Category: Business

OOS: Efektywne zarządzanie obiektem sportowym

Zarządzanie siłownią, placem zabaw, czy basenem wymaga poświęcenia, wiedzy i znajomości branży sportowej.

 

Wybierz właściwych ludzi

Ważne jest, aby wybrać odpowiednich ludzi, zarówno tych, z którymi współpracujesz oraz tych, którymi zarządzasz. Dobór niewłaściwych osób generuje problemy na poziomie organizacyjnym oraz w momencie realizacji celów. Dodatkowo wpływa na atmosferę w zespole, które ma duże znaczenie dla motywacji i codziennego funkcjonowania. Finalnie spędzamy w pracy około siedmiu, pełnych dni. Upewnij się, że Twoi współpracownicy posiadają odpowiednie kwalifikacje oraz kieruj się doborem pracowników, zwracając uwagę na ich charakter i osobowość – w perspektywie czasu jesteś w stanie podnieść ich umiejętności “twarde”, dużo trudniej zmienić umiejętności interpersonalne. Jednym z najważniejszych elementów jest zawsze odpowiednia rekrutacja – ona pomoże Ci stworzyć opcje i nie pozwoli dopuścić do sytuacji, w której będziesz miał lukę w zespole.

Pamiętaj również o cyklicznych szkoleniach – dbaj o rozwój pracowników i zapewnij im poczucie stałego rozwoju zawodowego.

 

System do zarządzania obiektem sportowym

Równie ważne jest wybranie odpowiednich narzędzi i oprogramowania do swojej klubu. System powinien być przyjazny i intuicyjny, jednocześnie powinien posiadać wszystkie niezbędne funkcjonalności dopasowane do obiektu sportowego, którym zarządzasz.

Dowiedz się, w jaki sposób OOS spełni Twoje oczekiwania:

 

OOS – oprogramowanie, które wspiera prowadzenie Twojego obiektu sportowego

 

Określ cele

Ustalając cele wzrostu, przychodów i zysków, zawsze ustalaj cele, które są realistyczne. Możesz podzielić większe cele na mniejsze kamienie milowe i skupić się na ich osiągnięciu pojedynczo. Zawsze należy pamiętać o wyznaczaniu celów, ponieważ pomoże Ci to w podniesieniu poziomu działań, aby osiągnąć ten cel.

Wykorzystaj zasadę SMART, określając cele:

S – Specific – cele powinny być sformułowane jednoznacznie,

M – Measurable – efekty powinny być mierzalne,

A – Achievable – cele powinny być możliwe do osiągnięcia, powinny być realne,

R – Realistic – realizacja celów powinna być krokiem na przód,

T – Timely – cele powinny być dokładnie określone w czasie.

 

Deleguj zadania

Nie jesteś w stanie, jako menedżer lub właściciel obiektu sportowego, samemu zrealizować wszystkie zadania. Musisz mieć czas na skupienie się na najważniejszych rzeczach, które bezpośrednio wpłyną rozwój firmy oraz zyski, jakie jesteś w stanie osiągnąć.

Wykorzystaj outsourcing i zlecić mniejsze zadania wykwalifikowanym osobom lub firmom zewnętrznym. Działanie takie zapewnia poczucie docenienia i rozwoju Twoim pracownikom – mają większy wpływ na rozwój firmy.

 

Zbuduj sieć kontaktów

Tworzenie sieci kontaktów, jest niezwykle ważne mając na uwadze sprawne zarządzanie obiektem sportowym. Współpracuj i działaj wspólnie z innymi osobami z branży. Zdobądź lokalnych partnerów biznesowych i wizerunkowych. Obie strony skorzystają z takiej współpracy – pozyskacie dodatkowych klientów, zwiększycie rozpoznawalność marki oraz zapewnicie dodatkowe usługi/produkty swoim klientom.

OOS: wspieramy pracę managerów obiektów sportowych

Do podstawowych, a zaraz najważniejszych obowiązków managera należy sprawne zarządzanie obiektem sportowym – realizacja misji, kontrola procesów i usprawnianie procedur obowiązujących wewnątrz organizacji.

Manager musi działać skutecznie – tylko wtedy obiekt, za który jest odpowiedzialny będzie funkcjonował sprawnie, generował zyski i zadowalał klientów jakością obsługi. 

Zakres obowiązków managera jest niezwykle szeroki, a wielozadaniowość cechuje najlepszych z nich.

W poniższym artykule poruszamy aspekt pracy managera oraz sposób, w jaki oprogramowanie OOS wspiera ich pracę.

Zarządzanie sprzedażą

Nasze oprogramowanie pozwala zarządzać sprzedażą karnetów, usług oraz produktów dostępnych w Twoim obiekcie sportowym.

Managerowie mogą swobodnie definiować rodzaj usług i sposób ich rozliczania. Dostępne są opcje karnetów ilościowych i czasowych oraz możliwość określenia czasu trwania karnetu lub usługi.

Dodatkowo OOS jest w pełni przyjazne i pozwala prowadzić sprzedaż towarów dostępnych w barze lub recepcji Twojej firmy. Nasze oprogramowanie jest kompatybilne z drukarkami fiskalnymi lub urządzeniami do identyfikacji produktów (czytniki).

Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz dowolnie definiować ceny, promocje, pakiety lub monitorować dostępne stany magazynowe danego produktu.

Uproszczony proces sprzedaży i płatności za produkty pozwala uniknąć niedogodności dla klientów oraz usprawnić pracę konsultantów lub pracowników recepcji. Sprzedaż detaliczna jest jednym z najlepszych sposobów generowania dodatkowego dochodu dla obiektów sportowych.

Raportowanie

W OOS oferujemy również panel raportowania. Rozbudowany moduł statystyk to niezbędne narzędzie w procesie poprawy wyników finansowych i jakościowych klubu fitness.

Na podstawie dostępnych raportów kadra zarządzająca może planować kampanię sprzedażowe oraz marketingowe – wszystko dzięki analizie i weryfikacji tego, co się sprawdza w dotychczasowych działaniach, co potrzebuje poprawy oraz z czego warto zrezygnować, aby nie generować dodatkowych kosztów.

Dzięki analizie danych możemy zaobserwować m. in. okresy dużego przyrostu klubowiczów (1Q i 3Q), średni czas trwania karnetu, zysk ze sprzedaży towarów, frekwencję na zajęciach fitness. Dzięki dostępowi do danych managerowie są w stanie kontrolować osiągane wyniki i planować pracę krótko- oraz długoterminową.

Managerowie mogą również wykorzystać ten moduł do szkolenia pracowników – prezentowanie im rozwiązań, które mają bezpośrednie przełożenie na dobre wyniki finansowe i jakościowe.

Gospodarka magazynowa

Magazyn to newralgiczny punkt obiektu sportowego. Managerowie muszą dołożyć wszelkich starań, aby panował tam porządek i zostały zachowane właściwe procedury. OOS wspiera prawidłowe działanie tego obszaru firmy, dzięki takim funkcjonalnością jak:

  • możliwość dodawania kontrahentów do bazy,
  • tworzenie dokumentów inwentaryzacyjnych,
  • tworzenie dokumentów magazynowych (PZ, WZ, przesunięcie międzymagazynowe, korekty stanów magazynowych)
  • możliwość wprowadzania dat ważności produktów,
  • przypomnienie o niskich stanach magazynowych danego produktu.

Rejestracja czasu pracy

Możliwość ewidencjonowania czasu pracy to duże ułatwienie w pracy managera. Pracownik po zalogowaniu się do systemu rozpoczyna pracę, przy ostatni wylogowaniu kończy ją. Tworzenie grafiku pracy i automatyczne powiadomienie pracownika o zmianach na nadchodzący miesiąc to duże usprawnienie w komunikacji w zespole.

Na podstawie wygenerowane raportu z systemu można naliczyć wynagrodzenia lub premie – oszczędność czasu i brak konieczności korzystania z dodatkowym systemów (Planday, Excel, itp).

Moduł ten pozwala zaoszczędzić dużo czasu na planowanie i kontrolę pracy.

Panel obsługi klienta

Zadowolony klient to największa wartość firmy – managerowie muszą dbać o jakość oferowanych usług i wysoki poziom kompetencji pracowników.

Dzięki OOS możesz identyfikować klientów i budować relacje. Na podstawie danych dostępnych w panelu obsługi możesz grupować klientów, oferować im spersonalizowane oferty – to, czym są zainteresowani i to, czego oczekują od Twojego obiektu sportowego.

Panel CRM to obszar w niewielkim stopniu wykorzystywany i analizowany przez pracowników, jednak daje on ogromne możliwości związane z poprawą jakości oferowanych usług.

OOS – zarządzaj skuteczne obiektem sportowym

Dzięki dostępności oferowanych funkcjonalności w jednym miejscu managerowie mogą być sprawnie zarządzać obiektem sportowym, generując zyski, podnosząc jakość obsługi klienta i kontrolować najważniejsze obszary w firmie.

Praca kadry zarządzającej jest wymagająca przez swój charater – każda podległy obszar musi funkcjonować bez zastrzeżeń, dlatego niezwykle istotne jest, aby móc kontrolować wszystko z jednego miejsca – wypróbuj OOS i przekonaj się, w jaki sposób usprawnimy działania Twoje i Twojej firmy.

OOS: Kontrola dostępu w obiekcie sportowym

Identyfikacja klientów i kontrola dostępu w obiektach sportowych to podstawowe działanie mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa, zautomatyzowanie obsługi klientów oraz optymalizację kosztów.

Dzięki zastosowaniu kontroli dostępu, jesteśmy w stanie zabezpieczyć obiekt oraz ograniczyć koszty pracy recepcji lub zmienić godziny otwarcia lokalu (nawet do pracy całodobowej).

W poniższym artykule przedstawimy rodzaje i zastosowanie bramek, akcesoria wspierające identyfikację oraz pokażemy, w jaki sposób wykorzystując kontrolę dostępu możesz zoptymalizować koszty prowadzonego biznesu.

 

Rodzaje i zastosowanie bramek

Bramka dwukierunkowa uchylna

 

Bramka uchylna automatycznie otwierająca się po naciśnięciu przycisku lub przyłożeniu karty dostępu. Głównym celem bramki  jest kontrolowanie kierunku ruchu, kontrola dostępu fitness klubów, basenów oraz placów zabaw. Po naciśnięciu przycisku lub odczytaniu karty dostępu zwalnia elektromagnes. Po przejściu bramka powraca na swoje miejsce.

 

Bramki obrotowe

Bramki obrotowe przeznaczone są do selekcji osób w miejscach o dużym natężeniu ruchu. Wykonane z reguły ze stali nierdzewnej, co czyni je idealnym do zastosowania w obiektach sportowych (kluby fitness, baseny, place zabaw), w których kontrola przepływu osób jest konieczna. Cechują się również  prostą konstrukcję i wysoką wytrzymałością eksploatacyjną.

 

Sensoryczne-rozsuwane

Wykorzystywane  do podwójnej identyfikacji. Posiadają dwa przejścia szklane. Bramka sensoryczna zaopatrzona jest w systemy identyfikacji, fotokomórki, sygnały alarmowe . W bramkach wykorzystywane są systemy identyfikacji: czytniki zbliżeniowe, czytniki na linie papilarne, czytniki kodów kreskowych.

 

Optymalizacja kosztów

Zastosowanie kontroli dostępu w obiekcie sportowym, oprócz względów bezpieczeństwa, pozwala również zmniejszyć koszty prowadzonej działalności.

 

Przykład:

Koszt bramki obrotowej waha się od 10 000 do 20 000 zł brutto za produkt (średnia wynikająca z rodzaju oraz jakości wykonania). Zakładając zakup dwóch bramek, całkowity koszt wyniesie ok. 40 000 zł brutto (w tym koszt montażu i integracja, zakup kart magnetycznych wraz z realizacją projektu graficznego).

Możemy tym samym ograniczyć godziny pracy recepcji lub wydłużyć godziny otwarcia lokalu (np. do całodobowego dostępu do lokalu).

Dotychczasowe godziny pracy recepcji w obiekcie sportowym: 06:00 – 22:00. Ruch w godzinach porannych oraz wieczornych jest miejszy w porównaniu do godzin popołudniowych (zajęcia fitness, treningi personalne, itp.)

Przy zmianie godzin pracy recepcji z godzin 06:00 do 22:00 na 08:00 do 20:00 zaoszczędzimy średnio 120 roboczogodzin w miesiącu. Przy średniej stawce 17 zł brutto za godzinę oszczędność wyniesie 2040 zł w skali miesiąca, co daje w skali roku kwotę niespełna 25 000 zł.

W przeciągu 2 lat produkt osiągniemy zwrot z poniesionej inwestycji.

Dodatkowo – wydłużając godziny otwarcia lokalu (np. dostęp całodobowy), zwrot z inwestycji będzie dużo szybszy. Przy sprzedaży dodatkowych 20 karnetów w cenie 79 zł brutto w skali miesiąca (osobom zainteresowanym dostępem w godzinach nocnych) dodatkowy przychód to 1580 zł brutto.

Sumarycznie oszczędność oraz przychód z karnetów wyniesie 3620 zł brutto w skali miesiąca. Co pozwoli dokonać zwrotu z inwestycji już w pierwszym roku od zakupu bramek obrotowych.

Wprowadzenie kontroli dostępu jest zatem świetnym sposobem na zwiększenie bezpieczeństwa w obiekcie sportowym przy jednoczesnej redukcji kosztów na przekroju 1-2 lat.

 

Akcesoria wspierające kontrolę dostępu

Produktami uzupełniającymi prawidłowe funkcjonowanie kontroli dostępu są:

  • karty magnetyczne oraz czytniki,
  • opaski silikonowe,
  • zegarki (zapinane na rzepy lub silikonowe)

Wyżej wymienione akcesoria wspierają obsługę klienta – przyspieszają proces identyfikacji. Dodatkowo pozwalają kontrolować posiadane usługi oraz służą do naliczania minutowego oraz rozliczania wizyty w obiekcie.

Mogą posłużyć również jako dostęp do szafki w przebieralni – klienci oraz właściciele lokali nie muszą inwestować w innego rodzaju rozwiązania (kłódki, zamki, itp.)

Karty magnetyczne możemy zaprojektować wedle własnego uznania – będą naszą wizytówką i formą promocji, którą przeprowadzą nasi klienci pokazując swoim znajomym ładnie zaprojektowaną kartę.

 

 

Kontrola dostępu – oszczędność, bezpieczeństwo oraz skuteczniejsza obsługa klientów

 

Wprowadzając kontrolę dostępu w swoim obiekcie sportowym optymalizujesz trzy obszary prowadzonego biznesu.

Przede wszystkim gwarantujesz większe bezpieczeństwo – zarówno swoim pracownikom, jak i klientom uczęszczającym do obiektu.

Po drugie – w perspektywie długofalowej – wykorzystanie bramek zmniejsza koszty prowadzonej działalności, zaoszczędzone środki możesz przeznaczyć na pozyskanie nowym klientów.

Finalnie klienci również odczują pozytywne skutki kontroli dostępu. Ich identyfikacja oraz sprzedać będzie szybsza, dzięki wykorzystaniu akcesoriów.

 

RODO – dane osobowe w obiekcie sportowym

Świadczenie usług w branży sportowej wiąże się z przestrzeganiem zasad wynikających z rozporządzenia o ochronie danych osobowych.

W poniższym artykule przedstawimy wytyczne wynikające z rozporządzenia oraz rozwiązania zastosowane w oprogramowaniu OOS wspierające przestrzeganie norm wynikających z RODO.

Czym jest RODO?

RODO to akt prawny regulujący system ochrony danych osobowych na terytorium Unii Europejskiej, czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1), określane w skrócie akronimem RODO lub z angielskiego GDPR (General Data Protection Regulation).

RODO obejmuje wszystkich, którzy w jakikolwiek sposób przetwarzają dane osobowe osób fizycznych, poza wyjątkami dotyczącymi m.in. osób fizycznych przetwarzających dane osobowe w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze (np. osobisty notes z numerami telefonów), czy organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości.  

Kary finansowe

Niedostosowanie się przez kluby fitness oraz inne obiekty sportowe do przepisów RODO jak i późniejsze ich niestosowanie będzie wiązało się dotkliwymi konsekwencjami finansowymi i cywilnoprawnymi:

  • kary nawet do 20.000.000 EURO lub 4% rocznego światowego obrotu, w zależności od tego, która kara jest dotkliwsza,
  • klient, która poniesie jakąkolwiek szkodę w wyniku naruszenia przepisów RODO przez klub fitness lub obiekt sportowy przetwarzający jego dane osobowe, będzie miał prawo do żądania odszkodowania.

RODO – wsparcie oprogramowania OOS

Podczas sprzedaży karnetu możemy wymagać od klienta podania jedynie niezbędnych informacji. Wszystkie nadprogramowe dane są uzyskane bezprawnie i trzeba je natychmiast usunąć. W regulaminie i umowie zawrzeć musimy cel przetwarzania danych – jeśli nie uzyskamy więc na to zgody,  nie wolno nam przekazywać danych podmiotom z zewnątrz itd.

Dodatkowo należy poinformować klientów o tym, jakie dane przetwarzamy i w jakim celu. Muszą być świadomi, co dzieje się z ich danymi oraz w jaki sposób mogą zgodę na przetwarzanie cofnąć. Wycofanie zgody ma to być tak samo proste jak wyrażenie jej. Obowiązkowe jest również udostępnienie informacji o administratorze danych.

W oprogramowaniu OOS umożliwiamy tworzenie i generowanie pliku, który na podstawie danych wprowadzonych w momencie sprzedaży karnetu/biletu oraz wyrażeniu zgody marketingowej przez klienta pozwala wydrukować imienny dokument do podpisu. Jako administrator danych Twoich klientów, w każdej chwili masz do nich dostęp. Zapewnia to bezpieczeństwo i możliwość inwentaryzowania danych osobowych.

Jest to działanie niezbędne w momencie wprowadzenia RODO – firmy muszą posiadać fizyczną zgodę klienta na przetwarzanie danych i wykorzystanie działań marketingowych.

OOS – oprogramowanie, które wspiera prowadzenie Twojego obiektu sportowego

Tworząc OOS mieliśmy przede wszystkim na uwadze komfort użytkowania oraz wybór funkcjonalności, które spełnią oczekiwania naszych klientów.

System powinien być przyjazny i intuicyjny, jednocześnie powinien posiadać wszystkie niezbędne funkcjonalności dopasowane do obiektu sportowego, którym zarządzasz.

Podchodzimy do współpracy z naszymi klientami na zasadach partnerskich – elastyczny sposób zakupu produktu i dalszego użytkowania, darmowa prezentacja, czy wsparcie techniczne to działania, które oferujemy, aby nasi odbiorcy byli zadowoleni ze świadczonych usług na każdym etapie współpracy.

W poniższym artykule przedstawimy nasze podejście do współpracy z klientem oraz nowości wdrożone do oprogramowania OOS.

Darmowa demonstracja produktu

Przed dokonaniem zakupu oferujemy darmową, niezobowiązującą demonstrację naszego oprogramowania.

Podczas rozmowy udzielamy informacji na temat kompatybilności, sposobu działania systemu oraz prezentujemy wszystkie funkcjonalności niezbędne w codziennej pracy Twojego obiektu sportowego.

Testowo uruchamiamy systemu na Twoim komputerze, tak abyś mógł samemu je sprawdzić i odpowiedzieć na pytanie – czy jest to opcja idealna dla mnie i w pełni zaspokaja moje potrzeby związane z prowadzeniem klubu fitness, basenu, czy placu zabaw.

Brak umów długoterminowych

Wychodzimy z założenia, że biznes bywa nieprzewidywalny, dlatego nie chcemy zmuszać klientów do podpisywania długoterminowych umów.

Proponujemy naszym odbiorcom bezterminowe korzystanie z oprogramowania, z jednomiesięcznym okresem rezygnacji. Nie musisz martwić się o ewentualne koszty, przy zmianie branży, czy chęci zmiany oprogramowania.

Wielu dostawców oferuje tańsze pakiety przy umowach długoterminowych (np. 12-miesięcznych), chcąc jednak zrezygnować z dostawcy, musimy liczyć się z wysokimi kosztami zerwania umowy, bądź pokrycia kosztu wynikającego z pozostałego okresu zobowiązania.

Dostęp i ochrona bazy danych

Dostawcy oprogramowania dla obiektów sportowych, w większości przypadków przechowują dane na swoich serwerach. W dodatku tylko przez określony czas – nie mamy dostępu do danych historycznych.

OOS oddaje dostęp do bazy danych klientowi, który ma cały czas do nich dostęp. Wszystkie Twoje dane będą przechowywane tylko i wyłącznie na Twoim komputerze. Nikt z zewnątrz, nawet my, nie będziemy mieli do nich dostępu.

Działanie takie jest gwarancją ochrony przed niepożądanymi działaniami osób postronnych oraz pozwala wykluczyć problem dostępu do bazy danych w przypadku problemu z serwerami.

Grupowanie klientów – kampania SMS oraz mailing

Już w najbliższym czasie zaoferujemy kolejną funkcjonalność jaką jest grupowanie klientów. Z pozoru prosta i nie wnosząca dużej wartości. Jednak posiadanie wiedzy na temat urodzin klubowiczów, źródła ich pozyskania, czy najchętniej wybieranych produktów pozwala podnieść jakość świadczonych usług, czy zwiększyć sprzedaż.

Po utworzeniu grup klientów możesz wykorzystać kampanię mailingową lub SMS w celu podniesienia sprzedaży produktów (informując klientów, którzy chętnie dokonują zakupu z baru/recepcji, o promocjach czy nowościach).

Dodatkowo możesz wykorzystać zebrane informacje o klientach, którym kończą się karnety – o nadchodzących promocjach lub po prostu, wysłać przypomnienie o wygaśnięciu członkostwa i zachęceniu go do powrotu na siłownię / basen.

Wykorzystaj potencjał OOS i prowadź swój biznes kompleksowo

Udostępnione w ostatnim czasie funkcjonalności, pozwalają usprawnić prowadzenie obiektu sportowego, a nasza polityka daje poczucie bezpieczeństwa.

Nie musisz wiązać się z nami długoterminową umową, dodatkowo przeprowadzamy darmową prezentację produktu, a po decyzji zakupowej jesteśmy do Twojej dyspozycji – zarówno w momencie wdrożenia i konfiguracji, jak i w późniejszych etapach – wsparcie techniczne.

Planowanie i optymalizacja kosztów w klubie fitness

Comiesięczna analiza zestawienia rachunków zysków i strat (P&L) ma kluczowe znaczenie w kontekście zapewnienia dobrej sytuacji finansowej klubu fitness. Przedstawia w przekrojowy sposób aktualną sytuację przedsiębiorstwa, dzięki czemu możemy podejmować działania mające na celu zwiększenie przychodu lub optymalizację kosztów.

Niezależnie od tego, jakiej wielkości biznes prowadzimy, czy jest to duży klub fitness, czy studio jogi lub box crossfitowy, stworzenie i comiesięczna analiza zestawienia P&L może dostarczać nam informacji, dzięki którym zwiększymy zysk wynikający z prowadzonej działalności.

Zestawienie P&L

P&L jest elementem sprawozdania finansowego, dzięki któremu posiadamy wiedzę dotyczącą sytuacji finansowej klubu fitness. Dzięki analizie zestawienia zysków i strat możemy zaplanować wydatki i przychód na kilka miesięcy do przodu na podstawie konkretnych danych i prognoz wynikających z charakterystyki prowadzonego biznesu.

Obszary, które powinien zawierać rachunek zysków i strat:

  • liczba karnetów na początku i końcu miesiąca
  • przychód ze sprzedaży karnetów,
  • przychód ze sprzedaży produktów i pozostałych usług,
  • koszt własny sprzedaży, personelu oraz wynajmu lokalu,
  • koszty marketingowe,
  • pozostałe koszty (nieprzewidziane wydatki, koszty związane z remontem, zakupem sprzętu poniżej wartości amortyzacyjnej, koszty usług – firma sprzątająca, serwis sprzętu),
  • amortyzacja sprzętu,
  • EBITDA (zysk operacyjny przed poniesionymi kosztami amortyzacji),
  • EBITA (zysk operacyjny po poniesionych kosztach amortyzacji).

Przykładowe zestawienie Profit&Loss

 

Prognozowanie i optymalizacja kosztów

Na podstawie przykładowego zestawienia zysków i strat możemy zaobserwować pewne trendy panujące w branży fitness oraz zaplanować działania, które w nadchodzącym roku będą miały bezpośredni wpływ na przychód i koszty wynikające z prowadzonego biznesu.

Members (członkostwa)

Wyróżniamy dwa okresy w ciągu roku, kiedy następuje nagły wzrost liczby klubowiczów: początek roku oraz okres powakacyjny.

Na załączonym przykładzie jest to widoczne – liczba karnetów znacząco rośnie w okresie od stycznia do marca, przy jednoczesnej znikomej rezygnacji dotychczasowych klientów, dzięki czemu przychód z członkostw jest duży i pozwala przekroczyć próg rentowności.

Następnie obserwujemy duży spadek liczby karnetów ze względu na okres letni: czas urlopów, wakacji, klienci chętniej wybierają bieganie i jazdę rowerową na świeżym powietrzu. Jest to naturalne zjawisko – jednak przy zbudowaniu odpowiednio dużej bazy klientów w pierwszym kwartale, możemy w miarę bezboleśnie przejść przez okres, kiedy stosunek nowych klientów, do osób rezygnujących jest ujemny.

Gross Profit (zysk brutto)

Gross Profit jest zyskiem wynikającym ze sprzedaży karnetów, usług i produktów typu retail (batony proteinowe, woda, napoje izotoniczne, gadżety firmowe) pomniejszonym o koszt pozyskani sprzedawanego towaru.

W tym przypadku możemy zaobserwować stosunkowo niski zysk ze sprzedaży produktów z recepcji. Warto zastanowić się nad ograniczeniem nowych zamówień i generowaniem dodatkowych kosztów i przeanalizować ceny lub stworzyć promocje, mające na celu zwiększenie produktów retail.

OPEX (wydatki operacyjne)

Analiza i podjęcie konkretnych działań, w oparciu o wydatki operacyjne w wielu przypadkach ma ogromny wpływ na osiągnięcie rentowności klubu fitness.

Na podstawie zaprezentowanego zestawienia możemy wyciągnąć kilka wniosków, które będą miały przełożenie w przyszłości:

  • Koszt personelu – jest podobny na przekroju całego roku. Warto przeanalizować ilość i godziny wizyt w klubie fitness w okresie letnim. Jeżeli korzystamy z kontroli dostępu (bramki wejściowe), nie ma sensu generować koszt personelu, kiedy to liczba wizyt jest niska i warto zmienić na przykład godziny pracy recepcji z 06:00 – 22:00 na 08:00 – 20:00 w tygodniu i 10:00 – 18:00 w weekendy. Tym samym oszczędzamy ok. 140 roboczogodzin w skali miesiąca. W koszt personelu wliczone są również godziny pracy instruktorów fitness – wraz ze spadkiem liczby klientów w okresie letnim, spada również frekwencja zajęć fitness. Warto przeanalizować popularne zajęcia, które cieszą się zainteresowaniem i pozbyć się tych, które nie przynoszą zysku. Rezygnacja nawet z 20 godzin miesięcznie ma duże przełożenie w kosztach personelu.
  • Koszt marketingu – również możemy zaobserwować duże wydatki w skali całego roku. Warto przeanalizować zwrot z inwestycji z każdej realizowanej kampanii i skupić się tylko na tych, które rzeczywiście przynoszą zakładane efekty. O marketingu w obiektach sportowych pisaliśmy tutaj: Skuteczny marketing obiektu sportowego – OOS
  • Other Operating Expense – analizując pozostałe wydatki operacyjne, należy przyjrzeć się kosztom wynikającym z usług sprzątania. Jeżeli korzystamy z firmy zewnętrznej, warto zastanowić się nad zrezygnowaniem z ich usług i zatrudnieniem personelu bezpośrednie u siebie w firmie, co pozwala zaoszczędzić nawet do 30% wydatków z tym związanych.

Planowanie i optymalizacja kosztów

Na podstawie zestawienia zysków i strat jesteśmy w stanie obniżyć koszty prowadzonej działalności i zwiększyć przychód, co za tym idzie zarabiać więcej pieniędzy.

W końcu celem prowadzenia firmy jest zarabianie pieniędzy.

Zestawienie zysków i strat kompleksowo przedstawia sytuację finansową klubu fitness. Tworząc P&L możemy wykorzystać raporty finansowe dostępne w systemach do zarządzania obiektami sportowymi.

Jak zatrzymać klientów w klubie fitness na dłużej?

W dobie atrakcyjnych ofert cenowych, braku długoterminowych umów i konkurencyjnego wyposażenia, trudno zatrzymać u siebie klientów na dłużej. Wielu z nich migruje z jednego klubu fitness, do drugiego, nie przywiązując się do miejsca, czy osób, które współtworzą społeczność.

W jaki sposób możemy wpłynąć na wydłużenie cyklu życia klienta? W poniższym artykule przedstawię 5 praktyk, które pozwalają skutecznie zatrzymać klubowiczów na dłuższy okres czasu w naszym klubie i wpływają na polecenie naszej marki, jako tej, która charakteryzuje się profesjonalnym podejściem i najwyżej jakości świadczonymi usługami.

Wykwalifikowany personel

Pracownicy są największą wartością w firmie. To oni mają bezpośredni kontakt z klientem i to oni są wartością dodaną klubu fitness w okresie, kiedy podaż jest bardzo duża i trudno być konkurencyjnym. Wykwalifikowany personel jest kluczem i podstawą prawidłowego funkcjonowania klubu fitness.

Począwszy od pracowników obsługi klienta, którzy są w stanie zbadać potrzeby klientów i dobrać odpowiednią ofertę lub dosprzedać produkty, ale również potrafią zadbać o dobrą atmosferę w klubie fitness. Jest to istotne z punktu widzenia postrzegania marki przez odbiorców.

Instruktorzy fitness i trenerzy personalni mogą w znaczący sposób wydłużyć cykl życia klienta, a w wielu przypadkach to właśnie dzięki swojej renomie pozyskują nowych klubowiczów i wypływają na przywiązanie klientów do jednego miejsca/marki.

Lokalizacja klubu i godziny otwarcia

Według badań ważnym aspektem wyboru klubu fitness jest jego lokalizacja i godziny otwarcia. Dobrze zdefiniowana grupa odbiorców może nakreślić charakter klubu i jego funkcjonowanie.

Bardzo dobrze sprawdzają się klubu czynne całodobowo. Nie musi być to fanaberia i generowanie dodatkowych kosztów wynikających z dodatkowo zatrudnionego personelu, ponieważ wielu dostawców bramek wejściowych i systemów oferuje rozwiązania, które zapewniają bezobsługowe działanie obiektów.

Początkowy koszt jest stosunkowo duży, jednak z czasem następuje zwrot z inwestycji i docelowo takie rozwiązanie jest korzystniejsze z perspektywy finansowej.

 

 

Kompleksowe wyposażenie

Kluby fitness powinny być różnorodne i nie powinny ograniczać się tylko do podstawowych stref treningu. Coraz więcej klientów w sposób różnorodny wykonuje trening, dlatego ważne jest, aby w klubie znalazły się oprócz klasycznej strefy cardio, czy strefy maszyn i wolnych ciężarów:

  • strefa do zajęć Crossfit,
  • strefa strechingu i mobility,
  • strefa TRX,
  • sauna,
  • indoor cycling,

Zapewni to oprócz pozytywnej, ogólnej oceny klubu dotarcie do szerszego grona odbiorców, a co za tym idzie, większą sprzedaż karnetów i usług.

Atrakcyjna oferta zajęć fitness

Jak wynika z badań, w roku 2019 zajęcia fitness będą przeżywać renesans. Klienci coraz chętniej korzystają z zajęć grupowych, ze względu na wygodę (brak konieczności posiadania wiedzy na temat konkretnych ćwiczeń), ale również ze względu na efekty (motywacja grupowa, profesjonalny personel).

Wielu klientów traktuje zajęcia fitness, jako tańszą alternatywę treningów personalnych. W końcu praktycznie każdy oferuje dostęp do zajęć grupowych w cenie zakupionego karnetu, a oprócz szerokiej oferty, dostajemy również profesjonalnego instruktora, dzięki któremu w niedługim czasie jesteśmy w stanie osiągnąć założone cele.

Warto zadbać o różnorodność zajęć fitness, pamiętając zarówno o porannych, jak i popołudniowych blokach zajęć. Sprawdza się łączenie zajęć siłowych lub siłowo-wytrzymałościowych z zajęciami mentalnymi.

Przykład:

18:00 – 19:00 – trening obwodowy / full body workout

19:00 – 19:30 – mobility / stretching

Część osób z chęcią zostaje na dwóch zajęciach w bloku, jeżeli są one ze sobą logicznie połączone.

Warto zadbać o atrakcyjność oferty i zróżnicowany personel, tak aby umożliwić swobodny wybór klientowi. O ile charakter konkretnych zajęć jest podobny w wielu klubach, o tyle istotny jest personel. To instruktorzy i trenerzy są kluczowym aspektem wyboru zajęć przez klubowiczów i to oni wpływają na zainteresowanie i frekwencję na zajęciach.

 

 

User Experience

Klubowicze współtworzą klub fitness i to oni zapewniają przychód i możliwość rozwoju przedsiębiorstwa. Należy zadbać nie tylko o dobre relacje z klientami, ale również o zebranie informacji zwrotnej i wdrożenie niektórych zaleceń, aby spełniać potrzeby klientów i podnieść jakość oferowanych usług.

Postrzeganie klubu fitness z perspektywy personelu może być odmienne, w porównaniu z klubowiczami. Dobrą praktyką jest tworzenie ankiet dla klientów, w których to klubowicze mogą wyrazić swoje zadowolenie, ale również obszary, które uważają za niedostatecznie dobre, wymagające poprawy. Czasami problemem są tak prozaiczne sprawy, jak brak wieszaków na ręcznik pod prysznicem, brak wystarczającej ilość mat do treningu, czy sugestie dotyczące wprowadzenia nowych zajęć fitness.

Działanie takie pozwala niewielkim nakładem finansowym poprawić jakość oferowanych usług, klubowicze czują się docenieni i mają świadomość współtworzenia społeczności klubu fitness, co przekłada się na wydłużenie ich cyklu życia klienta.

Pamiętaj o obecnych klientach – to oni współtworzą Twój klub fitness

W obecnym podejściu klubów fitness można zaobserwować nieustającą walkę o nowych klientów. Zapominają one o osobach, które już pozyskali i są ich aktywnymi użytkownikami.

Warto skupić się w takiej samej mierze na pozyskaniu nowych użytkowników, jak i na działaniach, które pozwolą zatrzymać obecnych na długi okres czasu, bez obawy o wysoki współczynnik churn rate (rezygnacji z karnetów).

Prognoza trendów fitness w 2019 roku

Zbliża się koniec pierwszego kwartału 2019 roku. Oznacza to, ukierunkowanie trendów w branży fitness na nadchodzący rok. Sprawdzają się długofalowe prognozy, które dotyczą zwiększenia się zainteresowania mniejszymi, butikowymi klubami fitness i siłowniami oraz wzrostu popularność zajęć grupowych i treningów indywidualnych pod okiem wykwalifikowanych trenerów.

Według specjalistów ds. fitness, którzy wzięli udział w badaniu American College of Sports Medicine, do najważniejszych trendów w roku 2019 zaliczymy:

Zajęcia grupowe

Trening w grupie przeżywa renesans. Klienci coraz chętniej wybierają tę formę treningu. Wyróżniamy trzy rodzaje zajęć grupowych:

  • siłowe,
  • siłowo-wytrzymałościowe,
  • mentalne.

Każda z tych grup ma do zaoferowania formy treningu pozwalające każdemu klientowi realizować swoje cele, zapewniając przy tym odpowiednią rozrywkę, którą nie doprowadza do monotonii treningi i szybkiego zniechęcenia.

Dużą popularnością cieszą się zajęcia o krótkie, o dużej intensywności, takie jak HIIT, Tabata, Indoor Cycling, czy Crossfit. Szybko przynoszą zakładane efekty, jednocześnie trwają nie więcej niż 30-45 min.

Zajęcia grupowe pozwalają utrzymać motywację na odpowiednio wysokim poziomie, uczestnicy tworzą swoistą wspólnotę, co przekłada się na ich dłuższy cykl życia, jako klienta.

 

 

Siłownie butikowe

Po okresie bardzo dużego zainteresowania sieciowymi klubami fitness, stopniowo następuje trend przejścia z dużych siłowni na mniejsze, kameralne obiekty. Wynika to z chęci wykonywania treningu w bardziej komfortowych warunkach.

Dzięki obniżeniu cen sprzętu przez dostawców, małe lokale zapewniają konkurencyjne warunki do treningu.

Dodatkowo klienci chętnie wybierają lokale proponujące konkretne rodzaje treningu, czy zajęć fitness:

  • studia jogi,
  • boxy crossfitowe,
  • kluby fitness dla kobiet,
  • studia treningu personalnego.

Co prawda ceny karnetów są wyższe, w porównaniu do sieciowych siłowni, jednak potencjalni klienci są w stanie zapłacić więcej, jeżeli jakość oferowanych usług jest na najwyższym poziomie, a lokalizacja i godziny otwarcia spełniają ich oczekiwania.

Joga

Popularność jogi z roku na rok rośnie, coraz częściej wzorujemy się na kulturze zachodniej – odchodząc od podstaw jogi (medytacji, gongów), traktując jogę, jako zajęcia mające na celu modelować naszą sylwetkę, poprawić samopoczucie.

Dodatkowo joga pozwala odpocząć od życia w ciągłym pośpiechu i stresie. W wielu przypadkach łączy się jogę z mindfulness.

Studia jogi i instruktorzy tworzą nowe odmiany jogi, odchodząc od klasycznych zajęć Hatha Yoga, czy Ashtanga Yoga. Coraz popularniejsze stają się odmiany Power Yogi, Aerial Yogi, czy nawet Beer Yogi, gdzie podczas wykonywania asan, spożywa się piwo.

 

 

Monitorowanie postępów treningowych

Trend zaobserwowany i przenoszony od profesjonalnych sportowców. Coraz większa oferta sprzętu technologicznego pozwalającego mierzyć efekty treningowe, przy jednoczesnej atrakcyjności cen, pozwala monitorować przeróżne aspekty efektów treningowych przez każdego z nas.

Monitorowanie pracy serca, wydolności i kondycji to niektóre z możliwych do kontroli wyników. Dzięki wykorzystaniu technologii łatwiej planować i realizować cele, mogąc odnosić się do konkretnych przykładów i założeń, które można zmierzyć.

Aktywny senior

Jak wynika z badań, z roku na rok, społeczeństwo się starzeje. Jednocześnie zwiększa się świadomość na temat zdrowia fizycznego. Dlatego coraz więcej osób w wieku seniora korzysta z klubów fitness.

Wybierają zajęcia grupowe – część klubów fitness proponuje w swoim grafiku zajęcia skierowane do osób starszych np. “aktywny senior”. Intensywności i obciążenia treningowe dostosowane są do możliwości osób biorących w nich udział. Jednocześnie budują społeczność, uczestnicy nie muszą wstydzić się swojego wieku, gdyż otaczają się rówieśnikami.

Dodatkowo seniorzy chętnie korzystają ze stref cardio – rowery pionowe i poziome, bieżnie, czy orbitreki to sprzęt najczęściej wybierany przez osoby starsze. Niewielka nawet dawka aktywności fizycznej pozwala utrzymać ciało i umysł w dobrej formie.

 

 

Treningi personalne

Treningi personalne nie są już tylko wyborem dostępnym dla osób zamożnych. Z miesiąca, na miesiąc przybywa na rynku coraz więcej wykwalifikowanych trenerów, a przez bardzo dużą podaż spadła cena oferowanych pakietów.

Dla osób, które nie wiedzą, jak rozpocząć przygodę z siłownią, potrzebują konsultacji dietetycznych, czy po prostu chcę w krótszym czasie osiągnąć zakładane cele, wybór usług trenera personalnego staje się oczywisty. Zajęcia pod nadzorem wykwalifikowanego trenera są bardziej efektywne, a osoba pod której okiem realizujemy plan, jest naszym sprzymierzeńcem i motywatorem.

Bądź na bieżąco i monitoruj rynek

Podążanie za panującymi trendami może okazać się dobrą praktyką w drodze do pozyskania nowych klientów.

Warto monitorować rynek fitness, przeglądać portale branżowe, inspirować się dobrymi praktykami konkurencji. Dodatkowo, w wielu przypadkach, wdrożenie panujących trendów nie musi być czasochłonne i drogie. Nieduże zmiany w grafiku fitness, czy zatrudnienie dodatkowych trenerów personalnych, może w krótkiej perspektywie poprawić osiągane wyniki finansowe siłowni.

Planowanie i realizacja kampanii promocyjnej w klubie fitness

W klubie fitness wyróżniamy dwa okresy szybkiego wzrostu liczby klubowiczów w trakcie roku. Początek pierwszego kwartału (postanowienie noworoczne, które w znacznej części dotyczą poprawy sylwetki i zdrowia) oraz przełom 3 i 4 kwartału – powrót na siłownię po okresie wakacyjno-urlopowym. Dodatkowo pogarszają się warunki atmosferyczne, uniemożliwiające trening outdoor.

Kluby fitness powinny przygotować kampanię marketingową, która wyróżni się na tle konkurencji, trafi do jak największej grupy docelowej i pozwoli zmaksymalizować ilość nowych klientów, poprzez perfekcyjnie przygotowaną i zrealizowaną kampanię.

W artykule przedstawimy działania, które wspierają planowanie, realizowanie i analizę działań związanych z pozyskaniem nowych klientów w kluczowych momentach roku, pozwalających generować długofalowe zyski i zbudować bazę klubowiczów, dzięki którym firma będzie rentowna, nawet w tzw. martwym sezonie.

Struktura promocji i docelowa grupa odbiorców

W pierwszej kolejności należy zdefiniować model promocji i grupę odbiorców, do której chcemy dotrzeć, tak środki finansowe i poświęcony czas, przyniosły zakładany efekt.

Celem kampanii jest zbudowanie bazy klientów, którzy długoterminowo będą generować zyski dla klubu (średni cykl życia klienta, w klubie fitness wynosi 7-9 miesięcy).

Z klubów fitness w okresie noworocznym i okresie powakacyjnym chętnie korzystają osoby młode, z przedziału wiekowego 18-25 lat. Warto skupić się na tej grupie odbiorców – duża liczba kanałów komunikacji i niskie koszty pozyskania klientów, są w tym przypadku kluczowe.

Zdefiniowanie celu ilościowego

Określenie ilości klubowiczów, którzy pozwolą osiągnąć próg rentowności dla klubu fitness, będzie punktem odniesienia do założeń kampanii promocyjnej.

 

 

Break Even Point (próg rentowności) – określa, jaką ilość karnetów musimy sprzedać, aby pokryć wszystkie koszty stałe.

Przykład:

Koszty stałe klubu fitness wynoszą 30 000 zł / miesięcznie. Przychód ze sprzedaży produktów typu retail (odżywki, napoje, gadżety), wynosi 5 000 zł / miesięcznie. Zysk netto z jednego karnetu promocyjnego wynosi 50 zł netto.

BEP = (30 000 – 5 000) / 50 = 500 karnetów

Oznacza to, że aby pokryć wszystkie koszty w klubie, należy sprzedać 500 karnetów. Każde kolejne członkostwo będzie generować zysk netto dla przedsiębiorstwa.

Strategia kampanii marketingowej

Kolejnym krokiem może być przygotowanie precyzyjnej strategii kampanii marketingowej. W tym przypadku warto wykorzystać model Lean Canvas tzw. modelu biznesowego na kartce papieru A4.

W jednym miejscu gromadzimy wszystkie aspekty kampanii, mogąc zdefiniować poszczególne założenia, możliwości i zagrożenia płynące z planowanych działań.

 

 

  1. Problem – określamy 1-3 problemów, jakie napotykają naszych klientów, w związku z korzystaniem z klubów fitness (wysoka cena karnetów, brak czasu na trening, długoterminowe umowy).
  2. Segment klientów – definiujemy grupę odbiorców naszej kampanii, im bardziej szczegółowo określimy potencjalnych klientów, tym łatwiej dobrać odpowiednie działania w obszarze dystrybucji i rozwiązania problemu.
  3. Unikalna propozycja sprzedaży – działania, które wyróżnią nas na tle konkurencji (np. klub fitness czynny 24h / dobę)
  4. Rozwiązanie – odpowiedź na obszar problemu i segmentu klientów (model karnetów na czas nieokreślony, dostęp do wielu lokalizacji)
  5. Kanał dystrybucji – określa sposób dotarcia do klientów (strona www, newsletter, social media, banery, plakaty, ulotki, miejsca w których skupienie grupy odbiorców jest największe).
  6. Struktura kosztów – sumarycznie zebrane koszty kampanii marketingowej (przeznaczenie budżetu na promocję w mediach społecznościowych, projekt ulotek i plakatów, druk i dystrybucja, itp.)
  7. Źródło przychodu – w tym przypadku będą to zakupione karnety przez nowych klientów.
  8. Wskaźniki – należy zdefiniować jakie oraz w jaki sposób zostaną zmierzone efekty kampanii marketingowej (możemy wykorzystać narzędzia analizy danych jak Google Analytics, Google Search Console, Mailchimp, ankiety dla nowych klientów).
  9. Nieuczciwa przewaga – jest to odpowiedź na pytanie “co oferujemy, czego nie może skopiować/kupić konkurencja”. Może to być lokalizacja klubu fitness, partnerzy biznesowi, oferowane usługi.

Harmonogram realizacji kampanii marketingowej

Kolejnym działaniem, po przygotowaniu strategii, jest osadzenie działań w czasie, poprzez stworzenie harmonogramu.

Wykorzystamy narzędzie jakim jest wykres Gantta, który można stworzyć w arkuszu kalkulacyjnym. W jednym miejscu mamy zebrane wszystkie działania, czas i okres ich realizacji – chronologicznie, wiedząc jakie kroki należy podjąć, jeden po drugim.

 

 

Osadzenie działań w czasie pozwala kontrolować każdy etap kampanii promocyjnej oraz weryfikować realizację działań w poszczególnych obszarach.

Delegowanie zadań

Działaniem, które pozwala efektywniej realizować kampanie promocyjne, jest delegowanie zadań dla swoich pracowników. Realizacja kampanii marketingowej jest dużym przedsięwzięciem, które bardzo trudno przeprowadzić w pojedynkę.

Przy dobrze zaplanowanym harmonogramie nie powinny wystąpić opóźnienia w realizacji zadań, a jakość ich wykonania będzie na najwyższym poziomie.

Warto przygotować szczegółowy plan działań, tak aby pracownicy wiedzieli doskonale, kto i za co jest odpowiedzialny i w jaki sposób będzie rozliczany.

Analiza wyników kampanii promocyjnej

Ostatnim działaniem jest analiza osiągniętych wyników. Pozwoli ona w przyszłości uniknąć błędów lub wyeliminować działania nieskuteczne, które pochłaniają czas lub przeznaczone fundusze.

Analiza powinna zostać podzielona na kanały komunikacyjne oraz ich wydatki. Jeżeli zwrot z inwestycji (ROI) wynosi > 1, oznacza to skutecznie działanie.

 

 

Przykład:

W trakcie kampanii marketingowej przygotowaliśmy 500 ulotek promocyjnych. Koszt projektu, produkcji i dystrybucji wyniósł 800 zł. Dzięki temu pozyskaliśmy 40 nowych klubowiczów (zysk netto z karnetu wynosi 50 zł). W tym przypadku ROI wynosi 1,5, dlatego warto w następnej kampanii wykorzystać ulotki w celach promocyjnych.

Planuj i realizuj skuteczne kampanie promocyjne

Będąc właścicielem klubu fitness, warto wykorzystać dwa okresy w trakcie roku, które pozwolą zapewnić przychód z karnetów, nawet w okresie spadku, tzw. martwym sezonie. Warto przygotować i zmaksymalizować działania promocyjne na początku roku kalendarzowego i w okresie powakacyjnym.

Przygotowując kampanię, należy zdefiniować strukturę promocji oraz grupę odbiorców, przygotować strategię i harmonogram działań oraz oddelegować zadania, które mogą zrealizować nasi podopieczni.

Po przeprowadzeniu kampanii analiza podjętych działań i osiągniętych wyników pozwoli zoptymalizować kolejne promocje w naszym klubie.