszystkiego do jednego przedziału cenowego, gdyż koszty są diametralnie różne. Jeżeli klub fitness korzysta z kart magnetycznych do identyfikacji klienta, nie ma sensu płacić za możliwość kontroli za pomocą bramek czy śluz obrotowych.

Ewidencja czasu pracy

Możliwość ewidencjonowania czasu pracy to duże ułatwienie w pracy managera lub osób bezpośrednio związanych z kadrami i płacami.

Pracownik po zalogowaniu się do systemu rozpoczyna pracę, przy ostatni wylogowaniu kończy ją. Tworzenie grafiku pracy i automatyczne powiadomienie pracownika o zmianach na nadchodzący miesiąc to duże usprawnienie w komunikacji w zespole.

Na podstawie wygenerowane raportu z systemu można naliczyć wynagrodzenia lub premie – oszczędność czasu i brak konieczności korzystania z dodatkowym systemów (Planday, Excel, itp)

Statystyki

Chcąc obserwować zmiany zachodzące w firmie należy monitorować wiele obszarów jej funkcjonowania. Rozbudowany moduł statystyk to niezbędne narzędzie w procesie poprawy wyników finansowych i jakościowych klubu fitness.

Moduł ten powinien móc być definiowany przez klienta przed zakupem i w trakcie korzystania z oprogramowania. Modele biznesowe klubów fitness opierają się o różne kluczowe wskaźniki efektywności (KPI).

Dzięki analizie danych możemy zaobserwować m. in. okresy dużego przyrostu klubowiczów (1Q i 3Q), średni czas trwania karnetu, zysk ze sprzedaży towarów, frekwencję na zajęciach fitness. Wszystko to ma przełożenie na planowanie działań krótko- i długofalowych, celem lepszych wyników finansowych klubu.

Systemy płatności

Trendy w płatnościach na przestrzeni ostatnich lat zmieniły się bardzo. Aktualnie, w branży fitness najczęstszym wyborem są płatności automatyczne.

Wprowadzenie karnetów rekurencyjnych (samoodnawiających się) w połączeniu z płatnościami cyklicznymi (miesięcznymi) umożliwia klientowi zredukowanie do minimum czasu poświęconego na płatność w klubie.

Płatności cykliczne to bezobsługowa forma płatności automatycznych. Klient, po zarejestrowaniu takiej usługi, w kolejnych terminach płatności jest informowany, że wkrótce nastąpi obciążenie karty.

Warto zadbać, aby oprogramowanie dla klubu fitness miało taką funkcjonalność i było kompatybilne z zewnętrznymi usługodawcami płatności cyklicznych.

Kampanie SMS / e-mail marketing

Funkcjonalność niedoceniana, a również niezwykle istotna w kontekście pozyskania i jakości obsługi klienta. Możliwość kierowania kampanii e-mail marketingowych lub SMS to, oprócz social media i posiadania strony internetowej świetne narzędzie pozyskania klientów.

Duża część klubowiczów migruje pomiędzy siłowniami, tak aby skorzystać z danej promocji cenowej na karnet. Posiadając bazę kontaktów jesteśmy w stanie dotrzeć do kilkuset / kilku tysięcy potencjalnych odbiorców naszych usług. Ekspozycja materiałów marketingowych w klubach nie zawsze się sprawdza – mając na uwadze cel, z jakim przychodzi klient, a jest nim trening.

Magazyn

Przy weryfikacji tej funkcjonalności należy zwrócić uwagę na:

• możliwość dodawania kontrahentów do bazy,
• tworzenie dokumentów inwentaryzacyjnych,
• tworzenie dokumentów magazynowych (PZ, WZ, przesunięcie międzymagazynowe, korekty stanów magazynowych)
• możliwość wprowadzania dat ważności produktów,
• przypomnienie o niskich stanach magazynowych danego produktu.

Usługi komplementarne

Dostawy oprogramowania proponują dodatkowe usługi, dzięki temu kluby fitness mogą w jednym miejscu wdrożyć w życie aspekty związane z funkcjonowanie siłowni. Mam tu na myśli:

• projekt i realizację kart magnetycznych dla klubowiczów,
• wsparcie techniczne,
• sprzedaż drukarek fiskalnych, czytników kart i produktów,
• fiskalizacja drukarek.

W większości przypadków usługi te są dodatkowo płatne, jednak różnice cenowe nie są tak duże, aby była konieczność realizacji tych procesów poprzez innych kontrahentów.