Category: Business

Jak stworzyć grafik zajęć fitness?

Bieżące trendy w branży fitness jasno wskazują na zajęcia grupowe, jako jeden z najskuteczniejszych sposób pozyskania nowych klubowiczów, zagwarantowania wysokiego zadowolenie z usług siłowni czy lokali butikowych. Dodatkowo cykl życia klientów regularnie uczęszczających na zajęcia jest znacznie dłuższy w porównaniu do osób tylko i wyłącznie trenujących indywidualnie.

Prawidłowo stworzony grafik zajęć fitness to dodatkowa liczba klientów w Twoim obiekcie sportowym oraz gwarancja średnio 9-12 miesięcy zakupu karnetu i stałego uczestnictwa. Co za tym idzie – stały, długoterminowy przychód dla firmy. Tworząc grafik zajęć fitness, należy kierować się kilkoma regułami i mieć na uwadze kilka czynników wpływających na frekwencję.

 

Rodzaje zajęć fitness

Grafik zajęć fitness powinien być zróżnicowany i atrakcyjny dla klientów. Zajęcia dzielą się na trzy podstawowe grupy z uwagi na charakter, intensywność i czas trwania:

  • Siłowe
    • Kettlebells,
    • Trening obwodowy,
    • Full Body Workout,
    • Crossfit,
  • Siłowo-wytrzymałościowe
    • TRX,
    • HIIT
    • ABT,
    • Zumba,
    • Spinning,
    • Fat Burn Training,
    • Zajęcia na trampolinach,
    • Cellustop,
  • Mentalne
    • Pilates,
    • Joga,
    • Stretching,
    • Mobility,
    • Zdrowy kręgosłup.

Czas trwania zajęć

Czas trwania zajęć zależy przede wszystkim od intensywności i powinien trwać od 30 do 75 minut. Najczęściej spotykane interwały czasowe w klubach fitness i siłowniach to:

  • 30 minut – przykład: HIIT
  • 60 minut – przykład: Full Body Workout, TRX, Stretching, Zumba
  • 75 minut – przykład: Joga, 

Godziny oferowanych zajęć oraz ilość na przestrzeni tygodnia 

Liczba zajęć na przestrzeni dnia oraz tygodnia zależy oczywiście od ilości sal, które posiadamy. Zakładając dysponowanie jedną salą do wszystkich rodzajów zajęć, powinniśmy zaoferować klientom od 20 do 30 h zajęć w tygodniu.

Najlepszym dniem w branży fitness jest poniedziałek i stopniowo zainteresowanie uczestnictwem w zajęciach maleje bliżej weekendu. Manager lub właściciel powinien być szczególnie wyczulony na taki trend i mieć na uwadze przy tworzeniu grafiku fitness.

Poniedziałki, wtorki i środy muszą być obsadzone dużą ilością zajęć i stopniowo zmniejszać ich ilość bliżej końca tygodnia (sobota max 4h, niedziela – brak zajęć).

W ciągu dnia wyróżniamy dwie atrakcyjne dla klientów pory dnia, w których liczba uczestników jest największa: poranna oraz popołudniowo-wieczorna. Oczywiście nia ma reguły, która sztywno określa godziny, kiedy powinny odbywać się zajęcia. 

Atrakcyjność godzin porannych i popołudniowych wynika z faktu, że największa grupa klientów przebywa w pracy od średnio od godziny 09:00 do 17:00. Dlatego ważne jest umożliwienie uczestnictwa w zajęciach w godzinach 07:00 – 10:00 oraz 17:00 – 22:00.

 

Instruktorzy

Sposób prowadzenia zajęć jest niezwykle istotny, dzięki świetnie wykwalifikowanemu personelowi klienci chętniej wracają na zajęcia. Oczywiście nie jesteśmy w stanie dogodzić każdemu klientowi, jednemu pasuje charyzmatyczny, motywujący, czasami podnoszący głos instruktor, innej osobie z kolei stonowany, spokojny i zwracający uwagę na detale.

Dobrą praktyką jest jednego rodzaju zajęć prowadzonego przez kilku instruktorów (maksymalnie dwóch). 

 

Przykład:

Full Body Workout

 

Poniedziałek i sobota – instruktor #1, wtorek i czwartek – instruktor #2

 

Zajęcia w blokach

Często pomijanym, a niezwykle istotnym czynnikiem wpływającym na frekwencję zajęć jest prawidłowe ułożenie zajęć w blokach. Szybko i skutecznie możemy podnieść ilość osób na zajęciach, pamiętając między innymi o:

  • zajęciach mentalnych po siłowych / wytrzymałościowo-siłowych,
  • zajęciach typu stretching przed zajęciami siłowymi i wytrzymałościowo-siłowymi.

Po intensywnym i siłowym treningu kliencie chętniej zostaną na kolejne zajęcia, na których się wyciszą lub popracują nad swoją mobilnością.

 

Przykład:

17:00 – 18:00 – Full Body Workout / Crossfit

18:00 – 18:30 – Mobility

 

Informacja o poziomie zaawansowanie zajęć

Klienci powinni zostać poinformowani o poziomie zaawansowania zajęć, dzięki czemu dostosują swój poziom wytrenowania, predyspozycje i możliwości do konkretnych treningów. Nic tak nie zniechęca klubowiczów, jak zajęcia nudne lub zbyt trudne do zrealizowania.

Dodatkowo personel, w momencie sprzedaży karnetu powinien dobrać klientowi preferowane zajęcia do zainteresowań, celów, czy możliwości zdrowotnych, tak aby zminimalizować ryzyko niskiej oceny oferowanego treningu.

 

Idealny grafik zajęć fitness

Oczywiście nie istnieje coś takiego jak idealny grafik zajęć fitness. Osoba odpowiedzialna za prawidłowe funkcjonowanie obiektu, powinna monitorować frekwencję / zainteresowanie i podejmować optymalne działania mające na celu zbilansowanie atrakcyjności zajęć do możliwości finansowych, czy założonego celu.

Zmiany w grafiku powinno wprowadzać się co najmniej 2 razy w roku, oczywiście pomniejsze modyfikacje częściej, w zależności od modelu biznesowego i przeprowadzonych obserwacji.

OOS: definiowanie karnetów i biletów wejścia

Obiekty sportowe funkcjonują w oparciu o różne modele biznesowe. Dlatego tworząc OOS mieliśmy na uwadze zaproponowanie klientom elastycznego i swobodnego modułu definiowania karnetów i biletów.

Zmieniające się trendy oraz specyfika branży ukierunkowują sprzedaż członkostw z podziałem na dwa główne modele rozliczeń:

  1. ilościowy,
  2. czasowy.

Karnety ilościowe

Karnety ilościowe pozwalają określić ilość dostępnych wizyt dla klienta w naszym obiekcie sportowym. Możemy ten rodzaj karnetu podzielić na dwie podkategorie:

  • z określoną liczbą wizyt w ciągu danego okresu czasu,
  • nieograniczona liczba wizyt w danym okresie czasu.

Kluby fitness oraz siłownie najczęściej oferują oba modele, zarówno z określoną liczbą wizyt w ciągu miesiąca, jak i karnety bez limitu wejść. 

OOS w praktyce

Nasz system umożliwia swobodne definiowanie ilości wejść do obiektu oraz ilość wejść na konkretne zajęcia w ramach danego karnetu. Sprawdza się to dla studiów jogi, boxów crossfitowych oraz basenów. 

Przykład:

Klient chcący zacząć swoją przygodę z Crossfit musi przejść przez kurs wprowadzający tzw. on-ramp. Posiadając możliwość przypisywania zajęć do danego karnetu jesteśmy w stanie zdefiniować możliwość korzystania przez klienta z tylko jednego rodzaju zajęć. Po ukończeniu kursu możemy przypisać mu wszystkie rodzaje zajęć.

Dodatkowo w ramach jednego karnetu, możemy przypisać ilość wejść na konkretne zajęcia np. Joga x1 w tygodniu, TBW x2 w tygodniu, TRX 1x w tygodniu. Umożliwiamy pełną swobodę definiowania.

 

Karnety czasowe

Drugi rodzaj karnetów to karnety czasowe. Klient opłaca bilet za czas spędzony w obiekcie – praktyka stosowana przede wszystkim w obiektach typu: basen, pływalnia, park trampolin, plac zabaw.

Po wykupieniu dostępu do godzinnego korzystania z obiektu zostaje proporcjonalnie naliczona opłata za pobyt wydłużony o dostępny czas.

W tym przypadku OOS również proponuje taki model rozliczeń klientów, umożliwiając swobodne definiowanie cen, czasu trwania i modyfikacji dopłat.

OOS: raportowanie karnetów partnerskich [product update]

Raportowanie i analiza wyników to kluczowy obszar w prowadzeniu biznesu, który pozwala eliminować straty oraz optymalizować działania mające na celu zwiększenie rentowności klubu fitness, siłowni, placu zabaw czy basenu.

W większości przypadków – jeżeli honorujemy karty partnerów np. Multisport, FitPtofit czy Ok System – dane zbierane są w systemach zewnętrznych.

Do takich danych zaliczamy:

  • liczba wejść do obiektu w ciągu miesiąca,
  • liczba wizyt na zajęciach fitness,
  • częstotliwość wizyt.

Dane te pozwalają analizować frekwencję na zajęciach, aktywnych klubowiczów, itp. Jednak do sprawnego funkcjonowania obiektu potrzebujemy większej ilości informacji:

  • rodzaj zajęć fitness, które cieszą się popularnością, a które osiągają niski wskaźnik frekwencji
  • sprzedaż produktów z recepcji / klient,
  • godziny wizyt.

Raportowanie karnetów partnerskich w OOS

OOS pozwala wprowadzić do systemu karnety partnerskie – w celu zbierania danych i informacji o użytkownikach korzystających z zewnętrznych benefitów.

Jako administrator systemu, może samemu zdefiniować karnet od partnera. Docelowa cena to 0 zł, więc klient widnieje, jako użytkownik aktywny bez konieczności dokonywania zapłaty. W momencie przyjścia do obiektu – oprócz weryfikacji karnetu partnerskiego odbywa się rejestracja wizyty w klubie.

Rozwiązanie takie pozwala zwiększyć ilość pozyskiwanych danych per klient oraz prowadzić kampanię marketingową, również dla osób korzystających z usług partnerów zewnętrznych. O grupowaniu klientów pisaliśmy w tym artykule:

OOS – moduł marketer oraz asystent [product update]

Funkcjonalność pozwalająca wdrożyć klientów z tzw. benefitów do systemu, w połączeniu z automatycznym potwierdzeniem obecności na zajęciach fitness w momencie “odbicia” karty przy wejściu do obiektu pozwala uniknąć sytuacji, w której liczba osób na zajęciach przewyższa maksymalną pojemność sali.

Wygoda posiadania wszystkich danych w jednym miejscu pozwala znacząco skrócić czas analizy i raportowania, a w szczególności wyniki te są kompletne i miarodajne.

OOS: Jak przygotować się do sezonu w klubie fitness?

Zbliża się październik, czyli najlepszy okres w branży fitness. Klienci wracają do klubów po urlopach, pogoda coraz mniej sprzyja treningom typu outdoor – jednymi słowy – nadchodzi kluczowy okres pozyskania nowych klubowiczów, którzy zapewnią przychód i realizację długofalowych planów.

Najważniejszym zadaniem właścicieli i managerów klubów fitness jest stworzenie atrakcyjnej, konkurencyjnej i jednocześnie rentownej kampanii promocyjnej, wspartej skutecznym marketingiem.

W poniższym artykule przedstawimy praktyczne działania oraz funkcjonalności OOS, które pozwolą płynnie i efektywnie zrealizować działania, mające na celu pozyskać nowych klientów.

 

Grupa odbiorców

Pierwszym działaniem jakie należy zrealizować jest określenie potencjalnej grupy odbiorców, do której chcemy dotrzeć. Umożliwi to określić charakter promocji i kanały komunikacji. 

Im precyzyjnej określimy odbiorców tym łatwiej będzie, w późniejszym etapie prowadzić działania promocyjne i sprzedażowe.

Możemy posłużyć się następującą segmentacją:

  • społeczno-demograficzną: wiek, płeć, zawód
  • geograficzną: miejsce zamieszkania, miejsce pracy, miejsce zakupów – region, 
  • psychofizyczną: styl życia, lojalność, stosunek wobec ekologii,
  • inne aspekty: obecność w sieci – czas, miejsce i częstotliwość korzystania

Przykład:

Klub fitness w mieście (liczba ludności 30 000 – 50 000 mieszkańców). Ulokowany w centrum – biurowce, korporacje, uczelnie wyższe, domy studenckie.

W tym przypadku możemy przygotować kampanię mającą na celu sprowadzenie do klubu pracowników korporacji oraz studentów.

Pracownicy korporacji – opis:

  • siedzący tryb życia, 
  • mała lub średnia aktywność fizyczna, 
  • chęć utożsamiania się z marką, 
  • wysoki status społeczny, 
  • wiek: 25 – 40 lat,
  • przywiązanie do klubu fitness z uwagi na lokalizację i stały charakter pracy.

Studenci – opis:

  • wiek: 19 – 24 lata,
  • średnia i duża aktywność fizyczna,
  • klub fitness, jako trend społeczny,
  • niski i średni status społeczny,
  • brak stałego planu dnia,

OOS w praktyce:

Nasze oprogramowanie pozwala grupować klientów na dowolny sposób i komunikować się z nimi za pomocą kampanii SMS. Posiadając bazę klientów nieaktywnych lub tych, którym kończą się karnety, możemy dotrzeć do nich z promocją w sposób automatyczny (poprzez utworzenie grup i spersonalizowanych wiadomości).

 

Zdefiniowanie promocji i marketing

Posiadając grupy docelowe możemy określić charakter promocji i sposób komunikacji. Dobrze sprawdzają się obniżone ceny karnetów na okres kilku miesięcy oraz możliwość zakupienia karnetu na czas nieokreślony, z miesięcznym okresem wypowiedzenia.

Przykład:

“Forma do końca roku”. 3 miesiące w cenie 1 zł / miesiąc, po upływie okresu promocyjnego, standardowa cena 79 zł. Promocja dotyczy studentów (za okazaniem legitymacji studenckiej) oraz pracowników biurowych/korporacji (za okazaniem identyfikatora pracowniczego).

Średni cykl życia klienta wynosi od 8 do 10 miesięcy dla jednego klubu fitness, więc średni przychód z klienta wyniesie 53 zł / miesięcznie (karnet). Pamiętajmy – im większa liczba klubowiczów, tym większa sprzedaż produktów z recepcji, dosprzedaż treningów personalnych, czy konsultacji dietetycznych, a także polecenia klubu znajomym.

OOS w praktyce:

System pozwala swobodnie definiować ceny karnetów, ich czas trwania oraz umożliwia przypisywanie promocji – pełna dowolność i tylko od Ciebie zależy jaki model zaproponujesz swojej potencjalnej grupie docelowej.

Kolejnym krokiem jest zaplanowanie działań marketingowych, które zmaksymalizują szanse pozyskania klientów, jednocześnie nie pochłoną całego budżetu na codzienne funkcjonowanie biznesu.

W przypadku studentów i pracowników korporacji sprawdzą się działania marketingu cyfrowego:

  • content marketing,
  • Google Ads,
  • Facebook Ads,
  • kampanie w pozostałych social mediach.

W pierwszej kolejności należy stworzyć komunikację produktu – w tym przypadku promocji. Hasło, komunikację wizualną, materiały graficzne – video, posty, wpisy na stronę www.

Koszt pozyskania klienta w digital marketingu jest dużo niższy, w porównaniu do działań analogowych – ulotek, czy plakatów. Jednak warto wspierać działania online, działaniami “w terenie”. Organizacja eventu, czy punktu promocyjnego na kampusie uczelni lub domu studenckiego – również świetnie się sprawdzi.

 

Planowanie i mierzenie efektów

Bez konkretnego celu nie jesteśmy w stanie określić powodzenia kampanii promocyjnej. Do realizacji celów można założyć kilka wskaźników:

  • ilość pozyskanych klientów,
  • koszt pozyskania klienta,
  • konwersja z danego działania marketingowego.

Mierzenie efektów pozwoli w przyszłości optymalizować kampanie promocyjne, tak aby dojść do optymalnego rozwiązania – mając świadomość, które działania są skuteczne, a które nie przynoszą założonych celów.

OOS w praktyce:

Moduł zarządzania pracownikami pozwala przypisywać im zadania i zweryfikować ich stan realizacji. Dzięki temu, każde działanie zostanie osadzone w czasie, osoby biorące udział w kampanii będą znały swoje role, a praca będzie efektywna i skoordynowana.

 

OOS: Efektywne zarządzanie obiektem sportowym

Zarządzanie siłownią, placem zabaw, czy basenem wymaga poświęcenia, wiedzy i znajomości branży sportowej.

 

Wybierz właściwych ludzi

Ważne jest, aby wybrać odpowiednich ludzi, zarówno tych, z którymi współpracujesz oraz tych, którymi zarządzasz. Dobór niewłaściwych osób generuje problemy na poziomie organizacyjnym oraz w momencie realizacji celów. Dodatkowo wpływa na atmosferę w zespole, które ma duże znaczenie dla motywacji i codziennego funkcjonowania. Finalnie spędzamy w pracy około siedmiu, pełnych dni. Upewnij się, że Twoi współpracownicy posiadają odpowiednie kwalifikacje oraz kieruj się doborem pracowników, zwracając uwagę na ich charakter i osobowość – w perspektywie czasu jesteś w stanie podnieść ich umiejętności “twarde”, dużo trudniej zmienić umiejętności interpersonalne. Jednym z najważniejszych elementów jest zawsze odpowiednia rekrutacja – ona pomoże Ci stworzyć opcje i nie pozwoli dopuścić do sytuacji, w której będziesz miał lukę w zespole.

Pamiętaj również o cyklicznych szkoleniach – dbaj o rozwój pracowników i zapewnij im poczucie stałego rozwoju zawodowego.

 

System do zarządzania obiektem sportowym

Równie ważne jest wybranie odpowiednich narzędzi i oprogramowania do swojej klubu. System powinien być przyjazny i intuicyjny, jednocześnie powinien posiadać wszystkie niezbędne funkcjonalności dopasowane do obiektu sportowego, którym zarządzasz.

Dowiedz się, w jaki sposób OOS spełni Twoje oczekiwania:

 

OOS – oprogramowanie, które wspiera prowadzenie Twojego obiektu sportowego

 

Określ cele

Ustalając cele wzrostu, przychodów i zysków, zawsze ustalaj cele, które są realistyczne. Możesz podzielić większe cele na mniejsze kamienie milowe i skupić się na ich osiągnięciu pojedynczo. Zawsze należy pamiętać o wyznaczaniu celów, ponieważ pomoże Ci to w podniesieniu poziomu działań, aby osiągnąć ten cel.

Wykorzystaj zasadę SMART, określając cele:

S – Specific – cele powinny być sformułowane jednoznacznie,

M – Measurable – efekty powinny być mierzalne,

A – Achievable – cele powinny być możliwe do osiągnięcia, powinny być realne,

R – Realistic – realizacja celów powinna być krokiem na przód,

T – Timely – cele powinny być dokładnie określone w czasie.

 

Deleguj zadania

Nie jesteś w stanie, jako menedżer lub właściciel obiektu sportowego, samemu zrealizować wszystkie zadania. Musisz mieć czas na skupienie się na najważniejszych rzeczach, które bezpośrednio wpłyną rozwój firmy oraz zyski, jakie jesteś w stanie osiągnąć.

Wykorzystaj outsourcing i zlecić mniejsze zadania wykwalifikowanym osobom lub firmom zewnętrznym. Działanie takie zapewnia poczucie docenienia i rozwoju Twoim pracownikom – mają większy wpływ na rozwój firmy.

 

Zbuduj sieć kontaktów

Tworzenie sieci kontaktów, jest niezwykle ważne mając na uwadze sprawne zarządzanie obiektem sportowym. Współpracuj i działaj wspólnie z innymi osobami z branży. Zdobądź lokalnych partnerów biznesowych i wizerunkowych. Obie strony skorzystają z takiej współpracy – pozyskacie dodatkowych klientów, zwiększycie rozpoznawalność marki oraz zapewnicie dodatkowe usługi/produkty swoim klientom.

OOS: wspieramy pracę managerów obiektów sportowych

Do podstawowych, a zaraz najważniejszych obowiązków managera należy sprawne zarządzanie obiektem sportowym – realizacja misji, kontrola procesów i usprawnianie procedur obowiązujących wewnątrz organizacji.

Manager musi działać skutecznie – tylko wtedy obiekt, za który jest odpowiedzialny będzie funkcjonował sprawnie, generował zyski i zadowalał klientów jakością obsługi. 

Zakres obowiązków managera jest niezwykle szeroki, a wielozadaniowość cechuje najlepszych z nich.

W poniższym artykule poruszamy aspekt pracy managera oraz sposób, w jaki oprogramowanie OOS wspiera ich pracę.

Zarządzanie sprzedażą

Nasze oprogramowanie pozwala zarządzać sprzedażą karnetów, usług oraz produktów dostępnych w Twoim obiekcie sportowym.

Managerowie mogą swobodnie definiować rodzaj usług i sposób ich rozliczania. Dostępne są opcje karnetów ilościowych i czasowych oraz możliwość określenia czasu trwania karnetu lub usługi.

Dodatkowo OOS jest w pełni przyjazne i pozwala prowadzić sprzedaż towarów dostępnych w barze lub recepcji Twojej firmy. Nasze oprogramowanie jest kompatybilne z drukarkami fiskalnymi lub urządzeniami do identyfikacji produktów (czytniki).

Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz dowolnie definiować ceny, promocje, pakiety lub monitorować dostępne stany magazynowe danego produktu.

Uproszczony proces sprzedaży i płatności za produkty pozwala uniknąć niedogodności dla klientów oraz usprawnić pracę konsultantów lub pracowników recepcji. Sprzedaż detaliczna jest jednym z najlepszych sposobów generowania dodatkowego dochodu dla obiektów sportowych.

Raportowanie

W OOS oferujemy również panel raportowania. Rozbudowany moduł statystyk to niezbędne narzędzie w procesie poprawy wyników finansowych i jakościowych klubu fitness.

Na podstawie dostępnych raportów kadra zarządzająca może planować kampanię sprzedażowe oraz marketingowe – wszystko dzięki analizie i weryfikacji tego, co się sprawdza w dotychczasowych działaniach, co potrzebuje poprawy oraz z czego warto zrezygnować, aby nie generować dodatkowych kosztów.

Dzięki analizie danych możemy zaobserwować m. in. okresy dużego przyrostu klubowiczów (1Q i 3Q), średni czas trwania karnetu, zysk ze sprzedaży towarów, frekwencję na zajęciach fitness. Dzięki dostępowi do danych managerowie są w stanie kontrolować osiągane wyniki i planować pracę krótko- oraz długoterminową.

Managerowie mogą również wykorzystać ten moduł do szkolenia pracowników – prezentowanie im rozwiązań, które mają bezpośrednie przełożenie na dobre wyniki finansowe i jakościowe.

Gospodarka magazynowa

Magazyn to newralgiczny punkt obiektu sportowego. Managerowie muszą dołożyć wszelkich starań, aby panował tam porządek i zostały zachowane właściwe procedury. OOS wspiera prawidłowe działanie tego obszaru firmy, dzięki takim funkcjonalnością jak:

  • możliwość dodawania kontrahentów do bazy,
  • tworzenie dokumentów inwentaryzacyjnych,
  • tworzenie dokumentów magazynowych (PZ, WZ, przesunięcie międzymagazynowe, korekty stanów magazynowych)
  • możliwość wprowadzania dat ważności produktów,
  • przypomnienie o niskich stanach magazynowych danego produktu.

Rejestracja czasu pracy

Możliwość ewidencjonowania czasu pracy to duże ułatwienie w pracy managera. Pracownik po zalogowaniu się do systemu rozpoczyna pracę, przy ostatni wylogowaniu kończy ją. Tworzenie grafiku pracy i automatyczne powiadomienie pracownika o zmianach na nadchodzący miesiąc to duże usprawnienie w komunikacji w zespole.

Na podstawie wygenerowane raportu z systemu można naliczyć wynagrodzenia lub premie – oszczędność czasu i brak konieczności korzystania z dodatkowym systemów (Planday, Excel, itp).

Moduł ten pozwala zaoszczędzić dużo czasu na planowanie i kontrolę pracy.

Panel obsługi klienta

Zadowolony klient to największa wartość firmy – managerowie muszą dbać o jakość oferowanych usług i wysoki poziom kompetencji pracowników.

Dzięki OOS możesz identyfikować klientów i budować relacje. Na podstawie danych dostępnych w panelu obsługi możesz grupować klientów, oferować im spersonalizowane oferty – to, czym są zainteresowani i to, czego oczekują od Twojego obiektu sportowego.

Panel CRM to obszar w niewielkim stopniu wykorzystywany i analizowany przez pracowników, jednak daje on ogromne możliwości związane z poprawą jakości oferowanych usług.

OOS – zarządzaj skuteczne obiektem sportowym

Dzięki dostępności oferowanych funkcjonalności w jednym miejscu managerowie mogą być sprawnie zarządzać obiektem sportowym, generując zyski, podnosząc jakość obsługi klienta i kontrolować najważniejsze obszary w firmie.

Praca kadry zarządzającej jest wymagająca przez swój charater – każda podległy obszar musi funkcjonować bez zastrzeżeń, dlatego niezwykle istotne jest, aby móc kontrolować wszystko z jednego miejsca – wypróbuj OOS i przekonaj się, w jaki sposób usprawnimy działania Twoje i Twojej firmy.

OOS: Kontrola dostępu w obiekcie sportowym

Identyfikacja klientów i kontrola dostępu w obiektach sportowych to podstawowe działanie mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa, zautomatyzowanie obsługi klientów oraz optymalizację kosztów.

Dzięki zastosowaniu kontroli dostępu, jesteśmy w stanie zabezpieczyć obiekt oraz ograniczyć koszty pracy recepcji lub zmienić godziny otwarcia lokalu (nawet do pracy całodobowej).

W poniższym artykule przedstawimy rodzaje i zastosowanie bramek, akcesoria wspierające identyfikację oraz pokażemy, w jaki sposób wykorzystując kontrolę dostępu możesz zoptymalizować koszty prowadzonego biznesu.

 

Rodzaje i zastosowanie bramek

Bramka dwukierunkowa uchylna

 

Bramka uchylna automatycznie otwierająca się po naciśnięciu przycisku lub przyłożeniu karty dostępu. Głównym celem bramki  jest kontrolowanie kierunku ruchu, kontrola dostępu fitness klubów, basenów oraz placów zabaw. Po naciśnięciu przycisku lub odczytaniu karty dostępu zwalnia elektromagnes. Po przejściu bramka powraca na swoje miejsce.

 

Bramki obrotowe

Bramki obrotowe przeznaczone są do selekcji osób w miejscach o dużym natężeniu ruchu. Wykonane z reguły ze stali nierdzewnej, co czyni je idealnym do zastosowania w obiektach sportowych (kluby fitness, baseny, place zabaw), w których kontrola przepływu osób jest konieczna. Cechują się również  prostą konstrukcję i wysoką wytrzymałością eksploatacyjną.

 

Sensoryczne-rozsuwane

Wykorzystywane  do podwójnej identyfikacji. Posiadają dwa przejścia szklane. Bramka sensoryczna zaopatrzona jest w systemy identyfikacji, fotokomórki, sygnały alarmowe . W bramkach wykorzystywane są systemy identyfikacji: czytniki zbliżeniowe, czytniki na linie papilarne, czytniki kodów kreskowych.

 

Optymalizacja kosztów

Zastosowanie kontroli dostępu w obiekcie sportowym, oprócz względów bezpieczeństwa, pozwala również zmniejszyć koszty prowadzonej działalności.

 

Przykład:

Koszt bramki obrotowej waha się od 10 000 do 20 000 zł brutto za produkt (średnia wynikająca z rodzaju oraz jakości wykonania). Zakładając zakup dwóch bramek, całkowity koszt wyniesie ok. 40 000 zł brutto (w tym koszt montażu i integracja, zakup kart magnetycznych wraz z realizacją projektu graficznego).

Możemy tym samym ograniczyć godziny pracy recepcji lub wydłużyć godziny otwarcia lokalu (np. do całodobowego dostępu do lokalu).

Dotychczasowe godziny pracy recepcji w obiekcie sportowym: 06:00 – 22:00. Ruch w godzinach porannych oraz wieczornych jest miejszy w porównaniu do godzin popołudniowych (zajęcia fitness, treningi personalne, itp.)

Przy zmianie godzin pracy recepcji z godzin 06:00 do 22:00 na 08:00 do 20:00 zaoszczędzimy średnio 120 roboczogodzin w miesiącu. Przy średniej stawce 17 zł brutto za godzinę oszczędność wyniesie 2040 zł w skali miesiąca, co daje w skali roku kwotę niespełna 25 000 zł.

W przeciągu 2 lat produkt osiągniemy zwrot z poniesionej inwestycji.

Dodatkowo – wydłużając godziny otwarcia lokalu (np. dostęp całodobowy), zwrot z inwestycji będzie dużo szybszy. Przy sprzedaży dodatkowych 20 karnetów w cenie 79 zł brutto w skali miesiąca (osobom zainteresowanym dostępem w godzinach nocnych) dodatkowy przychód to 1580 zł brutto.

Sumarycznie oszczędność oraz przychód z karnetów wyniesie 3620 zł brutto w skali miesiąca. Co pozwoli dokonać zwrotu z inwestycji już w pierwszym roku od zakupu bramek obrotowych.

Wprowadzenie kontroli dostępu jest zatem świetnym sposobem na zwiększenie bezpieczeństwa w obiekcie sportowym przy jednoczesnej redukcji kosztów na przekroju 1-2 lat.

 

Akcesoria wspierające kontrolę dostępu

Produktami uzupełniającymi prawidłowe funkcjonowanie kontroli dostępu są:

  • karty magnetyczne oraz czytniki,
  • opaski silikonowe,
  • zegarki (zapinane na rzepy lub silikonowe)

Wyżej wymienione akcesoria wspierają obsługę klienta – przyspieszają proces identyfikacji. Dodatkowo pozwalają kontrolować posiadane usługi oraz służą do naliczania minutowego oraz rozliczania wizyty w obiekcie.

Mogą posłużyć również jako dostęp do szafki w przebieralni – klienci oraz właściciele lokali nie muszą inwestować w innego rodzaju rozwiązania (kłódki, zamki, itp.)

Karty magnetyczne możemy zaprojektować wedle własnego uznania – będą naszą wizytówką i formą promocji, którą przeprowadzą nasi klienci pokazując swoim znajomym ładnie zaprojektowaną kartę.

 

 

Kontrola dostępu – oszczędność, bezpieczeństwo oraz skuteczniejsza obsługa klientów

 

Wprowadzając kontrolę dostępu w swoim obiekcie sportowym optymalizujesz trzy obszary prowadzonego biznesu.

Przede wszystkim gwarantujesz większe bezpieczeństwo – zarówno swoim pracownikom, jak i klientom uczęszczającym do obiektu.

Po drugie – w perspektywie długofalowej – wykorzystanie bramek zmniejsza koszty prowadzonej działalności, zaoszczędzone środki możesz przeznaczyć na pozyskanie nowym klientów.

Finalnie klienci również odczują pozytywne skutki kontroli dostępu. Ich identyfikacja oraz sprzedać będzie szybsza, dzięki wykorzystaniu akcesoriów.

 

RODO – dane osobowe w obiekcie sportowym

Świadczenie usług w branży sportowej wiąże się z przestrzeganiem zasad wynikających z rozporządzenia o ochronie danych osobowych.

W poniższym artykule przedstawimy wytyczne wynikające z rozporządzenia oraz rozwiązania zastosowane w oprogramowaniu OOS wspierające przestrzeganie norm wynikających z RODO.

Czym jest RODO?

RODO to akt prawny regulujący system ochrony danych osobowych na terytorium Unii Europejskiej, czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1), określane w skrócie akronimem RODO lub z angielskiego GDPR (General Data Protection Regulation).

RODO obejmuje wszystkich, którzy w jakikolwiek sposób przetwarzają dane osobowe osób fizycznych, poza wyjątkami dotyczącymi m.in. osób fizycznych przetwarzających dane osobowe w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze (np. osobisty notes z numerami telefonów), czy organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości.  

Kary finansowe

Niedostosowanie się przez kluby fitness oraz inne obiekty sportowe do przepisów RODO jak i późniejsze ich niestosowanie będzie wiązało się dotkliwymi konsekwencjami finansowymi i cywilnoprawnymi:

  • kary nawet do 20.000.000 EURO lub 4% rocznego światowego obrotu, w zależności od tego, która kara jest dotkliwsza,
  • klient, która poniesie jakąkolwiek szkodę w wyniku naruszenia przepisów RODO przez klub fitness lub obiekt sportowy przetwarzający jego dane osobowe, będzie miał prawo do żądania odszkodowania.

RODO – wsparcie oprogramowania OOS

Podczas sprzedaży karnetu możemy wymagać od klienta podania jedynie niezbędnych informacji. Wszystkie nadprogramowe dane są uzyskane bezprawnie i trzeba je natychmiast usunąć. W regulaminie i umowie zawrzeć musimy cel przetwarzania danych – jeśli nie uzyskamy więc na to zgody,  nie wolno nam przekazywać danych podmiotom z zewnątrz itd.

Dodatkowo należy poinformować klientów o tym, jakie dane przetwarzamy i w jakim celu. Muszą być świadomi, co dzieje się z ich danymi oraz w jaki sposób mogą zgodę na przetwarzanie cofnąć. Wycofanie zgody ma to być tak samo proste jak wyrażenie jej. Obowiązkowe jest również udostępnienie informacji o administratorze danych.

W oprogramowaniu OOS umożliwiamy tworzenie i generowanie pliku, który na podstawie danych wprowadzonych w momencie sprzedaży karnetu/biletu oraz wyrażeniu zgody marketingowej przez klienta pozwala wydrukować imienny dokument do podpisu. Jako administrator danych Twoich klientów, w każdej chwili masz do nich dostęp. Zapewnia to bezpieczeństwo i możliwość inwentaryzowania danych osobowych.

Jest to działanie niezbędne w momencie wprowadzenia RODO – firmy muszą posiadać fizyczną zgodę klienta na przetwarzanie danych i wykorzystanie działań marketingowych.

OOS – oprogramowanie, które wspiera prowadzenie Twojego obiektu sportowego

Tworząc OOS mieliśmy przede wszystkim na uwadze komfort użytkowania oraz wybór funkcjonalności, które spełnią oczekiwania naszych klientów.

System powinien być przyjazny i intuicyjny, jednocześnie powinien posiadać wszystkie niezbędne funkcjonalności dopasowane do obiektu sportowego, którym zarządzasz.

Podchodzimy do współpracy z naszymi klientami na zasadach partnerskich – elastyczny sposób zakupu produktu i dalszego użytkowania, darmowa prezentacja, czy wsparcie techniczne to działania, które oferujemy, aby nasi odbiorcy byli zadowoleni ze świadczonych usług na każdym etapie współpracy.

W poniższym artykule przedstawimy nasze podejście do współpracy z klientem oraz nowości wdrożone do oprogramowania OOS.

Darmowa demonstracja produktu

Przed dokonaniem zakupu oferujemy darmową, niezobowiązującą demonstrację naszego oprogramowania.

Podczas rozmowy udzielamy informacji na temat kompatybilności, sposobu działania systemu oraz prezentujemy wszystkie funkcjonalności niezbędne w codziennej pracy Twojego obiektu sportowego.

Testowo uruchamiamy systemu na Twoim komputerze, tak abyś mógł samemu je sprawdzić i odpowiedzieć na pytanie – czy jest to opcja idealna dla mnie i w pełni zaspokaja moje potrzeby związane z prowadzeniem klubu fitness, basenu, czy placu zabaw.

Brak umów długoterminowych

Wychodzimy z założenia, że biznes bywa nieprzewidywalny, dlatego nie chcemy zmuszać klientów do podpisywania długoterminowych umów.

Proponujemy naszym odbiorcom bezterminowe korzystanie z oprogramowania, z jednomiesięcznym okresem rezygnacji. Nie musisz martwić się o ewentualne koszty, przy zmianie branży, czy chęci zmiany oprogramowania.

Wielu dostawców oferuje tańsze pakiety przy umowach długoterminowych (np. 12-miesięcznych), chcąc jednak zrezygnować z dostawcy, musimy liczyć się z wysokimi kosztami zerwania umowy, bądź pokrycia kosztu wynikającego z pozostałego okresu zobowiązania.

Dostęp i ochrona bazy danych

Dostawcy oprogramowania dla obiektów sportowych, w większości przypadków przechowują dane na swoich serwerach. W dodatku tylko przez określony czas – nie mamy dostępu do danych historycznych.

OOS oddaje dostęp do bazy danych klientowi, który ma cały czas do nich dostęp. Wszystkie Twoje dane będą przechowywane tylko i wyłącznie na Twoim komputerze. Nikt z zewnątrz, nawet my, nie będziemy mieli do nich dostępu.

Działanie takie jest gwarancją ochrony przed niepożądanymi działaniami osób postronnych oraz pozwala wykluczyć problem dostępu do bazy danych w przypadku problemu z serwerami.

Grupowanie klientów – kampania SMS oraz mailing

Już w najbliższym czasie zaoferujemy kolejną funkcjonalność jaką jest grupowanie klientów. Z pozoru prosta i nie wnosząca dużej wartości. Jednak posiadanie wiedzy na temat urodzin klubowiczów, źródła ich pozyskania, czy najchętniej wybieranych produktów pozwala podnieść jakość świadczonych usług, czy zwiększyć sprzedaż.

Po utworzeniu grup klientów możesz wykorzystać kampanię mailingową lub SMS w celu podniesienia sprzedaży produktów (informując klientów, którzy chętnie dokonują zakupu z baru/recepcji, o promocjach czy nowościach).

Dodatkowo możesz wykorzystać zebrane informacje o klientach, którym kończą się karnety – o nadchodzących promocjach lub po prostu, wysłać przypomnienie o wygaśnięciu członkostwa i zachęceniu go do powrotu na siłownię / basen.

Wykorzystaj potencjał OOS i prowadź swój biznes kompleksowo

Udostępnione w ostatnim czasie funkcjonalności, pozwalają usprawnić prowadzenie obiektu sportowego, a nasza polityka daje poczucie bezpieczeństwa.

Nie musisz wiązać się z nami długoterminową umową, dodatkowo przeprowadzamy darmową prezentację produktu, a po decyzji zakupowej jesteśmy do Twojej dyspozycji – zarówno w momencie wdrożenia i konfiguracji, jak i w późniejszych etapach – wsparcie techniczne.

Planowanie i optymalizacja kosztów w klubie fitness

Comiesięczna analiza zestawienia rachunków zysków i strat (P&L) ma kluczowe znaczenie w kontekście zapewnienia dobrej sytuacji finansowej klubu fitness. Przedstawia w przekrojowy sposób aktualną sytuację przedsiębiorstwa, dzięki czemu możemy podejmować działania mające na celu zwiększenie przychodu lub optymalizację kosztów.

Niezależnie od tego, jakiej wielkości biznes prowadzimy, czy jest to duży klub fitness, czy studio jogi lub box crossfitowy, stworzenie i comiesięczna analiza zestawienia P&L może dostarczać nam informacji, dzięki którym zwiększymy zysk wynikający z prowadzonej działalności.

Zestawienie P&L

P&L jest elementem sprawozdania finansowego, dzięki któremu posiadamy wiedzę dotyczącą sytuacji finansowej klubu fitness. Dzięki analizie zestawienia zysków i strat możemy zaplanować wydatki i przychód na kilka miesięcy do przodu na podstawie konkretnych danych i prognoz wynikających z charakterystyki prowadzonego biznesu.

Obszary, które powinien zawierać rachunek zysków i strat:

  • liczba karnetów na początku i końcu miesiąca
  • przychód ze sprzedaży karnetów,
  • przychód ze sprzedaży produktów i pozostałych usług,
  • koszt własny sprzedaży, personelu oraz wynajmu lokalu,
  • koszty marketingowe,
  • pozostałe koszty (nieprzewidziane wydatki, koszty związane z remontem, zakupem sprzętu poniżej wartości amortyzacyjnej, koszty usług – firma sprzątająca, serwis sprzętu),
  • amortyzacja sprzętu,
  • EBITDA (zysk operacyjny przed poniesionymi kosztami amortyzacji),
  • EBITA (zysk operacyjny po poniesionych kosztach amortyzacji).

Przykładowe zestawienie Profit&Loss

 

Prognozowanie i optymalizacja kosztów

Na podstawie przykładowego zestawienia zysków i strat możemy zaobserwować pewne trendy panujące w branży fitness oraz zaplanować działania, które w nadchodzącym roku będą miały bezpośredni wpływ na przychód i koszty wynikające z prowadzonego biznesu.

Members (członkostwa)

Wyróżniamy dwa okresy w ciągu roku, kiedy następuje nagły wzrost liczby klubowiczów: początek roku oraz okres powakacyjny.

Na załączonym przykładzie jest to widoczne – liczba karnetów znacząco rośnie w okresie od stycznia do marca, przy jednoczesnej znikomej rezygnacji dotychczasowych klientów, dzięki czemu przychód z członkostw jest duży i pozwala przekroczyć próg rentowności.

Następnie obserwujemy duży spadek liczby karnetów ze względu na okres letni: czas urlopów, wakacji, klienci chętniej wybierają bieganie i jazdę rowerową na świeżym powietrzu. Jest to naturalne zjawisko – jednak przy zbudowaniu odpowiednio dużej bazy klientów w pierwszym kwartale, możemy w miarę bezboleśnie przejść przez okres, kiedy stosunek nowych klientów, do osób rezygnujących jest ujemny.

Gross Profit (zysk brutto)

Gross Profit jest zyskiem wynikającym ze sprzedaży karnetów, usług i produktów typu retail (batony proteinowe, woda, napoje izotoniczne, gadżety firmowe) pomniejszonym o koszt pozyskani sprzedawanego towaru.

W tym przypadku możemy zaobserwować stosunkowo niski zysk ze sprzedaży produktów z recepcji. Warto zastanowić się nad ograniczeniem nowych zamówień i generowaniem dodatkowych kosztów i przeanalizować ceny lub stworzyć promocje, mające na celu zwiększenie produktów retail.

OPEX (wydatki operacyjne)

Analiza i podjęcie konkretnych działań, w oparciu o wydatki operacyjne w wielu przypadkach ma ogromny wpływ na osiągnięcie rentowności klubu fitness.

Na podstawie zaprezentowanego zestawienia możemy wyciągnąć kilka wniosków, które będą miały przełożenie w przyszłości:

  • Koszt personelu – jest podobny na przekroju całego roku. Warto przeanalizować ilość i godziny wizyt w klubie fitness w okresie letnim. Jeżeli korzystamy z kontroli dostępu (bramki wejściowe), nie ma sensu generować koszt personelu, kiedy to liczba wizyt jest niska i warto zmienić na przykład godziny pracy recepcji z 06:00 – 22:00 na 08:00 – 20:00 w tygodniu i 10:00 – 18:00 w weekendy. Tym samym oszczędzamy ok. 140 roboczogodzin w skali miesiąca. W koszt personelu wliczone są również godziny pracy instruktorów fitness – wraz ze spadkiem liczby klientów w okresie letnim, spada również frekwencja zajęć fitness. Warto przeanalizować popularne zajęcia, które cieszą się zainteresowaniem i pozbyć się tych, które nie przynoszą zysku. Rezygnacja nawet z 20 godzin miesięcznie ma duże przełożenie w kosztach personelu.
  • Koszt marketingu – również możemy zaobserwować duże wydatki w skali całego roku. Warto przeanalizować zwrot z inwestycji z każdej realizowanej kampanii i skupić się tylko na tych, które rzeczywiście przynoszą zakładane efekty. O marketingu w obiektach sportowych pisaliśmy tutaj: Skuteczny marketing obiektu sportowego – OOS
  • Other Operating Expense – analizując pozostałe wydatki operacyjne, należy przyjrzeć się kosztom wynikającym z usług sprzątania. Jeżeli korzystamy z firmy zewnętrznej, warto zastanowić się nad zrezygnowaniem z ich usług i zatrudnieniem personelu bezpośrednie u siebie w firmie, co pozwala zaoszczędzić nawet do 30% wydatków z tym związanych.

Planowanie i optymalizacja kosztów

Na podstawie zestawienia zysków i strat jesteśmy w stanie obniżyć koszty prowadzonej działalności i zwiększyć przychód, co za tym idzie zarabiać więcej pieniędzy.

W końcu celem prowadzenia firmy jest zarabianie pieniędzy.

Zestawienie zysków i strat kompleksowo przedstawia sytuację finansową klubu fitness. Tworząc P&L możemy wykorzystać raporty finansowe dostępne w systemach do zarządzania obiektami sportowymi.