Planowanie i optymalizacja kosztów w klubie fitness

Spis treści:

• Zestawienie P&L
• Przykładowe zestawienie Profit&Loss
• Prognozowanie i optymalizacja kosztów
• Members (członkostwa)
• Gross Profit (zysk brutto)
• OPEX (wydatki operacyjne)
• Planowanie i optymalizacja kosztów

Comiesięczna analiza zestawienia rachunków zysków i strat (P&L) ma kluczowe znaczenie w kontekście zapewnienia dobrej sytuacji finansowej klubu fitness. Przedstawia w przekrojowy sposób aktualną sytuację przedsiębiorstwa, dzięki czemu możemy podejmować działania mające na celu zwiększenie przychodu lub optymalizację kosztów.

Niezależnie od tego, jakiej wielkości biznes prowadzimy, czy jest to duży klub fitness, czy studio jogi lub box crossfitowy, stworzenie i comiesięczna analiza zestawienia P&L może dostarczać nam informacji, dzięki którym zwiększymy zysk wynikający z prowadzonej działalności.

Zestawienie P&L

P&L jest elementem sprawozdania finansowego, dzięki któremu posiadamy wiedzę dotyczącą sytuacji finansowej klubu fitness. Dzięki analizie zestawienia zysków i strat możemy zaplanować wydatki i przychód na kilka miesięcy do przodu na podstawie konkretnych danych i prognoz wynikających z charakterystyki prowadzonego biznesu.

Obszary, które powinien zawierać rachunek zysków i strat:

• liczba karnetów na początku i końcu miesiąca
• przychód ze sprzedaży karnetów,
• przychód ze sprzedaży produktów i pozostałych usług,
• koszt własny sprzedaży, personelu oraz wynajmu lokalu,
• koszty marketingowe,
• pozostałe koszty (nieprzewidziane wydatki, koszty związane z remontem, zakupem sprzętu poniżej wartości amortyzacyjnej, koszty usług – firma sprzątająca, serwis sprzętu),
• amortyzacja sprzętu,
• EBITDA (zysk operacyjny przed poniesionymi kosztami amortyzacji),
• EBITA (zysk operacyjny po poniesionych kosztach amortyzacji).

Przykładowe zestawienie Profit&Loss

Prognozowanie i optymalizacja kosztów

Na podstawie przykładowego zestawienia zysków i strat możemy zaobserwować pewne trendy panujące w branży fitness oraz zaplanować działania, które w nadchodzącym roku będą miały bezpośredni wpływ na przychód i koszty wynikające z prowadzonego biznesu.

Members (członkostwa)

Wyróżniamy dwa okresy w ciągu roku, kiedy następuje nagły wzrost liczby klubowiczów: początek roku oraz okres powakacyjny.

Na załączonym przykładzie jest to widoczne – liczba karnetów znacząco rośnie w okresie od stycznia do marca, przy jednoczesnej znikomej rezygnacji dotychczasowych klientów, dzięki czemu przychód z członkostw jest duży i pozwala przekroczyć próg rentowności.

Następnie obserwujemy duży spadek liczby karnetów ze względu na okres letni: czas urlopów, wakacji, klienci chętniej wybierają bieganie i jazdę rowerową na świeżym powietrzu. Jest to naturalne zjawisko – jednak przy zbudowaniu odpowiednio dużej bazy klientów w pierwszym kwartale, możemy w miarę bezboleśnie przejść przez okres, kiedy stosunek nowych klientów, do osób rezygnujących jest ujemny.

Gross Profit (zysk brutto)

Gross Profit jest zyskiem wynikającym ze sprzedaży karnetów, usług i produktów typu retail (batony proteinowe, woda, napoje izotoniczne, gadżety firmowe) pomniejszonym o koszt pozyskani sprzedawanego towaru.

W tym przypadku możemy zaobserwować stosunkowo niski zysk ze sprzedaży produktów z recepcji. Warto zastanowić się nad ograniczeniem nowych zamówień i generowaniem dodatkowych kosztów i przeanalizować ceny lub stworzyć promocje, mające na celu zwiększenie produktów retail.

OPEX (wydatki operacyjne)

Analiza i podjęcie konkretnych działań, w oparciu o wydatki operacyjne w wielu przypadkach ma ogromny wpływ na osiągnięcie rentowności klubu fitness.

Na podstawie zaprezentowanego zestawienia możemy wyciągnąć kilka wniosków, które będą miały przełożenie w przyszłości:

• Koszt personelu – jest podobny na przekroju całego roku. Warto przeanalizować ilość i godziny wizyt w klubie fitness w okresie letnim. Jeżeli korzystamy z kontroli dostępu (bramki wejściowe), nie ma sensu generować koszt personelu, kiedy to liczba wizyt jest niska i warto zmienić na przykład godziny pracy recepcji z 06:00 – 22:00 na 08:00 – 20:00 w tygodniu i 10:00 – 18:00 w weekendy. Tym samym oszczędzamy ok. 140 roboczogodzin w skali miesiąca. W koszt personelu wliczone są również godziny pracy instruktorów fitness – wraz ze spadkiem liczby klientów w okresie letnim, spada również frekwencja zajęć fitness. Warto przeanalizować popularne zajęcia, które cieszą się zainteresowaniem i pozbyć się tych, które nie przynoszą zysku. Rezygnacja nawet z 20 godzin miesięcznie ma duże przełożenie w kosztach personelu.

• Koszt marketingu – również możemy zaobserwować duże wydatki w skali całego roku. Warto przeanalizować zwrot z inwestycji z każdej realizowanej kampanii i skupić się tylko na tych, które rzeczywiście przynoszą zakładane efekty. O marketingu w obiektach sportowych pisaliśmy tutaj: Skuteczny marketing obiektu sportowego – OOS
• Other Operating Expense – analizując pozostałe wydatki operacyjne, należy przyjrzeć się kosztom wynikającym z usług sprzątania. Jeżeli korzystamy z firmy zewnętrznej, warto zastanowić się nad zrezygnowaniem z ich usług i zatrudnieniem personelu bezpośrednie u siebie w firmie, co pozwala zaoszczędzić nawet do 30% wydatków z tym związanych.

Planowanie i optymalizacja kosztów

Na podstawie zestawienia zysków i strat jesteśmy w stanie obniżyć koszty prowadzonej działalności i zwiększyć przychód, co za tym idzie zarabiać więcej pieniędzy.

W końcu celem prowadzenia firmy jest zarabianie pieniędzy.

Zestawienie zysków i strat kompleksowo przedstawia sytuację finansową klubu fitness. Tworząc P&L możemy wykorzystać raporty finansowe dostępne w systemach do zarządzania obiektami sportowymi.