OOS: oprogramowanie dla Twojego obiektu sportowego [cz. II]

W poprzedniej części artykułu poruszyliśmy tematy związane ze sprzedażą, marketingiem oraz zarządzaniem pracownikami w obiekcie sportowym. Jeżeli nie miałeś jeszcze okazji zapoznać się z tym wpisem, możesz to zrobić przechodząc w link poniżej:

 

W tej części opisujemy kolejne obszary, w których nasz system pozwala usprawnić codzienne funkcjonowanie obiektu sportowego oraz poprawić wyniki finansowe i jakościowe oferowanych usług:

  • Gospodarka magazynowa – ład i porządek w magazynie,
  • Kontrola dostępu do obiektu sportowego – bramki wejściowe i karty dostępu,
  • Raporty i statystyki  – jak rozumieć poszczególne dane i jaki mają wpływ na wyniki finansowe obiektu sportowego.

 

Gospodarka magazynowa – ład i porządek w magazynie

Nasze oprogramowanie posiada moduł zarządzania magazynem. Dostępne funkcjonalności:

  • możliwość dodawania kontrahentów do bazy – klient dodany do bazy pozostaje w niej do momentu usunięcia,
  • tworzenie dokumentów inwentaryzacyjnych – przeprowadzając weryfikację stanów magazynowych, możesz wygenerować raport ukazujący ilość produktów w systemie i zestawić to z rzeczywistym stanem (dobrą praktyką jest przeprowadzanie kontroli raz w miesiącu, żeby rozbieżność produktów na koniec roku nie była nadmiernie duża. Działanie takie pozwala zminimalizować ryzyko strat wynikających z przeterminowanych produktów, czy błędów pracowników recepcji),
  • tworzenie dokumentów magazynowych (PZ – przyjęcie zewnętrzne towaru, WZ – wydanie zewnętrzne towaru, przesunięcie międzymagazynowe – pomiędzy naszymi obiektami, korekty stanów magazynowych – przy błędnej sprzedaży produktów, jesteśmy w stanie ręcznie poprawić ilość, na przykład podczas błędnego nabicia smaku batoników, czy napojów),
  • możliwość wprowadzania dat ważności produktów – oferujemy moduł, w którym określisz datę ważności produktu i otrzymasz powiadomienie o zbliżającym się końcu terminu przydatności (możesz wtedy w promocyjnych cenach sprzedać produkty i nie musieć ich utylizować),
  • przypomnienie o niskich stanach magazynowych danego produktu.

Porządek w tym aspekcie pozwala zaoszczędzić wydatki związane z przeterminowanymi produktami, regularnie uzupełniać braki produktowe i zadbać o formalności związane z dostawami i inwentaryzacją. Finansowe problemy wynikające z braku odpowiedniej gospodarki magazynowej w Twoim obiekcie sportowym, mogą sięgać nawet kilku tysięcy złotych rocznie, które można przeznaczyć na kampanię promocyjną, czy prowizję dla pracowników.

 

Kontrola dostępu do obiektu sportowego – bramki wejściowe i karty dostępu

 

Identyfikacja klientów i kontrola dostępu w obiektach sportowych to podstawowe działanie mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa oraz zautomatyzowanie obsługi klientów, dzięki czemu możemy ograniczyć koszty związane z pracą recepcji.

Zastosowanie kontroli dostępu zabezpiecza obiekt oraz ogranicza koszty pracy recepcji lub zmienić godziny otwarcia lokalu (nawet do pracy całodobowej).

 

W swojej ofercie, oprócz pełnej integracji z bramkami wejściowymi, posiadamy również akcesoria wspierające kontrolę dostępu: 

  • karty magnetyczne oraz czytniki,
  • opaski silikonowe,
  • zegarki (zapinane na rzepy lub silikonowe).

Wyżej wymienione akcesoria wspierają obsługę klienta – przyspieszają proces identyfikacji. Dodatkowo pozwalają kontrolować posiadane usługi oraz służą do naliczania minutowego oraz rozliczania wizyty w obiekcie.

Mogą posłużyć również jako dostęp do szafki w przebieralni – klienci oraz właściciele lokali nie muszą inwestować w innego rodzaju rozwiązania (kłódki, zamki, itp.)

Karty magnetyczne projektujemy wedle uznania klientów – będą wizytówką Twojej firmy i jednocześnie formą promocji, którą przeprowadzą klienci pokazując swoim znajomym estetyczne i designerskie karty.

Wprowadzając kontrolę dostępu w swoim obiekcie sportowym optymalizujesz trzy obszary prowadzonego biznesu. Przede wszystkim gwarantujesz większe bezpieczeństwo – zarówno swoim pracownikom, jak i klientom uczęszczającym do obiektu.

Po drugie – w perspektywie długofalowej – wykorzystanie bramek zmniejsza koszty prowadzonej działalności, zaoszczędzone środki możesz przeznaczyć na pozyskanie nowym klientów.

Finalnie klienci również odczują pozytywne skutki kontroli dostępu. Ich identyfikacja oraz sprzedać będzie szybsza, dzięki wykorzystaniu akcesoriów.

 

Raporty i statystyki  – jak rozumieć poszczególne dane i jaki mają wpływ na wyniki finansowe obiektu sportowego

 

Managerowie oraz właściciele otrzymują dostęp do automatycznych raportów, między innymi:

  • czasu pracy pracowników, 
  • przychodów, 
  • stanu kasy, 
  • stanów magazynów (w przypadku prowadzenia dodatkowej sprzedaży) 
  • sprzedaży dziennej,
  • sprzedaży miesięcznej,
  • aktywnych karnetów,
  • kończących się umów,
  • ilości klubowiczów,
  • liczby wizyt,
  • itp.

Chcąc obserwować zmiany zachodzące w Twoim obiekcie sportowym należy monitorować wiele obszarów jego funkcjonowania. Rozbudowany moduł statystyk to niezbędne narzędzie w procesie poprawy wyników finansowych i jakościowych w firmie. Modele biznesowe obiektów sportowych opierają się o różne kluczowe wskaźniki efektywności (KPI).

Dzięki analizie danych możesz zaobserwować m. in. okresy dużego przyrostu klubowiczów (1Q i 3Q), średni czas trwania karnetu, zysk ze sprzedaży towarów, frekwencję na zajęciach fitness. Wszystko to ma przełożenie na planowanie działań krótko- i długofalowych, celem lepszych wyników finansowych klubu.

Dzięki dostępnym raportom jesteś w stanie tworzyć prognozy finansowe i jakościowe oraz na bieżąco analizować osiągane wyniki, które mają bezpośrednie przełożenie na codzienne funkcjonowanie obiektu sportowego.

OOS: oprogramowanie dla Twojego obiektu sportowego [cz. I]

Sprawne zarządzanie obiektem sportowym to podstawa prawidłowego funkcjonowania biznesu, który długofalowo przyniesie oczekiwane zyski i będzie podstawą do rozwoju / skalowania działań.

Nasze oprogramowanie w sposób kompleksowy pozwala zadbać o każdy obszar funkcjonowania obiektu sportowego, niezależnie czy mamy do czynienia z branżą fitness, parkiem rozrywki, czy basenem, przynależącym do hotelu, spa.

W poniższym artykule przedstawimy najważniejsze funkcjonalności OOS i ich zastosowanie w praktyce. Pokażemy również, w jaki sposób poprawić wyniki osiągane w niektórych aspektach zarządzania obiektem sportowym.

 

Część I:

  • Sprzedaż – karnety, bilety, usługi i produkty,
  • Marketing –  grupowanie klientów i kampanie SMS,
  • Zarządzanie pracownikami – planowanie i delegowanie zadań,

Część II:

  • Gospodarka magazynowa – ład i porządek w magazynie,
  • Kontrola dostępu do obiektu sportowego – bramki wejściowe i karty dostępu,
  • Raporty i statystyki  – jak rozumieć poszczególne dane i jaki mają wpływ na wyniki finansowe obiektu sportowego,

Sprzedaż – karnety, bilety, usługi i produkty

Podstawowy obszar generowania przychodu w obiekcie sportowym. Nasze oprogramowanie pozwala swobodnie definiować ofertę karnetów, biletów, treningów personalnych, okresowe promocje oraz prowadzić sprzedaż produktów z recepcji / baru (batony, napoje, suplementy, gadżety, itp.)

 

Karnety:

Możesz zaoferować swoim klientom dowolną ilość karnetów i czas ich obowiązywania. Począwszy od klasycznych, miesięcznych dostępów do obiektu, przez okresowe, jak i – cieszące się największą popularnością – karnety na czas nieokreślony (z ustalonym okresem wypowiedzenia). Dodatkowo, w ramach działań marketingowych, możesz przypisywać promocje okresowe obowiązujące dla danego rodzaju karnetu: zniżka cenowa, brak opłaty za daną ilość miesięcy, itp.

 

Od teraz możesz również automatycznie przypominać swoim klientom o promocjach, nowych produktach, czy dedykowanych ofertach. Działanie takie może sprawić, że klienci zdecydują się na wizytę w klubie lub przyprowadzą kolejnych klubowiczów.

 

Bilety wejść do obiektów:

Prowadząc obiekt typu park trampolin, sala zabaw, basen, rozliczenie za wizytę opiera się na ilościowym lub  czasowym bilecie wstępu. 

 

W ramach sprzedaży biletów i wejść jednorazowych samemu definiujesz sposób rozliczenia klientów:

  • czasowe,
  • ilościowe,

Pierwsze z nich pozwala minutowo naliczać czas w obiekcie (klient dopłaca proporcjonalnie do ilości przekroczonych minut w placu zabaw). Ilościowe natomiast sprawdza się w obiektach, które chcą pozyskiwać klientów, którzy będą regularnie odwiedzać plac zabaw. Możesz określić ilość wejść w ramach karnetu lub zaproponować wejście typu open (bez ograniczeń ilościowych).

 

Produkty retail (odżywki, soki, batony, woda, gadżety, itp):

W tym przypadku również masz pełną swobodę definiowania cen, promocji, podgląd do ilości dostępnych produktów.

 

Nasz system jest kompatybilny z drukarkami fiskalnymi oraz terminalami płatniczymi, dzięki czemu klient może wybrać sposób płatności.

 

Marketing – grupowanie klientów i kampanie SMS

Spersonalizowany kontakt z klientem odgrywa dużą rolę w skutecznym zarządzaniu obiektem sportowym. 

Dzięki OOS możesz dowolnie grupować klientów oraz przypisywać im tagi – pozwoli Ci to łatwiej dotrzeć z promocją lub informacją do Twoich podopiecznych. Wiadomości będą odpowiednio dostosowane do potrzeb klubowicza. 

 

Przykład I:

Grupowanie klientów, którzy chętnie kupują produkty retail, pozwala skierować do nich promocję oferowaną na odżywki białkowe, czy gadżety. Klienci nie zawsze mają czas i świadomość rabatów oferowanych przez nasz obiekt, dlatego wiadomości SMS skutecznie zwiększą sprzedaż i poprawią wyniki finansowe Twojej siłowni czy klubu fitness.

Przykład II:

Darmowa konsultacja z trenerem personalnym. Pozyskanie klientów na usługi treningu personalnego jest trudne – w dobie internetowych kursów i bardzo dużej podaży specjalistów musimy dotrzeć do jak największej grupy klientów, tak aby pozwolić sobie na sukces w sprzedaży dodatkowych usług. Stwórz wiadomość informującą o wstępnej, darmowej konsultacji z trenerem personalnym i wyślij do całej bazy kontaktów. Część klientów korzystających z siłowni nie widzi efektów z dotychczasowych działań i chętnie skorzysta z porady eksperta. Konsultacja taka jest najkrótszą drogą do sprzedaży pakietu 8, 12 czy nawet 24 treningów personalnych.

 

Zarządzanie pracownikami – planowanie i delegowanie zadań

Moduł pracowniczy, oprócz przypisywania dostępu do konkretnych funkcji naszego oprogramowania pozwala tworzyć listy zadań dla pracowników i grup pracowniczych. Zadania widoczne są w trybie 7-dniowym, z podziałem na kategorie pracowników (np. instruktorzy, recepcja). Umożliwiamy również widok zadań dla poszczególnych pracowników. 

Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz tworzyć listy zadań, dla wielu obszarów w obiekcie sportowym:

  • Recepcja:
    • sprawdzenie czystości w obiekcie,
    • kontakt z klientami, którym kończą się karnety,
    • prowadzenie konta na Facebook i Instagram,
    • tworzenie listy osób zalegających z płatnością za karnet,
    • realizacja kampanii marketingowej,
  • Trenerzy personalni:
    • plan sprzedaży treningów personalnych na dany miesiąc,
    • harmonogram realizacji darmowych konsultacji,
    • dni otwarte (konsultacje przez jeden dzień w miesiącu),
  • Pracownicy odpowiedzialni za utrzymanie czystości:
    • harmonogram sprzątania stref w obiekcie,
    • lista środków czystości, którą należy dokupić,

Działanie takie zwiększy efektywność funkcjonowania Twojego obiektu sportowego i pozwoli utrzymać porządek i zmaksymalizuje działania w ciągu dnia Twoich pracowników, nawet kiedy nie będziesz mógł osobiście być w klubie fitness, siłowni, czy sali zabaw.

 

Jak stworzyć grafik zajęć fitness?

Bieżące trendy w branży fitness jasno wskazują na zajęcia grupowe, jako jeden z najskuteczniejszych sposób pozyskania nowych klubowiczów, zagwarantowania wysokiego zadowolenie z usług siłowni czy lokali butikowych. Dodatkowo cykl życia klientów regularnie uczęszczających na zajęcia jest znacznie dłuższy w porównaniu do osób tylko i wyłącznie trenujących indywidualnie.

Prawidłowo stworzony grafik zajęć fitness to dodatkowa liczba klientów w Twoim obiekcie sportowym oraz gwarancja średnio 9-12 miesięcy zakupu karnetu i stałego uczestnictwa. Co za tym idzie – stały, długoterminowy przychód dla firmy. Tworząc grafik zajęć fitness, należy kierować się kilkoma regułami i mieć na uwadze kilka czynników wpływających na frekwencję.

 

Rodzaje zajęć fitness

Grafik zajęć fitness powinien być zróżnicowany i atrakcyjny dla klientów. Zajęcia dzielą się na trzy podstawowe grupy z uwagi na charakter, intensywność i czas trwania:

  • Siłowe
    • Kettlebells,
    • Trening obwodowy,
    • Full Body Workout,
    • Crossfit,
  • Siłowo-wytrzymałościowe
    • TRX,
    • HIIT
    • ABT,
    • Zumba,
    • Spinning,
    • Fat Burn Training,
    • Zajęcia na trampolinach,
    • Cellustop,
  • Mentalne
    • Pilates,
    • Joga,
    • Stretching,
    • Mobility,
    • Zdrowy kręgosłup.

Czas trwania zajęć

Czas trwania zajęć zależy przede wszystkim od intensywności i powinien trwać od 30 do 75 minut. Najczęściej spotykane interwały czasowe w klubach fitness i siłowniach to:

  • 30 minut – przykład: HIIT
  • 60 minut – przykład: Full Body Workout, TRX, Stretching, Zumba
  • 75 minut – przykład: Joga, 

Godziny oferowanych zajęć oraz ilość na przestrzeni tygodnia 

Liczba zajęć na przestrzeni dnia oraz tygodnia zależy oczywiście od ilości sal, które posiadamy. Zakładając dysponowanie jedną salą do wszystkich rodzajów zajęć, powinniśmy zaoferować klientom od 20 do 30 h zajęć w tygodniu.

Najlepszym dniem w branży fitness jest poniedziałek i stopniowo zainteresowanie uczestnictwem w zajęciach maleje bliżej weekendu. Manager lub właściciel powinien być szczególnie wyczulony na taki trend i mieć na uwadze przy tworzeniu grafiku fitness.

Poniedziałki, wtorki i środy muszą być obsadzone dużą ilością zajęć i stopniowo zmniejszać ich ilość bliżej końca tygodnia (sobota max 4h, niedziela – brak zajęć).

W ciągu dnia wyróżniamy dwie atrakcyjne dla klientów pory dnia, w których liczba uczestników jest największa: poranna oraz popołudniowo-wieczorna. Oczywiście nia ma reguły, która sztywno określa godziny, kiedy powinny odbywać się zajęcia. 

Atrakcyjność godzin porannych i popołudniowych wynika z faktu, że największa grupa klientów przebywa w pracy od średnio od godziny 09:00 do 17:00. Dlatego ważne jest umożliwienie uczestnictwa w zajęciach w godzinach 07:00 – 10:00 oraz 17:00 – 22:00.

 

Instruktorzy

Sposób prowadzenia zajęć jest niezwykle istotny, dzięki świetnie wykwalifikowanemu personelowi klienci chętniej wracają na zajęcia. Oczywiście nie jesteśmy w stanie dogodzić każdemu klientowi, jednemu pasuje charyzmatyczny, motywujący, czasami podnoszący głos instruktor, innej osobie z kolei stonowany, spokojny i zwracający uwagę na detale.

Dobrą praktyką jest jednego rodzaju zajęć prowadzonego przez kilku instruktorów (maksymalnie dwóch). 

 

Przykład:

Full Body Workout

 

Poniedziałek i sobota – instruktor #1, wtorek i czwartek – instruktor #2

 

Zajęcia w blokach

Często pomijanym, a niezwykle istotnym czynnikiem wpływającym na frekwencję zajęć jest prawidłowe ułożenie zajęć w blokach. Szybko i skutecznie możemy podnieść ilość osób na zajęciach, pamiętając między innymi o:

  • zajęciach mentalnych po siłowych / wytrzymałościowo-siłowych,
  • zajęciach typu stretching przed zajęciami siłowymi i wytrzymałościowo-siłowymi.

Po intensywnym i siłowym treningu kliencie chętniej zostaną na kolejne zajęcia, na których się wyciszą lub popracują nad swoją mobilnością.

 

Przykład:

17:00 – 18:00 – Full Body Workout / Crossfit

18:00 – 18:30 – Mobility

 

Informacja o poziomie zaawansowanie zajęć

Klienci powinni zostać poinformowani o poziomie zaawansowania zajęć, dzięki czemu dostosują swój poziom wytrenowania, predyspozycje i możliwości do konkretnych treningów. Nic tak nie zniechęca klubowiczów, jak zajęcia nudne lub zbyt trudne do zrealizowania.

Dodatkowo personel, w momencie sprzedaży karnetu powinien dobrać klientowi preferowane zajęcia do zainteresowań, celów, czy możliwości zdrowotnych, tak aby zminimalizować ryzyko niskiej oceny oferowanego treningu.

 

Idealny grafik zajęć fitness

Oczywiście nie istnieje coś takiego jak idealny grafik zajęć fitness. Osoba odpowiedzialna za prawidłowe funkcjonowanie obiektu, powinna monitorować frekwencję / zainteresowanie i podejmować optymalne działania mające na celu zbilansowanie atrakcyjności zajęć do możliwości finansowych, czy założonego celu.

Zmiany w grafiku powinno wprowadzać się co najmniej 2 razy w roku, oczywiście pomniejsze modyfikacje częściej, w zależności od modelu biznesowego i przeprowadzonych obserwacji.

OOS: definiowanie karnetów i biletów wejścia

Obiekty sportowe funkcjonują w oparciu o różne modele biznesowe. Dlatego tworząc OOS mieliśmy na uwadze zaproponowanie klientom elastycznego i swobodnego modułu definiowania karnetów i biletów.

Zmieniające się trendy oraz specyfika branży ukierunkowują sprzedaż członkostw z podziałem na dwa główne modele rozliczeń:

  1. ilościowy,
  2. czasowy.

Karnety ilościowe

Karnety ilościowe pozwalają określić ilość dostępnych wizyt dla klienta w naszym obiekcie sportowym. Możemy ten rodzaj karnetu podzielić na dwie podkategorie:

  • z określoną liczbą wizyt w ciągu danego okresu czasu,
  • nieograniczona liczba wizyt w danym okresie czasu.

Kluby fitness oraz siłownie najczęściej oferują oba modele, zarówno z określoną liczbą wizyt w ciągu miesiąca, jak i karnety bez limitu wejść. 

OOS w praktyce

Nasz system umożliwia swobodne definiowanie ilości wejść do obiektu oraz ilość wejść na konkretne zajęcia w ramach danego karnetu. Sprawdza się to dla studiów jogi, boxów crossfitowych oraz basenów. 

Przykład:

Klient chcący zacząć swoją przygodę z Crossfit musi przejść przez kurs wprowadzający tzw. on-ramp. Posiadając możliwość przypisywania zajęć do danego karnetu jesteśmy w stanie zdefiniować możliwość korzystania przez klienta z tylko jednego rodzaju zajęć. Po ukończeniu kursu możemy przypisać mu wszystkie rodzaje zajęć.

Dodatkowo w ramach jednego karnetu, możemy przypisać ilość wejść na konkretne zajęcia np. Joga x1 w tygodniu, TBW x2 w tygodniu, TRX 1x w tygodniu. Umożliwiamy pełną swobodę definiowania.

 

Karnety czasowe

Drugi rodzaj karnetów to karnety czasowe. Klient opłaca bilet za czas spędzony w obiekcie – praktyka stosowana przede wszystkim w obiektach typu: basen, pływalnia, park trampolin, plac zabaw.

Po wykupieniu dostępu do godzinnego korzystania z obiektu zostaje proporcjonalnie naliczona opłata za pobyt wydłużony o dostępny czas.

W tym przypadku OOS również proponuje taki model rozliczeń klientów, umożliwiając swobodne definiowanie cen, czasu trwania i modyfikacji dopłat.

OOS: raportowanie karnetów partnerskich [product update]

Raportowanie i analiza wyników to kluczowy obszar w prowadzeniu biznesu, który pozwala eliminować straty oraz optymalizować działania mające na celu zwiększenie rentowności klubu fitness, siłowni, placu zabaw czy basenu.

W większości przypadków – jeżeli honorujemy karty partnerów np. Multisport, FitPtofit czy Ok System – dane zbierane są w systemach zewnętrznych.

Do takich danych zaliczamy:

  • liczba wejść do obiektu w ciągu miesiąca,
  • liczba wizyt na zajęciach fitness,
  • częstotliwość wizyt.

Dane te pozwalają analizować frekwencję na zajęciach, aktywnych klubowiczów, itp. Jednak do sprawnego funkcjonowania obiektu potrzebujemy większej ilości informacji:

  • rodzaj zajęć fitness, które cieszą się popularnością, a które osiągają niski wskaźnik frekwencji
  • sprzedaż produktów z recepcji / klient,
  • godziny wizyt.

Raportowanie karnetów partnerskich w OOS

OOS pozwala wprowadzić do systemu karnety partnerskie – w celu zbierania danych i informacji o użytkownikach korzystających z zewnętrznych benefitów.

Jako administrator systemu, może samemu zdefiniować karnet od partnera. Docelowa cena to 0 zł, więc klient widnieje, jako użytkownik aktywny bez konieczności dokonywania zapłaty. W momencie przyjścia do obiektu – oprócz weryfikacji karnetu partnerskiego odbywa się rejestracja wizyty w klubie.

Rozwiązanie takie pozwala zwiększyć ilość pozyskiwanych danych per klient oraz prowadzić kampanię marketingową, również dla osób korzystających z usług partnerów zewnętrznych. O grupowaniu klientów pisaliśmy w tym artykule:

OOS – moduł marketer oraz asystent

Funkcjonalność pozwalająca wdrożyć klientów z tzw. benefitów do systemu, w połączeniu z automatycznym potwierdzeniem obecności na zajęciach fitness w momencie “odbicia” karty przy wejściu do obiektu pozwala uniknąć sytuacji, w której liczba osób na zajęciach przewyższa maksymalną pojemność sali.

Wygoda posiadania wszystkich danych w jednym miejscu pozwala znacząco skrócić czas analizy i raportowania, a w szczególności wyniki te są kompletne i miarodajne.

OOS: Jak przygotować się do sezonu w klubie fitness?

Zbliża się październik, czyli najlepszy okres w branży fitness. Klienci wracają do klubów po urlopach, pogoda coraz mniej sprzyja treningom typu outdoor – jednymi słowy – nadchodzi kluczowy okres pozyskania nowych klubowiczów, którzy zapewnią przychód i realizację długofalowych planów.

Najważniejszym zadaniem właścicieli i managerów klubów fitness jest stworzenie atrakcyjnej, konkurencyjnej i jednocześnie rentownej kampanii promocyjnej, wspartej skutecznym marketingiem.

W poniższym artykule przedstawimy praktyczne działania oraz funkcjonalności OOS, które pozwolą płynnie i efektywnie zrealizować działania, mające na celu pozyskać nowych klientów.

 

Grupa odbiorców

Pierwszym działaniem jakie należy zrealizować jest określenie potencjalnej grupy odbiorców, do której chcemy dotrzeć. Umożliwi to określić charakter promocji i kanały komunikacji. 

Im precyzyjnej określimy odbiorców tym łatwiej będzie, w późniejszym etapie prowadzić działania promocyjne i sprzedażowe.

Możemy posłużyć się następującą segmentacją:

  • społeczno-demograficzną: wiek, płeć, zawód
  • geograficzną: miejsce zamieszkania, miejsce pracy, miejsce zakupów – region, 
  • psychofizyczną: styl życia, lojalność, stosunek wobec ekologii,
  • inne aspekty: obecność w sieci – czas, miejsce i częstotliwość korzystania

Przykład:

Klub fitness w mieście (liczba ludności 30 000 – 50 000 mieszkańców). Ulokowany w centrum – biurowce, korporacje, uczelnie wyższe, domy studenckie.

W tym przypadku możemy przygotować kampanię mającą na celu sprowadzenie do klubu pracowników korporacji oraz studentów.

Pracownicy korporacji – opis:

  • siedzący tryb życia, 
  • mała lub średnia aktywność fizyczna, 
  • chęć utożsamiania się z marką, 
  • wysoki status społeczny, 
  • wiek: 25 – 40 lat,
  • przywiązanie do klubu fitness z uwagi na lokalizację i stały charakter pracy.

Studenci – opis:

  • wiek: 19 – 24 lata,
  • średnia i duża aktywność fizyczna,
  • klub fitness, jako trend społeczny,
  • niski i średni status społeczny,
  • brak stałego planu dnia,

OOS w praktyce:

Nasze oprogramowanie pozwala grupować klientów na dowolny sposób i komunikować się z nimi za pomocą kampanii SMS. Posiadając bazę klientów nieaktywnych lub tych, którym kończą się karnety, możemy dotrzeć do nich z promocją w sposób automatyczny (poprzez utworzenie grup i spersonalizowanych wiadomości).

 

Zdefiniowanie promocji i marketing

Posiadając grupy docelowe możemy określić charakter promocji i sposób komunikacji. Dobrze sprawdzają się obniżone ceny karnetów na okres kilku miesięcy oraz możliwość zakupienia karnetu na czas nieokreślony, z miesięcznym okresem wypowiedzenia.

Przykład:

“Forma do końca roku”. 3 miesiące w cenie 1 zł / miesiąc, po upływie okresu promocyjnego, standardowa cena 79 zł. Promocja dotyczy studentów (za okazaniem legitymacji studenckiej) oraz pracowników biurowych/korporacji (za okazaniem identyfikatora pracowniczego).

Średni cykl życia klienta wynosi od 8 do 10 miesięcy dla jednego klubu fitness, więc średni przychód z klienta wyniesie 53 zł / miesięcznie (karnet). Pamiętajmy – im większa liczba klubowiczów, tym większa sprzedaż produktów z recepcji, dosprzedaż treningów personalnych, czy konsultacji dietetycznych, a także polecenia klubu znajomym.

OOS w praktyce:

System pozwala swobodnie definiować ceny karnetów, ich czas trwania oraz umożliwia przypisywanie promocji – pełna dowolność i tylko od Ciebie zależy jaki model zaproponujesz swojej potencjalnej grupie docelowej.

Kolejnym krokiem jest zaplanowanie działań marketingowych, które zmaksymalizują szanse pozyskania klientów, jednocześnie nie pochłoną całego budżetu na codzienne funkcjonowanie biznesu.

W przypadku studentów i pracowników korporacji sprawdzą się działania marketingu cyfrowego:

  • content marketing,
  • Google Ads,
  • Facebook Ads,
  • kampanie w pozostałych social mediach.

W pierwszej kolejności należy stworzyć komunikację produktu – w tym przypadku promocji. Hasło, komunikację wizualną, materiały graficzne – video, posty, wpisy na stronę www.

Koszt pozyskania klienta w digital marketingu jest dużo niższy, w porównaniu do działań analogowych – ulotek, czy plakatów. Jednak warto wspierać działania online, działaniami “w terenie”. Organizacja eventu, czy punktu promocyjnego na kampusie uczelni lub domu studenckiego – również świetnie się sprawdzi.

 

Planowanie i mierzenie efektów

Bez konkretnego celu nie jesteśmy w stanie określić powodzenia kampanii promocyjnej. Do realizacji celów można założyć kilka wskaźników:

  • ilość pozyskanych klientów,
  • koszt pozyskania klienta,
  • konwersja z danego działania marketingowego.

Mierzenie efektów pozwoli w przyszłości optymalizować kampanie promocyjne, tak aby dojść do optymalnego rozwiązania – mając świadomość, które działania są skuteczne, a które nie przynoszą założonych celów.

OOS w praktyce:

Moduł zarządzania pracownikami pozwala przypisywać im zadania i zweryfikować ich stan realizacji. Dzięki temu, każde działanie zostanie osadzone w czasie, osoby biorące udział w kampanii będą znały swoje role, a praca będzie efektywna i skoordynowana.

 

OOS – oprogramowanie do zarządzania placem zabaw

OOS pozwala kompleksowo prowadzić biznes jakim są place zabaw. Dzięki oferowanym funkcjonalnościom możesz zarządzać najważniejszymi aspektami swojego obiektu sportowego. Począwszy od budowania relacji z klientami, sprzedaży biletów i produktów w barze, przez zarządzanie magazynem, kończąc na raportowaniu i analizie osiąganych wyników.

W poniższym artykule przedstawimy funkcjonalności oraz ich praktyczne zastosowanie w zarządzaniu placem zabaw:

  1. Kontrola dostępu
  2. Sprzedaż
  3. Moduł marketer – kampanie SMS
  4. Magazyn
  5. Ewidencja czasu pracy

 

Kontrola dostępu

Kontrola dostępu w placach zabaw to podstawowe działanie mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa oraz zautomatyzowanie obsługi klientów.

OOS jest w pełni kompatybilne z najpopularniejszymi rodzajami bramek, dzięki czemu możesz zintegrować system z ochroną lokalu.

W swojej ofercie posiadamy karty magnetyczne oraz czytniki, opaski silikonowe, zegarki (zapinane na rzepy lub silikonowe), które pozwalają kontrolować, kto wchodzi do obiektu oraz jaki czas w nim spędza.

Dzieci nie będą w stanie opuścić miejsca zabaw, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo zabawy i pozwalają skupić się animatorom na realizacji swoich obowiązków, bez obawy o wyjście z obiektu swoich podopiecznych.

 

Sprzedaż

Podstawowe działanie w obiektach sportowych. Dzięki OOS możesz swobodnie prowadzić sprzedaż w dwóch obszarach placu zabaw:

  1. Biletów i wejść do obiektów,
  2. Produktów retail – soków, batonów, wody, ręczników, itp.

W ramach sprzedaży biletów i wejść jednorazowych samemu definiujesz sposób rozliczenia klientów:

  • czasowe,
  • ilościowe,

Pierwsze z nich pozwala minutowo naliczać czas w obiekcie (klient dopłaca proporcjonalnie do ilości przekroczonych minut w placu zabaw). Ilościowe natomiast sprawdza się w obiektach, które chcą pozyskiwać klientów, którzy będą regularnie odwiedzać plac zabaw. Możesz określić ilość wejść w ramach karnetu lub zaproponować wejście typu open (bez ograniczeń ilościowych).

OOS pozwala zdefiniować: cenę, sposób rozliczania (czasowy/ilościowy), datę startu, naliczanie rabatów – okresowych wynikających z promocji lub jednorazowych.

Druga grupa sprzedażowa to produkty retail: przekąski, napoje,oraz gadżety (ręczniki, bidony, torby sportowe). W tym przypadku również masz pełną swobodę definiowania cen, promocji, podgląd do ilości dostępnych produktów.

Nasz system jest kompatybilny z drukarkami fiskalnymi oraz terminalami płatniczymi, dzięki czemu klient może wybrać sposób płatności.

 

Moduł marketer – kampanie SMS

OOS wspiera kampanie marketingowe oraz pozwala badać satysfakcję klientów i być z nimi w ciągłym kontakcie.

Dzięki naszemu oprogramowaniu możesz spersonalizować kontakt z klientem, który odgrywa dużą rolę w skutecznym zarządzaniu obiektem sportowym i pozyskiwaniu nowych odbiorców. Twoje wiadomości zostaną odpowiednio dostosowane do klubowicza w celu zwiększenia satysfakcji obsługi.

Możesz również utrzymać swoich klientów aktywnymi i przypominać im o promocjach czy dedykowanych ofertach – np. w przypadku zbliżających się urodzin dzieci. Automatyczna wiadomość może sprawić, że klienci zdecydują się na wizytę w Twoim placu zabaw.

Z naszymi automatycznymi powiadomieniami, możesz zaoszczędzić czas na wysyłaniu wiadomości ręcznie i być fizycznie dostępnym dla klientów, kiedy Cię potrzebują.

 

Magazyn

OOS pozwala również zarządzać gospodarką magazynową. Porządek w tym aspekcie pozwala zaoszczędzić wydatki związane z przeterminowanymi produktami, regularnie uzupełniać braki produktowe i zadbać o formalności związane z dostawami i inwentaryzacją. 

Magazyn i jego funkcjonalności:

  • możliwość dodawania kontrahentów do bazy,
  • tworzenie dokumentów inwentaryzacyjnych,
  • tworzenie dokumentów magazynowych (PZ, WZ, przesunięcie międzymagazynowe, korekty stanów magazynowych)
  • możliwość wprowadzania dat ważności produktów,
  • przypomnienie o niskich stanach magazynowych danego produktu.

 

Ewidencja czasu pracy

OOS pozwala tworzyć grafik pracy oraz kontrolować godziny przyjścia i wyjścia pracowników z Twojego obiektu sportowego. Począwszy od pracowników recepcji, przez animatorów i kończąc na pracownikach technicznych.

Dodatkowo moduł OOS pozwala tworzyć zadania dla pracowników i kontrolować ich realizację. Działanie takie pozwala zwiększyć efektywność funkcjonowania Twojego placu zabaw.

 

Kompleksowo zarządzaj placem zabaw

Powyższy artykuł pokazuje w jaki sposób OOS pozwala zarządzać najważniejszymi obszarami placu zabaw. Dbając o jakość oferowanych usług rozwijamy się z dnia na dzień, wprowadzając kolejne funkcjonalności, tak aby nasi odbiorcy byli w pełni usatysfakcjonowani, a codzienna praca przynosiła zakładane wyniki finansowe i jakościowe. 

Zapraszamy do kontaktu oraz darmowej prezentacji oprogramowania, abyś mógł przekonać się osobiście w jaki sposób OOS usprawni pracę Twojego obiektu.

OOS – moduł marketer oraz asystent [product update]

Każdego dnia rozwijamy nasz produkt, mając na uwadze dobro klientów i zapotrzebowanie na nowe funkcjonalności, które pozwalają sprawniej prowadzić biznes oraz generować zysk i poprawiać zadowolenie odbiorców.

W ostatnim czasie dodaliśmy moduł marketer, który wspiera działania marketingowe, mając za zadanie skuteczniej pozyskać klientów oraz poprawiliśmy moduł asystent, mając na uwadze sprawne funkcjonowanie obiektu, każdego dnia.

 

Moduł marketer 

Od teraz zbadasz satysfakcję klientów i będziesz z nimi w stałym kontakcie dzięki najnowszej wersji naszego oprogramowania.

 

Grupowanie klientów

Spersonalizowany kontakt z klientem odgrywa dużą rolę w skutecznym zarządzaniu obiektem sportowym. Dzięki nowej funkcjonalności Twoje wiadomości będę odpowiednio dostosowane do klubowicza w celu zwiększenia satysfakcji obsługi. Efekt ten wynika z możliwości grupowania klientów na dowolny sposób np. nowi klienci, klienci chętnie korzystający z promocji na produkty, kończące się kontakty i karnety, itp.

 

Wsparcie procesu sprzedaży

Od teraz możesz automatycznie przypominać swoim klientom o promocjach, nowych produktach, czy dedykowanych ofertach. Automatyczna wiadomość może sprawić, że klienci zdecydują się na wizytę w klubie lub przyprowadzą kolejnych klubowiczów.

 

Oszczędność czasu

Wysyłaj grupowe wiadomości do klientów i wykorzystaj zaoszczędzony czas na inne zadanie, które pozwolą zwiększyć zysk w Twojej firmie. Informuj klientów o nadchodzących promocjach, odwołanych zajęciach fitness lub przypominaj o mijającym terminie ważności karnetu.

Automatyczne wiadomości pozwalają kontrolować kto otrzyma wiadomości, jak często, i w jaki sposób – podnieś jakość obsługi klienta i popraw osiągane wyniki w obiekcie sportowym.

 

Moduł asystent

Dodaliśmy również kolejne funkcjonalności do modułu asystent – wspierające codzienne obowiązki Twoje oraz pracowników obiektu sportowego.

 

Zadania dla pracowników

OOS pozwala od teraz tworzyć zadania dla pracowników i kontrolować ich realizację. Działanie takie pozwala zwiększyć efektywność funkcjonowania Twojego obiektu sportowego.

 

Zarządzanie biletami i sprzedażą

Kolejnymi nowościami są:

  • możliwość zatrzymywania czasu zakupionych biletów i ustawienia starty naliczania opłat,
  • możliwość usunięcia dopłat za bilety (wynikającego z czynników losowych),
  • przyspieszenie zakończenie sprzedaży (trzy przyciski: zakończ, płatność i paragon/faktura).

 

Rezerwacje

Ty lub Twoi pracownicy otrzymują możliwość wyszukiwania rezerwacji po danych klienta oraz możliwość pokazania rezerwacji wstępnych oraz niepełnych. Dodaliśmy również powiadomienia SMS do rezerwacji wstępnych (np. 8 godzin przed wygaśnięciem rezerwacji można wysłać do klienta informację o kończącej się rezerwacji wstępnej)

 

Zamówienia

Jeżeli w Twoim obiekcie jest bar i posiadasz obszar recepcji + kuchni, od teraz komunikacja pomiędzy pracownikami została uproszczona – obsługa recepcji otrzymuje widok zamówień przygotowywanych przez kuchnię.

 

Raport dobowy

Dodatkowo pojawił się nowy bilans dzienny według którego jesteś w stanie rozliczyć stan kasy oraz dochód z terminala płatniczego i zweryfikować, czy pracownik popełnił błąd, czy stan kasy zgadza się każdego dnia.

 

OOS: system do zarządzania basenem

OOS to system obsługi sprzedaży i kontroli ruchu w obiektach o charakterze rekreacyjno-sportowym (basenów, placów zabaw, siłowni, parków trampolin). 

Idealnie sprawdza się w miejscach, w których należy wdrożyć system i zintegrować go z kontrolą dostępu, czy identyfikacją klientów. Jest doskonałym narzędziem obsługi płatności za wizytę w obiekcie połączonym ze sprzedażą usług dodatkowych (np. strefa spa, sauna, bar).

 

Systemy płatności

OOS umożliwia swobodne definiowanie biletów jednorazowych oraz karnetów. Od Ciebie zależy, czy zaproponujesz naliczanie minutowe, ilościowe, rabaty i zniżki dla konkretnych grup odbiorców.

Wprowadzenie karnetów rekurencyjnych (samoodnawiających się) w połączeniu z płatnościami cyklicznymi (miesięcznymi) umożliwia klientowi zredukowanie do minimum czasu poświęconego na płatność w klubie.

Warto zadbać, aby oprogramowanie dla obiektu sportowego posiadało funkcjonalność, jaką jest kompatybilność z zewnętrznymi usługodawcami płatności – OOS oferuje takie rozwiązanie.

 

Kontrola dostępu

Bramki, karty magnetyczne, opaski – sposobów weryfikacji klientów przy wejściu do klubu jest wiele, system powinien być kompatybilny z szerokim zakresem możliwości kontroli dostępu. Cena powinna być adekwatna do wybranej funkcjonalności.

 

Ewidencja czasu pracy

Możliwość ewidencjonowania czasu pracy to duże ułatwienie w pracy managera lub osób bezpośrednio związanych z kadrami i płacami.

Pracownik po zalogowaniu się do systemu rozpoczyna pracę, przy ostatni wylogowaniu kończy ją. Tworzenie grafiku pracy i automatyczne powiadomienie pracownika o zmianach na nadchodzący miesiąc to duże usprawnienie w komunikacji w zespole.

Na podstawie wygenerowane raportu z systemu można naliczyć wynagrodzenia lub premie – oszczędność czasu i brak konieczności korzystania z dodatkowym systemów (Planday, Excel, itp).

 

Dzięki naszemu oprogramowaniu managerowie basenu mogą:

 

Tworzyć raporty i kontrolować stan kasy

Managerowie mają dostęp do automatycznych raportów: czasu pracy pracowników, przychodów, stanu kasy, stanów magazynów (w przypadku prowadzenia dodatkowej sprzedaży) i wielu innych.

 

Prowadzić harmonogram rezerwacji

Nasze oprogramowanie dla basenu pozwala tworzyć i zarządzać harmonogram rezerwacji obiektu, z podziałem na strefy.

 

Zaoferować klientom naliczanie minutowe

Pomiar czasu odbywa się przy pomocy kart lub zegarków identyfikacyjnych. Możliwe jest zdefiniowanie dowolnej liczby biletów z naliczaniem minutowym, dzięki któremu klient zapłaci za każdą minutę spędzoną na obiekcie.

 

Co zyskujesz dzięki OOS?

Identyfikację klientów i klubowiczów

Kontrola dostępu pozwala identyfikować klientów poprzez karty lub zegarki zbliżeniowe. Dodatkowo jest kompatybilna z bramkami wejściowymi.

 

Zarządzanie gospodarką magazynową

Sprzedaż artykułów połączona z gospodarką magazynową pozwala kontrolować stany, przeprowadzać inwentaryzację i tworzyć dokumenty magazynowe.

 

Wyniki finansowe i jakościowe

Dzięki dostępnym raportom jesteś w stanie tworzyć prognozy finansowe i jakościowe oraz na bieżąco analizować osiągane wyniki.

 

Zarządzanie zajęciami, salami i rezerwacją uczestników

Definiowanie zajęć, pojemności sali, list rezerwowych i przypisywanie instruktorów nigdy nie było tak proste. Zebrane informacje dostępne są w interaktywnym kalendarzu.

 

Zarządzanie czasem pracy swoich podopiecznych

Panel ten umożliwia tworzenie grafików pracy, nadzór i ewidencję czasu pracy. Kontroluj godzinę przyjścia i wyjścia z pracy swoich pracowników.

 

Raporty dotyczące sprzedaży karnetów i produktów

Moduł sprzedaży pozwala kontrolować dochody z produktów i usług. Pozwala to nadzorować osiągane wyniki i kontrolować realizację założonych celów sprzedażowych.

OOS: kampanie SMS [product update]

W jednym z naszych artykułów przedstawiliśmy działania, prowadzące do planowania i realizowania strategii marketingowych, mających na celu podniesienie jakości obsługi klientów oraz pozyskanie nowych klubowiczów. Kompleksowe działania marketingowe są koniecznym działaniem pozwalającym zapewnić obiektom sportowym pozyskanie klientów, co w efekcie prowadzi do ciągłego rozwoju przedsiębiorstwa i generowaniu coraz większych zysków.

Skuteczny marketing obiektu sportowego

Nowa funkcjonalność – kampanie SMS

W ostatnim czasie poszerzyliśmy ofertę funkcjonalności OOS o kampanię SMS-owe. Rozwiązanie takie może być wykorzystywane na kilka sposobów, w tym realizację kampanii marketingowych, badanie satysfakcji klientów lub prowadzenie “miękkiej windykacji” z przypomnieniem o zaległej płatności.

Funkcjonalność SMS w praktyce

  1. Pierwszym krokiem jest stworzenie bazy klientów, którzy docelowo będą grupą odbiorców kampanii SMS.

 

  1.  Następnie definiujemy grupy klientów – dowolnie, w zależności od celu wysyłki wiadomości.

 

  1. Dodajemy klientów do utworzonych grup.

 

  1. Tworzymy kampanie SMS.

 

  1. Tworzymy treść SMS z możliwością dodania parametrów (imię i nazwisko klienta).

 

  1.  Wybieramy grupę lub indywidualnego odbiorcę, do którego wysłana zostanie kampania SMS.

 

  1. Po wysłaniu możemy zweryfikować status wysyłki, liczbę wysłanych smsów, szczegóły poszczególnych numerów, itp.

 

  1. Możliwa jest też opcja wysłania powiadomienia do klientów – zapisanych na konkretne zajęcia (informacja o odwołanych zajęciach, czy zmiana instruktora na danych zajęciach).

 

Przykład otrzymanej wiadomości SMS

Aktywność klientów na przestrzeni roku

W branży sportowej (siłownie, baseny, studia fitness, itp.) wyróżniamy 4 okresy w roku, które wyróżnia specyficzne zachowanie klientów – tym samym musimy dostosować działania, aby pozyskiwać nowych klubowiczów lub dołożyć wszelkich starań, aby dotychczasowi pozostali z nami tak długo, jak to możliwe.

Funkcjonalność SMS można wykorzystać w każdym z okresów na przestrzeni roku. Począwszy od kampanii dotyczącej nowej promocji, przez rabaty dla stałych klientów, czy wreszcie SMS-y z informacją o możliwym powrocie do naszej firmy na nowych, atrakcyjniejszych warunkach.

 

SMS to oszczędność czasu

W obiektach sportowych stosunkowo często można spotkać się z wysyłaniem SMS-ów w sposób tradycyjny. Pracownicy ręcznie wysyłają komunikaty informujące o nadchodzących promocjach, odwołaniu zajęć fitness lub przypominają o mijającym terminie ważności karnetu. W przypadku obiektów, które mają kilkudziesięciu lub nawet kilkuset klientów takie działania są niezwykle czasochłonne i nieekonomiczne. Dużo lepiej sprawdzą się w tym przypadku grupowe wiadomości do klientów. Zaoszczędzony czas można poświęcić na inne obowiązki wynikające ze stanowiska lub budowanie relacji z klientami znajdującymi się w Twoim klubie poprzez “small-talk”.

SMS, a jakość obsługi klienta

Zaletą wysyłek SMS z profesjonalnej bramki jest to, że można personalizować wiadomości w sposób automatyczny. System jest w stanie samodzielnie odmienić imię klienta, przez co ten czuje się wyróżniony i doceniony.

Zdefiniowane powiadomienia w systemie gwarantują, że wiadomość dotrze do odpowiedniego klienta w odpowiednim czasie.

Wykorzystując funkcjonalność SMS możesz również badać poziom satysfakcji z oferowanych usług lub poznać opinie klientów na temat Twojej firmy – obszarów, które funkcjonują dobrze lub tych, które wymagają poprawy lub usprawnienia.

Aktywizuj byłych klientów

Osoby, które zrezygnowały z usług Twojego obiektu sportowego, wciąż mogą do niego powrócić. Powodów może być kilka, więc nie warto poznać ich opinię i przygotować ofertę dla klientów powracających.

Dobrym okresem na takie działania jest 3Q, gdy pogoda już nie dopisuje i wiele osób chce wrócić do ćwiczeń pod dachem, a także końcówka roku i początek następnego. Wiąże się to z postanowieniami noworocznymi.

Jak stworzyć kampanię SMS dla takich osób? Utwórz grupę odbiorców, które od 3 do 6 miesięcy przestały korzystać z Twojej siłowni / klubu fitness / basenu. Doceń klienta i daj mu poczucie tego, jak ważny był dla obiektu sportowego. Zaproponuj specjalne – promocyjne warunki powrotu (brak opłaty aktywacyjnej, 3 miesiące okresu promocyjnego, itp.). Klienci chętnie rozważą ofertę – nie wszyscy śledzą na bieżąco Twoje media społecznościowe, nie wiedzą o nowych ofertach czy promocjach.

Wykorzystaj potencjał funkcjonalności SMS

Zaproponowana funkcja kampanii SMS-owych pozwala wesprzeć działania sprzedażowe i jakościowe w Twojej firmie. Jest to potężne narzędzie, które wykorzystane prawidłowo pozwala generować dodatkowy przychód i podnieść jakość oferowanych usług.

Przetestuj OOS za darmo i przekonaj się, w jaki sposób usprawni pracę Twojego obiektu.

 

[norebro_button layout=”fill” link=”url:https%3A%2F%2Foprogramowanie-dla-obiektu-sportowego.pl%2Fkontakt%2F|title:Um%C3%B3w%20si%C4%99%20na%20darmow%C4%85%20prezentacj%C4%99||” color=”brand” hover_color=”#ffffff” text_color=”#ffffff” hover_text_color=”brand”]