Category: Business

OOS: oprogramowanie dla Twojego obiektu sportowego [cz. II]

W poprzedniej części artykułu poruszyliśmy tematy związane ze sprzedażą, marketingiem oraz zarządzaniem pracownikami w obiekcie sportowym. Jeżeli nie miałeś jeszcze okazji zapoznać się z tym wpisem, możesz to zrobić przechodząc w link poniżej:

 

W tej części opisujemy kolejne obszary, w których nasz system pozwala usprawnić codzienne funkcjonowanie obiektu sportowego oraz poprawić wyniki finansowe i jakościowe oferowanych usług:

  • Gospodarka magazynowa – ład i porządek w magazynie,
  • Kontrola dostępu do obiektu sportowego – bramki wejściowe i karty dostępu,
  • Raporty i statystyki  – jak rozumieć poszczególne dane i jaki mają wpływ na wyniki finansowe obiektu sportowego.

 

Gospodarka magazynowa – ład i porządek w magazynie

Nasze oprogramowanie posiada moduł zarządzania magazynem. Dostępne funkcjonalności:

  • możliwość dodawania kontrahentów do bazy – klient dodany do bazy pozostaje w niej do momentu usunięcia,
  • tworzenie dokumentów inwentaryzacyjnych – przeprowadzając weryfikację stanów magazynowych, możesz wygenerować raport ukazujący ilość produktów w systemie i zestawić to z rzeczywistym stanem (dobrą praktyką jest przeprowadzanie kontroli raz w miesiącu, żeby rozbieżność produktów na koniec roku nie była nadmiernie duża. Działanie takie pozwala zminimalizować ryzyko strat wynikających z przeterminowanych produktów, czy błędów pracowników recepcji),
  • tworzenie dokumentów magazynowych (PZ – przyjęcie zewnętrzne towaru, WZ – wydanie zewnętrzne towaru, przesunięcie międzymagazynowe – pomiędzy naszymi obiektami, korekty stanów magazynowych – przy błędnej sprzedaży produktów, jesteśmy w stanie ręcznie poprawić ilość, na przykład podczas błędnego nabicia smaku batoników, czy napojów),
  • możliwość wprowadzania dat ważności produktów – oferujemy moduł, w którym określisz datę ważności produktu i otrzymasz powiadomienie o zbliżającym się końcu terminu przydatności (możesz wtedy w promocyjnych cenach sprzedać produkty i nie musieć ich utylizować),
  • przypomnienie o niskich stanach magazynowych danego produktu.

Porządek w tym aspekcie pozwala zaoszczędzić wydatki związane z przeterminowanymi produktami, regularnie uzupełniać braki produktowe i zadbać o formalności związane z dostawami i inwentaryzacją. Finansowe problemy wynikające z braku odpowiedniej gospodarki magazynowej w Twoim obiekcie sportowym, mogą sięgać nawet kilku tysięcy złotych rocznie, które można przeznaczyć na kampanię promocyjną, czy prowizję dla pracowników.

 

Kontrola dostępu do obiektu sportowego – bramki wejściowe i karty dostępu

 

Identyfikacja klientów i kontrola dostępu w obiektach sportowych to podstawowe działanie mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa oraz zautomatyzowanie obsługi klientów, dzięki czemu możemy ograniczyć koszty związane z pracą recepcji.

Zastosowanie kontroli dostępu zabezpiecza obiekt oraz ogranicza koszty pracy recepcji lub zmienić godziny otwarcia lokalu (nawet do pracy całodobowej).

 

W swojej ofercie, oprócz pełnej integracji z bramkami wejściowymi, posiadamy również akcesoria wspierające kontrolę dostępu: 

  • karty magnetyczne oraz czytniki,
  • opaski silikonowe,
  • zegarki (zapinane na rzepy lub silikonowe).

Wyżej wymienione akcesoria wspierają obsługę klienta – przyspieszają proces identyfikacji. Dodatkowo pozwalają kontrolować posiadane usługi oraz służą do naliczania minutowego oraz rozliczania wizyty w obiekcie.

Mogą posłużyć również jako dostęp do szafki w przebieralni – klienci oraz właściciele lokali nie muszą inwestować w innego rodzaju rozwiązania (kłódki, zamki, itp.)

Karty magnetyczne projektujemy wedle uznania klientów – będą wizytówką Twojej firmy i jednocześnie formą promocji, którą przeprowadzą klienci pokazując swoim znajomym estetyczne i designerskie karty.

Wprowadzając kontrolę dostępu w swoim obiekcie sportowym optymalizujesz trzy obszary prowadzonego biznesu. Przede wszystkim gwarantujesz większe bezpieczeństwo – zarówno swoim pracownikom, jak i klientom uczęszczającym do obiektu.

Po drugie – w perspektywie długofalowej – wykorzystanie bramek zmniejsza koszty prowadzonej działalności, zaoszczędzone środki możesz przeznaczyć na pozyskanie nowym klientów.

Finalnie klienci również odczują pozytywne skutki kontroli dostępu. Ich identyfikacja oraz sprzedać będzie szybsza, dzięki wykorzystaniu akcesoriów.

 

Raporty i statystyki  – jak rozumieć poszczególne dane i jaki mają wpływ na wyniki finansowe obiektu sportowego

 

Managerowie oraz właściciele otrzymują dostęp do automatycznych raportów, między innymi:

  • czasu pracy pracowników, 
  • przychodów, 
  • stanu kasy, 
  • stanów magazynów (w przypadku prowadzenia dodatkowej sprzedaży) 
  • sprzedaży dziennej,
  • sprzedaży miesięcznej,
  • aktywnych karnetów,
  • kończących się umów,
  • ilości klubowiczów,
  • liczby wizyt,
  • itp.

Chcąc obserwować zmiany zachodzące w Twoim obiekcie sportowym należy monitorować wiele obszarów jego funkcjonowania. Rozbudowany moduł statystyk to niezbędne narzędzie w procesie poprawy wyników finansowych i jakościowych w firmie. Modele biznesowe obiektów sportowych opierają się o różne kluczowe wskaźniki efektywności (KPI).

Dzięki analizie danych możesz zaobserwować m. in. okresy dużego przyrostu klubowiczów (1Q i 3Q), średni czas trwania karnetu, zysk ze sprzedaży towarów, frekwencję na zajęciach fitness. Wszystko to ma przełożenie na planowanie działań krótko- i długofalowych, celem lepszych wyników finansowych klubu.

Dzięki dostępnym raportom jesteś w stanie tworzyć prognozy finansowe i jakościowe oraz na bieżąco analizować osiągane wyniki, które mają bezpośrednie przełożenie na codzienne funkcjonowanie obiektu sportowego.

OOS: oprogramowanie dla Twojego obiektu sportowego [cz. I]

Sprawne zarządzanie obiektem sportowym to podstawa prawidłowego funkcjonowania biznesu, który długofalowo przyniesie oczekiwane zyski i będzie podstawą do rozwoju / skalowania działań.

Nasze oprogramowanie w sposób kompleksowy pozwala zadbać o każdy obszar funkcjonowania obiektu sportowego, niezależnie czy mamy do czynienia z branżą fitness, parkiem rozrywki, czy basenem, przynależącym do hotelu, spa.

W poniższym artykule przedstawimy najważniejsze funkcjonalności OOS i ich zastosowanie w praktyce. Pokażemy również, w jaki sposób poprawić wyniki osiągane w niektórych aspektach zarządzania obiektem sportowym.

 

Część I:

  • Sprzedaż – karnety, bilety, usługi i produkty,
  • Marketing –  grupowanie klientów i kampanie SMS,
  • Zarządzanie pracownikami – planowanie i delegowanie zadań,

Część II:

  • Gospodarka magazynowa – ład i porządek w magazynie,
  • Kontrola dostępu do obiektu sportowego – bramki wejściowe i karty dostępu,
  • Raporty i statystyki  – jak rozumieć poszczególne dane i jaki mają wpływ na wyniki finansowe obiektu sportowego,

Sprzedaż – karnety, bilety, usługi i produkty

Podstawowy obszar generowania przychodu w obiekcie sportowym. Nasze oprogramowanie pozwala swobodnie definiować ofertę karnetów, biletów, treningów personalnych, okresowe promocje oraz prowadzić sprzedaż produktów z recepcji / baru (batony, napoje, suplementy, gadżety, itp.)

 

Karnety:

Możesz zaoferować swoim klientom dowolną ilość karnetów i czas ich obowiązywania. Począwszy od klasycznych, miesięcznych dostępów do obiektu, przez okresowe, jak i – cieszące się największą popularnością – karnety na czas nieokreślony (z ustalonym okresem wypowiedzenia). Dodatkowo, w ramach działań marketingowych, możesz przypisywać promocje okresowe obowiązujące dla danego rodzaju karnetu: zniżka cenowa, brak opłaty za daną ilość miesięcy, itp.

 

Od teraz możesz również automatycznie przypominać swoim klientom o promocjach, nowych produktach, czy dedykowanych ofertach. Działanie takie może sprawić, że klienci zdecydują się na wizytę w klubie lub przyprowadzą kolejnych klubowiczów.

 

Bilety wejść do obiektów:

Prowadząc obiekt typu park trampolin, sala zabaw, basen, rozliczenie za wizytę opiera się na ilościowym lub  czasowym bilecie wstępu. 

 

W ramach sprzedaży biletów i wejść jednorazowych samemu definiujesz sposób rozliczenia klientów:

  • czasowe,
  • ilościowe,

Pierwsze z nich pozwala minutowo naliczać czas w obiekcie (klient dopłaca proporcjonalnie do ilości przekroczonych minut w placu zabaw). Ilościowe natomiast sprawdza się w obiektach, które chcą pozyskiwać klientów, którzy będą regularnie odwiedzać plac zabaw. Możesz określić ilość wejść w ramach karnetu lub zaproponować wejście typu open (bez ograniczeń ilościowych).

 

Produkty retail (odżywki, soki, batony, woda, gadżety, itp):

W tym przypadku również masz pełną swobodę definiowania cen, promocji, podgląd do ilości dostępnych produktów.

 

Nasz system jest kompatybilny z drukarkami fiskalnymi oraz terminalami płatniczymi, dzięki czemu klient może wybrać sposób płatności.

 

Marketing – grupowanie klientów i kampanie SMS

Spersonalizowany kontakt z klientem odgrywa dużą rolę w skutecznym zarządzaniu obiektem sportowym. 

Dzięki OOS możesz dowolnie grupować klientów oraz przypisywać im tagi – pozwoli Ci to łatwiej dotrzeć z promocją lub informacją do Twoich podopiecznych. Wiadomości będą odpowiednio dostosowane do potrzeb klubowicza. 

 

Przykład I:

Grupowanie klientów, którzy chętnie kupują produkty retail, pozwala skierować do nich promocję oferowaną na odżywki białkowe, czy gadżety. Klienci nie zawsze mają czas i świadomość rabatów oferowanych przez nasz obiekt, dlatego wiadomości SMS skutecznie zwiększą sprzedaż i poprawią wyniki finansowe Twojej siłowni czy klubu fitness.

Przykład II:

Darmowa konsultacja z trenerem personalnym. Pozyskanie klientów na usługi treningu personalnego jest trudne – w dobie internetowych kursów i bardzo dużej podaży specjalistów musimy dotrzeć do jak największej grupy klientów, tak aby pozwolić sobie na sukces w sprzedaży dodatkowych usług. Stwórz wiadomość informującą o wstępnej, darmowej konsultacji z trenerem personalnym i wyślij do całej bazy kontaktów. Część klientów korzystających z siłowni nie widzi efektów z dotychczasowych działań i chętnie skorzysta z porady eksperta. Konsultacja taka jest najkrótszą drogą do sprzedaży pakietu 8, 12 czy nawet 24 treningów personalnych.

 

Zarządzanie pracownikami – planowanie i delegowanie zadań

Moduł pracowniczy, oprócz przypisywania dostępu do konkretnych funkcji naszego oprogramowania pozwala tworzyć listy zadań dla pracowników i grup pracowniczych. Zadania widoczne są w trybie 7-dniowym, z podziałem na kategorie pracowników (np. instruktorzy, recepcja). Umożliwiamy również widok zadań dla poszczególnych pracowników. 

Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz tworzyć listy zadań, dla wielu obszarów w obiekcie sportowym:

  • Recepcja:
    • sprawdzenie czystości w obiekcie,
    • kontakt z klientami, którym kończą się karnety,
    • prowadzenie konta na Facebook i Instagram,
    • tworzenie listy osób zalegających z płatnością za karnet,
    • realizacja kampanii marketingowej,
  • Trenerzy personalni:
    • plan sprzedaży treningów personalnych na dany miesiąc,
    • harmonogram realizacji darmowych konsultacji,
    • dni otwarte (konsultacje przez jeden dzień w miesiącu),
  • Pracownicy odpowiedzialni za utrzymanie czystości:
    • harmonogram sprzątania stref w obiekcie,
    • lista środków czystości, którą należy dokupić,

Działanie takie zwiększy efektywność funkcjonowania Twojego obiektu sportowego i pozwoli utrzymać porządek i zmaksymalizuje działania w ciągu dnia Twoich pracowników, nawet kiedy nie będziesz mógł osobiście być w klubie fitness, siłowni, czy sali zabaw.

 

Jak stworzyć grafik zajęć fitness?

Bieżące trendy w branży fitness jasno wskazują na zajęcia grupowe, jako jeden z najskuteczniejszych sposób pozyskania nowych klubowiczów, zagwarantowania wysokiego zadowolenie z usług siłowni czy lokali butikowych. Dodatkowo cykl życia klientów regularnie uczęszczających na zajęcia jest znacznie dłuższy w porównaniu do osób tylko i wyłącznie trenujących indywidualnie.

Prawidłowo stworzony grafik zajęć fitness to dodatkowa liczba klientów w Twoim obiekcie sportowym oraz gwarancja średnio 9-12 miesięcy zakupu karnetu i stałego uczestnictwa. Co za tym idzie – stały, długoterminowy przychód dla firmy. Tworząc grafik zajęć fitness, należy kierować się kilkoma regułami i mieć na uwadze kilka czynników wpływających na frekwencję.

 

Rodzaje zajęć fitness

Grafik zajęć fitness powinien być zróżnicowany i atrakcyjny dla klientów. Zajęcia dzielą się na trzy podstawowe grupy z uwagi na charakter, intensywność i czas trwania:

  • Siłowe
    • Kettlebells,
    • Trening obwodowy,
    • Full Body Workout,
    • Crossfit,
  • Siłowo-wytrzymałościowe
    • TRX,
    • HIIT
    • ABT,
    • Zumba,
    • Spinning,
    • Fat Burn Training,
    • Zajęcia na trampolinach,
    • Cellustop,
  • Mentalne
    • Pilates,
    • Joga,
    • Stretching,
    • Mobility,
    • Zdrowy kręgosłup.

Czas trwania zajęć

Czas trwania zajęć zależy przede wszystkim od intensywności i powinien trwać od 30 do 75 minut. Najczęściej spotykane interwały czasowe w klubach fitness i siłowniach to:

  • 30 minut – przykład: HIIT
  • 60 minut – przykład: Full Body Workout, TRX, Stretching, Zumba
  • 75 minut – przykład: Joga, 

Godziny oferowanych zajęć oraz ilość na przestrzeni tygodnia 

Liczba zajęć na przestrzeni dnia oraz tygodnia zależy oczywiście od ilości sal, które posiadamy. Zakładając dysponowanie jedną salą do wszystkich rodzajów zajęć, powinniśmy zaoferować klientom od 20 do 30 h zajęć w tygodniu.

Najlepszym dniem w branży fitness jest poniedziałek i stopniowo zainteresowanie uczestnictwem w zajęciach maleje bliżej weekendu. Manager lub właściciel powinien być szczególnie wyczulony na taki trend i mieć na uwadze przy tworzeniu grafiku fitness.

Poniedziałki, wtorki i środy muszą być obsadzone dużą ilością zajęć i stopniowo zmniejszać ich ilość bliżej końca tygodnia (sobota max 4h, niedziela – brak zajęć).

W ciągu dnia wyróżniamy dwie atrakcyjne dla klientów pory dnia, w których liczba uczestników jest największa: poranna oraz popołudniowo-wieczorna. Oczywiście nia ma reguły, która sztywno określa godziny, kiedy powinny odbywać się zajęcia. 

Atrakcyjność godzin porannych i popołudniowych wynika z faktu, że największa grupa klientów przebywa w pracy od średnio od godziny 09:00 do 17:00. Dlatego ważne jest umożliwienie uczestnictwa w zajęciach w godzinach 07:00 – 10:00 oraz 17:00 – 22:00.

 

Instruktorzy

Sposób prowadzenia zajęć jest niezwykle istotny, dzięki świetnie wykwalifikowanemu personelowi klienci chętniej wracają na zajęcia. Oczywiście nie jesteśmy w stanie dogodzić każdemu klientowi, jednemu pasuje charyzmatyczny, motywujący, czasami podnoszący głos instruktor, innej osobie z kolei stonowany, spokojny i zwracający uwagę na detale.

Dobrą praktyką jest jednego rodzaju zajęć prowadzonego przez kilku instruktorów (maksymalnie dwóch). 

 

Przykład:

Full Body Workout

 

Poniedziałek i sobota – instruktor #1, wtorek i czwartek – instruktor #2

 

Zajęcia w blokach

Często pomijanym, a niezwykle istotnym czynnikiem wpływającym na frekwencję zajęć jest prawidłowe ułożenie zajęć w blokach. Szybko i skutecznie możemy podnieść ilość osób na zajęciach, pamiętając między innymi o:

  • zajęciach mentalnych po siłowych / wytrzymałościowo-siłowych,
  • zajęciach typu stretching przed zajęciami siłowymi i wytrzymałościowo-siłowymi.

Po intensywnym i siłowym treningu kliencie chętniej zostaną na kolejne zajęcia, na których się wyciszą lub popracują nad swoją mobilnością.

 

Przykład:

17:00 – 18:00 – Full Body Workout / Crossfit

18:00 – 18:30 – Mobility

 

Informacja o poziomie zaawansowanie zajęć

Klienci powinni zostać poinformowani o poziomie zaawansowania zajęć, dzięki czemu dostosują swój poziom wytrenowania, predyspozycje i możliwości do konkretnych treningów. Nic tak nie zniechęca klubowiczów, jak zajęcia nudne lub zbyt trudne do zrealizowania.

Dodatkowo personel, w momencie sprzedaży karnetu powinien dobrać klientowi preferowane zajęcia do zainteresowań, celów, czy możliwości zdrowotnych, tak aby zminimalizować ryzyko niskiej oceny oferowanego treningu.

 

Idealny grafik zajęć fitness

Oczywiście nie istnieje coś takiego jak idealny grafik zajęć fitness. Osoba odpowiedzialna za prawidłowe funkcjonowanie obiektu, powinna monitorować frekwencję / zainteresowanie i podejmować optymalne działania mające na celu zbilansowanie atrakcyjności zajęć do możliwości finansowych, czy założonego celu.

Zmiany w grafiku powinno wprowadzać się co najmniej 2 razy w roku, oczywiście pomniejsze modyfikacje częściej, w zależności od modelu biznesowego i przeprowadzonych obserwacji.

OOS: definiowanie karnetów i biletów wejścia

Obiekty sportowe funkcjonują w oparciu o różne modele biznesowe. Dlatego tworząc OOS mieliśmy na uwadze zaproponowanie klientom elastycznego i swobodnego modułu definiowania karnetów i biletów.

Zmieniające się trendy oraz specyfika branży ukierunkowują sprzedaż członkostw z podziałem na dwa główne modele rozliczeń:

  1. ilościowy,
  2. czasowy.

Karnety ilościowe

Karnety ilościowe pozwalają określić ilość dostępnych wizyt dla klienta w naszym obiekcie sportowym. Możemy ten rodzaj karnetu podzielić na dwie podkategorie:

  • z określoną liczbą wizyt w ciągu danego okresu czasu,
  • nieograniczona liczba wizyt w danym okresie czasu.

Kluby fitness oraz siłownie najczęściej oferują oba modele, zarówno z określoną liczbą wizyt w ciągu miesiąca, jak i karnety bez limitu wejść. 

OOS w praktyce

Nasz system umożliwia swobodne definiowanie ilości wejść do obiektu oraz ilość wejść na konkretne zajęcia w ramach danego karnetu. Sprawdza się to dla studiów jogi, boxów crossfitowych oraz basenów. 

Przykład:

Klient chcący zacząć swoją przygodę z Crossfit musi przejść przez kurs wprowadzający tzw. on-ramp. Posiadając możliwość przypisywania zajęć do danego karnetu jesteśmy w stanie zdefiniować możliwość korzystania przez klienta z tylko jednego rodzaju zajęć. Po ukończeniu kursu możemy przypisać mu wszystkie rodzaje zajęć.

Dodatkowo w ramach jednego karnetu, możemy przypisać ilość wejść na konkretne zajęcia np. Joga x1 w tygodniu, TBW x2 w tygodniu, TRX 1x w tygodniu. Umożliwiamy pełną swobodę definiowania.

 

Karnety czasowe

Drugi rodzaj karnetów to karnety czasowe. Klient opłaca bilet za czas spędzony w obiekcie – praktyka stosowana przede wszystkim w obiektach typu: basen, pływalnia, park trampolin, plac zabaw.

Po wykupieniu dostępu do godzinnego korzystania z obiektu zostaje proporcjonalnie naliczona opłata za pobyt wydłużony o dostępny czas.

W tym przypadku OOS również proponuje taki model rozliczeń klientów, umożliwiając swobodne definiowanie cen, czasu trwania i modyfikacji dopłat.

OOS: raportowanie karnetów partnerskich [product update]

Raportowanie i analiza wyników to kluczowy obszar w prowadzeniu biznesu, który pozwala eliminować straty oraz optymalizować działania mające na celu zwiększenie rentowności klubu fitness, siłowni, placu zabaw czy basenu.

W większości przypadków – jeżeli honorujemy karty partnerów np. Multisport, FitPtofit czy Ok System – dane zbierane są w systemach zewnętrznych.

Do takich danych zaliczamy:

  • liczba wejść do obiektu w ciągu miesiąca,
  • liczba wizyt na zajęciach fitness,
  • częstotliwość wizyt.

Dane te pozwalają analizować frekwencję na zajęciach, aktywnych klubowiczów, itp. Jednak do sprawnego funkcjonowania obiektu potrzebujemy większej ilości informacji:

  • rodzaj zajęć fitness, które cieszą się popularnością, a które osiągają niski wskaźnik frekwencji
  • sprzedaż produktów z recepcji / klient,
  • godziny wizyt.

Raportowanie karnetów partnerskich w OOS

OOS pozwala wprowadzić do systemu karnety partnerskie – w celu zbierania danych i informacji o użytkownikach korzystających z zewnętrznych benefitów.

Jako administrator systemu, może samemu zdefiniować karnet od partnera. Docelowa cena to 0 zł, więc klient widnieje, jako użytkownik aktywny bez konieczności dokonywania zapłaty. W momencie przyjścia do obiektu – oprócz weryfikacji karnetu partnerskiego odbywa się rejestracja wizyty w klubie.

Rozwiązanie takie pozwala zwiększyć ilość pozyskiwanych danych per klient oraz prowadzić kampanię marketingową, również dla osób korzystających z usług partnerów zewnętrznych. O grupowaniu klientów pisaliśmy w tym artykule:

OOS – moduł marketer oraz asystent

Funkcjonalność pozwalająca wdrożyć klientów z tzw. benefitów do systemu, w połączeniu z automatycznym potwierdzeniem obecności na zajęciach fitness w momencie “odbicia” karty przy wejściu do obiektu pozwala uniknąć sytuacji, w której liczba osób na zajęciach przewyższa maksymalną pojemność sali.

Wygoda posiadania wszystkich danych w jednym miejscu pozwala znacząco skrócić czas analizy i raportowania, a w szczególności wyniki te są kompletne i miarodajne.

OOS: Jak przygotować się do sezonu w klubie fitness?

Zbliża się październik, czyli najlepszy okres w branży fitness. Klienci wracają do klubów po urlopach, pogoda coraz mniej sprzyja treningom typu outdoor – jednymi słowy – nadchodzi kluczowy okres pozyskania nowych klubowiczów, którzy zapewnią przychód i realizację długofalowych planów.

Najważniejszym zadaniem właścicieli i managerów klubów fitness jest stworzenie atrakcyjnej, konkurencyjnej i jednocześnie rentownej kampanii promocyjnej, wspartej skutecznym marketingiem.

W poniższym artykule przedstawimy praktyczne działania oraz funkcjonalności OOS, które pozwolą płynnie i efektywnie zrealizować działania, mające na celu pozyskać nowych klientów.

 

Grupa odbiorców

Pierwszym działaniem jakie należy zrealizować jest określenie potencjalnej grupy odbiorców, do której chcemy dotrzeć. Umożliwi to określić charakter promocji i kanały komunikacji. 

Im precyzyjnej określimy odbiorców tym łatwiej będzie, w późniejszym etapie prowadzić działania promocyjne i sprzedażowe.

Możemy posłużyć się następującą segmentacją:

  • społeczno-demograficzną: wiek, płeć, zawód
  • geograficzną: miejsce zamieszkania, miejsce pracy, miejsce zakupów – region, 
  • psychofizyczną: styl życia, lojalność, stosunek wobec ekologii,
  • inne aspekty: obecność w sieci – czas, miejsce i częstotliwość korzystania

Przykład:

Klub fitness w mieście (liczba ludności 30 000 – 50 000 mieszkańców). Ulokowany w centrum – biurowce, korporacje, uczelnie wyższe, domy studenckie.

W tym przypadku możemy przygotować kampanię mającą na celu sprowadzenie do klubu pracowników korporacji oraz studentów.

Pracownicy korporacji – opis:

  • siedzący tryb życia, 
  • mała lub średnia aktywność fizyczna, 
  • chęć utożsamiania się z marką, 
  • wysoki status społeczny, 
  • wiek: 25 – 40 lat,
  • przywiązanie do klubu fitness z uwagi na lokalizację i stały charakter pracy.

Studenci – opis:

  • wiek: 19 – 24 lata,
  • średnia i duża aktywność fizyczna,
  • klub fitness, jako trend społeczny,
  • niski i średni status społeczny,
  • brak stałego planu dnia,

OOS w praktyce:

Nasze oprogramowanie pozwala grupować klientów na dowolny sposób i komunikować się z nimi za pomocą kampanii SMS. Posiadając bazę klientów nieaktywnych lub tych, którym kończą się karnety, możemy dotrzeć do nich z promocją w sposób automatyczny (poprzez utworzenie grup i spersonalizowanych wiadomości).

 

Zdefiniowanie promocji i marketing

Posiadając grupy docelowe możemy określić charakter promocji i sposób komunikacji. Dobrze sprawdzają się obniżone ceny karnetów na okres kilku miesięcy oraz możliwość zakupienia karnetu na czas nieokreślony, z miesięcznym okresem wypowiedzenia.

Przykład:

“Forma do końca roku”. 3 miesiące w cenie 1 zł / miesiąc, po upływie okresu promocyjnego, standardowa cena 79 zł. Promocja dotyczy studentów (za okazaniem legitymacji studenckiej) oraz pracowników biurowych/korporacji (za okazaniem identyfikatora pracowniczego).

Średni cykl życia klienta wynosi od 8 do 10 miesięcy dla jednego klubu fitness, więc średni przychód z klienta wyniesie 53 zł / miesięcznie (karnet). Pamiętajmy – im większa liczba klubowiczów, tym większa sprzedaż produktów z recepcji, dosprzedaż treningów personalnych, czy konsultacji dietetycznych, a także polecenia klubu znajomym.

OOS w praktyce:

System pozwala swobodnie definiować ceny karnetów, ich czas trwania oraz umożliwia przypisywanie promocji – pełna dowolność i tylko od Ciebie zależy jaki model zaproponujesz swojej potencjalnej grupie docelowej.

Kolejnym krokiem jest zaplanowanie działań marketingowych, które zmaksymalizują szanse pozyskania klientów, jednocześnie nie pochłoną całego budżetu na codzienne funkcjonowanie biznesu.

W przypadku studentów i pracowników korporacji sprawdzą się działania marketingu cyfrowego:

  • content marketing,
  • Google Ads,
  • Facebook Ads,
  • kampanie w pozostałych social mediach.

W pierwszej kolejności należy stworzyć komunikację produktu – w tym przypadku promocji. Hasło, komunikację wizualną, materiały graficzne – video, posty, wpisy na stronę www.

Koszt pozyskania klienta w digital marketingu jest dużo niższy, w porównaniu do działań analogowych – ulotek, czy plakatów. Jednak warto wspierać działania online, działaniami “w terenie”. Organizacja eventu, czy punktu promocyjnego na kampusie uczelni lub domu studenckiego – również świetnie się sprawdzi.

 

Planowanie i mierzenie efektów

Bez konkretnego celu nie jesteśmy w stanie określić powodzenia kampanii promocyjnej. Do realizacji celów można założyć kilka wskaźników:

  • ilość pozyskanych klientów,
  • koszt pozyskania klienta,
  • konwersja z danego działania marketingowego.

Mierzenie efektów pozwoli w przyszłości optymalizować kampanie promocyjne, tak aby dojść do optymalnego rozwiązania – mając świadomość, które działania są skuteczne, a które nie przynoszą założonych celów.

OOS w praktyce:

Moduł zarządzania pracownikami pozwala przypisywać im zadania i zweryfikować ich stan realizacji. Dzięki temu, każde działanie zostanie osadzone w czasie, osoby biorące udział w kampanii będą znały swoje role, a praca będzie efektywna i skoordynowana.

 

OOS: Efektywne zarządzanie obiektem sportowym

Zarządzanie siłownią, placem zabaw, czy basenem wymaga poświęcenia, wiedzy i znajomości branży sportowej.

 

Wybierz właściwych ludzi

Ważne jest, aby wybrać odpowiednich ludzi, zarówno tych, z którymi współpracujesz oraz tych, którymi zarządzasz. Dobór niewłaściwych osób generuje problemy na poziomie organizacyjnym oraz w momencie realizacji celów. Dodatkowo wpływa na atmosferę w zespole, które ma duże znaczenie dla motywacji i codziennego funkcjonowania. Finalnie spędzamy w pracy około siedmiu, pełnych dni. Upewnij się, że Twoi współpracownicy posiadają odpowiednie kwalifikacje oraz kieruj się doborem pracowników, zwracając uwagę na ich charakter i osobowość – w perspektywie czasu jesteś w stanie podnieść ich umiejętności “twarde”, dużo trudniej zmienić umiejętności interpersonalne. Jednym z najważniejszych elementów jest zawsze odpowiednia rekrutacja – ona pomoże Ci stworzyć opcje i nie pozwoli dopuścić do sytuacji, w której będziesz miał lukę w zespole.

Pamiętaj również o cyklicznych szkoleniach – dbaj o rozwój pracowników i zapewnij im poczucie stałego rozwoju zawodowego.

 

System do zarządzania obiektem sportowym

Równie ważne jest wybranie odpowiednich narzędzi i oprogramowania do swojej klubu. System powinien być przyjazny i intuicyjny, jednocześnie powinien posiadać wszystkie niezbędne funkcjonalności dopasowane do obiektu sportowego, którym zarządzasz.

Dowiedz się, w jaki sposób OOS spełni Twoje oczekiwania:

 

OOS – oprogramowanie, które wspiera prowadzenie Twojego obiektu sportowego

 

Określ cele

Ustalając cele wzrostu, przychodów i zysków, zawsze ustalaj cele, które są realistyczne. Możesz podzielić większe cele na mniejsze kamienie milowe i skupić się na ich osiągnięciu pojedynczo. Zawsze należy pamiętać o wyznaczaniu celów, ponieważ pomoże Ci to w podniesieniu poziomu działań, aby osiągnąć ten cel.

Wykorzystaj zasadę SMART, określając cele:

S – Specific – cele powinny być sformułowane jednoznacznie,

M – Measurable – efekty powinny być mierzalne,

A – Achievable – cele powinny być możliwe do osiągnięcia, powinny być realne,

R – Realistic – realizacja celów powinna być krokiem na przód,

T – Timely – cele powinny być dokładnie określone w czasie.

 

Deleguj zadania

Nie jesteś w stanie, jako menedżer lub właściciel obiektu sportowego, samemu zrealizować wszystkie zadania. Musisz mieć czas na skupienie się na najważniejszych rzeczach, które bezpośrednio wpłyną rozwój firmy oraz zyski, jakie jesteś w stanie osiągnąć.

Wykorzystaj outsourcing i zlecić mniejsze zadania wykwalifikowanym osobom lub firmom zewnętrznym. Działanie takie zapewnia poczucie docenienia i rozwoju Twoim pracownikom – mają większy wpływ na rozwój firmy.

 

Zbuduj sieć kontaktów

Tworzenie sieci kontaktów, jest niezwykle ważne mając na uwadze sprawne zarządzanie obiektem sportowym. Współpracuj i działaj wspólnie z innymi osobami z branży. Zdobądź lokalnych partnerów biznesowych i wizerunkowych. Obie strony skorzystają z takiej współpracy – pozyskacie dodatkowych klientów, zwiększycie rozpoznawalność marki oraz zapewnicie dodatkowe usługi/produkty swoim klientom.

OOS: wspieramy pracę managerów obiektów sportowych

Do podstawowych, a zaraz najważniejszych obowiązków managera należy sprawne zarządzanie obiektem sportowym – realizacja misji, kontrola procesów i usprawnianie procedur obowiązujących wewnątrz organizacji.

Manager musi działać skutecznie – tylko wtedy obiekt, za który jest odpowiedzialny będzie funkcjonował sprawnie, generował zyski i zadowalał klientów jakością obsługi. 

Zakres obowiązków managera jest niezwykle szeroki, a wielozadaniowość cechuje najlepszych z nich.

W poniższym artykule poruszamy aspekt pracy managera oraz sposób, w jaki oprogramowanie OOS wspiera ich pracę.

Zarządzanie sprzedażą

Nasze oprogramowanie pozwala zarządzać sprzedażą karnetów, usług oraz produktów dostępnych w Twoim obiekcie sportowym.

Managerowie mogą swobodnie definiować rodzaj usług i sposób ich rozliczania. Dostępne są opcje karnetów ilościowych i czasowych oraz możliwość określenia czasu trwania karnetu lub usługi.

Dodatkowo OOS jest w pełni przyjazne i pozwala prowadzić sprzedaż towarów dostępnych w barze lub recepcji Twojej firmy. Nasze oprogramowanie jest kompatybilne z drukarkami fiskalnymi lub urządzeniami do identyfikacji produktów (czytniki).

Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz dowolnie definiować ceny, promocje, pakiety lub monitorować dostępne stany magazynowe danego produktu.

Uproszczony proces sprzedaży i płatności za produkty pozwala uniknąć niedogodności dla klientów oraz usprawnić pracę konsultantów lub pracowników recepcji. Sprzedaż detaliczna jest jednym z najlepszych sposobów generowania dodatkowego dochodu dla obiektów sportowych.

Raportowanie

W OOS oferujemy również panel raportowania. Rozbudowany moduł statystyk to niezbędne narzędzie w procesie poprawy wyników finansowych i jakościowych klubu fitness.

Na podstawie dostępnych raportów kadra zarządzająca może planować kampanię sprzedażowe oraz marketingowe – wszystko dzięki analizie i weryfikacji tego, co się sprawdza w dotychczasowych działaniach, co potrzebuje poprawy oraz z czego warto zrezygnować, aby nie generować dodatkowych kosztów.

Dzięki analizie danych możemy zaobserwować m. in. okresy dużego przyrostu klubowiczów (1Q i 3Q), średni czas trwania karnetu, zysk ze sprzedaży towarów, frekwencję na zajęciach fitness. Dzięki dostępowi do danych managerowie są w stanie kontrolować osiągane wyniki i planować pracę krótko- oraz długoterminową.

Managerowie mogą również wykorzystać ten moduł do szkolenia pracowników – prezentowanie im rozwiązań, które mają bezpośrednie przełożenie na dobre wyniki finansowe i jakościowe.

Gospodarka magazynowa

Magazyn to newralgiczny punkt obiektu sportowego. Managerowie muszą dołożyć wszelkich starań, aby panował tam porządek i zostały zachowane właściwe procedury. OOS wspiera prawidłowe działanie tego obszaru firmy, dzięki takim funkcjonalnością jak:

  • możliwość dodawania kontrahentów do bazy,
  • tworzenie dokumentów inwentaryzacyjnych,
  • tworzenie dokumentów magazynowych (PZ, WZ, przesunięcie międzymagazynowe, korekty stanów magazynowych)
  • możliwość wprowadzania dat ważności produktów,
  • przypomnienie o niskich stanach magazynowych danego produktu.

Rejestracja czasu pracy

Możliwość ewidencjonowania czasu pracy to duże ułatwienie w pracy managera. Pracownik po zalogowaniu się do systemu rozpoczyna pracę, przy ostatni wylogowaniu kończy ją. Tworzenie grafiku pracy i automatyczne powiadomienie pracownika o zmianach na nadchodzący miesiąc to duże usprawnienie w komunikacji w zespole.

Na podstawie wygenerowane raportu z systemu można naliczyć wynagrodzenia lub premie – oszczędność czasu i brak konieczności korzystania z dodatkowym systemów (Planday, Excel, itp).

Moduł ten pozwala zaoszczędzić dużo czasu na planowanie i kontrolę pracy.

Panel obsługi klienta

Zadowolony klient to największa wartość firmy – managerowie muszą dbać o jakość oferowanych usług i wysoki poziom kompetencji pracowników.

Dzięki OOS możesz identyfikować klientów i budować relacje. Na podstawie danych dostępnych w panelu obsługi możesz grupować klientów, oferować im spersonalizowane oferty – to, czym są zainteresowani i to, czego oczekują od Twojego obiektu sportowego.

Panel CRM to obszar w niewielkim stopniu wykorzystywany i analizowany przez pracowników, jednak daje on ogromne możliwości związane z poprawą jakości oferowanych usług.

OOS – zarządzaj skuteczne obiektem sportowym

Dzięki dostępności oferowanych funkcjonalności w jednym miejscu managerowie mogą być sprawnie zarządzać obiektem sportowym, generując zyski, podnosząc jakość obsługi klienta i kontrolować najważniejsze obszary w firmie.

Praca kadry zarządzającej jest wymagająca przez swój charater – każda podległy obszar musi funkcjonować bez zastrzeżeń, dlatego niezwykle istotne jest, aby móc kontrolować wszystko z jednego miejsca – wypróbuj OOS i przekonaj się, w jaki sposób usprawnimy działania Twoje i Twojej firmy.

OOS: Kontrola dostępu w obiekcie sportowym

Identyfikacja klientów i kontrola dostępu w obiektach sportowych to podstawowe działanie mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa, zautomatyzowanie obsługi klientów oraz optymalizację kosztów.

Dzięki zastosowaniu kontroli dostępu, jesteśmy w stanie zabezpieczyć obiekt oraz ograniczyć koszty pracy recepcji lub zmienić godziny otwarcia lokalu (nawet do pracy całodobowej).

W poniższym artykule przedstawimy rodzaje i zastosowanie bramek, akcesoria wspierające identyfikację oraz pokażemy, w jaki sposób wykorzystując kontrolę dostępu możesz zoptymalizować koszty prowadzonego biznesu.

 

Rodzaje i zastosowanie bramek

Bramka dwukierunkowa uchylna

 

Bramka uchylna automatycznie otwierająca się po naciśnięciu przycisku lub przyłożeniu karty dostępu. Głównym celem bramki  jest kontrolowanie kierunku ruchu, kontrola dostępu fitness klubów, basenów oraz placów zabaw. Po naciśnięciu przycisku lub odczytaniu karty dostępu zwalnia elektromagnes. Po przejściu bramka powraca na swoje miejsce.

 

Bramki obrotowe

Bramki obrotowe przeznaczone są do selekcji osób w miejscach o dużym natężeniu ruchu. Wykonane z reguły ze stali nierdzewnej, co czyni je idealnym do zastosowania w obiektach sportowych (kluby fitness, baseny, place zabaw), w których kontrola przepływu osób jest konieczna. Cechują się również  prostą konstrukcję i wysoką wytrzymałością eksploatacyjną.

 

Sensoryczne-rozsuwane

Wykorzystywane  do podwójnej identyfikacji. Posiadają dwa przejścia szklane. Bramka sensoryczna zaopatrzona jest w systemy identyfikacji, fotokomórki, sygnały alarmowe . W bramkach wykorzystywane są systemy identyfikacji: czytniki zbliżeniowe, czytniki na linie papilarne, czytniki kodów kreskowych.

 

Optymalizacja kosztów

Zastosowanie kontroli dostępu w obiekcie sportowym, oprócz względów bezpieczeństwa, pozwala również zmniejszyć koszty prowadzonej działalności.

 

Przykład:

Koszt bramki obrotowej waha się od 10 000 do 20 000 zł brutto za produkt (średnia wynikająca z rodzaju oraz jakości wykonania). Zakładając zakup dwóch bramek, całkowity koszt wyniesie ok. 40 000 zł brutto (w tym koszt montażu i integracja, zakup kart magnetycznych wraz z realizacją projektu graficznego).

Możemy tym samym ograniczyć godziny pracy recepcji lub wydłużyć godziny otwarcia lokalu (np. do całodobowego dostępu do lokalu).

Dotychczasowe godziny pracy recepcji w obiekcie sportowym: 06:00 – 22:00. Ruch w godzinach porannych oraz wieczornych jest miejszy w porównaniu do godzin popołudniowych (zajęcia fitness, treningi personalne, itp.)

Przy zmianie godzin pracy recepcji z godzin 06:00 do 22:00 na 08:00 do 20:00 zaoszczędzimy średnio 120 roboczogodzin w miesiącu. Przy średniej stawce 17 zł brutto za godzinę oszczędność wyniesie 2040 zł w skali miesiąca, co daje w skali roku kwotę niespełna 25 000 zł.

W przeciągu 2 lat produkt osiągniemy zwrot z poniesionej inwestycji.

Dodatkowo – wydłużając godziny otwarcia lokalu (np. dostęp całodobowy), zwrot z inwestycji będzie dużo szybszy. Przy sprzedaży dodatkowych 20 karnetów w cenie 79 zł brutto w skali miesiąca (osobom zainteresowanym dostępem w godzinach nocnych) dodatkowy przychód to 1580 zł brutto.

Sumarycznie oszczędność oraz przychód z karnetów wyniesie 3620 zł brutto w skali miesiąca. Co pozwoli dokonać zwrotu z inwestycji już w pierwszym roku od zakupu bramek obrotowych.

Wprowadzenie kontroli dostępu jest zatem świetnym sposobem na zwiększenie bezpieczeństwa w obiekcie sportowym przy jednoczesnej redukcji kosztów na przekroju 1-2 lat.

 

Akcesoria wspierające kontrolę dostępu

Produktami uzupełniającymi prawidłowe funkcjonowanie kontroli dostępu są:

  • karty magnetyczne oraz czytniki,
  • opaski silikonowe,
  • zegarki (zapinane na rzepy lub silikonowe)

Wyżej wymienione akcesoria wspierają obsługę klienta – przyspieszają proces identyfikacji. Dodatkowo pozwalają kontrolować posiadane usługi oraz służą do naliczania minutowego oraz rozliczania wizyty w obiekcie.

Mogą posłużyć również jako dostęp do szafki w przebieralni – klienci oraz właściciele lokali nie muszą inwestować w innego rodzaju rozwiązania (kłódki, zamki, itp.)

Karty magnetyczne możemy zaprojektować wedle własnego uznania – będą naszą wizytówką i formą promocji, którą przeprowadzą nasi klienci pokazując swoim znajomym ładnie zaprojektowaną kartę.

 

 

Kontrola dostępu – oszczędność, bezpieczeństwo oraz skuteczniejsza obsługa klientów

 

Wprowadzając kontrolę dostępu w swoim obiekcie sportowym optymalizujesz trzy obszary prowadzonego biznesu.

Przede wszystkim gwarantujesz większe bezpieczeństwo – zarówno swoim pracownikom, jak i klientom uczęszczającym do obiektu.

Po drugie – w perspektywie długofalowej – wykorzystanie bramek zmniejsza koszty prowadzonej działalności, zaoszczędzone środki możesz przeznaczyć na pozyskanie nowym klientów.

Finalnie klienci również odczują pozytywne skutki kontroli dostępu. Ich identyfikacja oraz sprzedać będzie szybsza, dzięki wykorzystaniu akcesoriów.

 

RODO – dane osobowe w obiekcie sportowym

Świadczenie usług w branży sportowej wiąże się z przestrzeganiem zasad wynikających z rozporządzenia o ochronie danych osobowych.

W poniższym artykule przedstawimy wytyczne wynikające z rozporządzenia oraz rozwiązania zastosowane w oprogramowaniu OOS wspierające przestrzeganie norm wynikających z RODO.

Czym jest RODO?

RODO to akt prawny regulujący system ochrony danych osobowych na terytorium Unii Europejskiej, czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1), określane w skrócie akronimem RODO lub z angielskiego GDPR (General Data Protection Regulation).

RODO obejmuje wszystkich, którzy w jakikolwiek sposób przetwarzają dane osobowe osób fizycznych, poza wyjątkami dotyczącymi m.in. osób fizycznych przetwarzających dane osobowe w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze (np. osobisty notes z numerami telefonów), czy organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości.  

Kary finansowe

Niedostosowanie się przez kluby fitness oraz inne obiekty sportowe do przepisów RODO jak i późniejsze ich niestosowanie będzie wiązało się dotkliwymi konsekwencjami finansowymi i cywilnoprawnymi:

  • kary nawet do 20.000.000 EURO lub 4% rocznego światowego obrotu, w zależności od tego, która kara jest dotkliwsza,
  • klient, która poniesie jakąkolwiek szkodę w wyniku naruszenia przepisów RODO przez klub fitness lub obiekt sportowy przetwarzający jego dane osobowe, będzie miał prawo do żądania odszkodowania.

RODO – wsparcie oprogramowania OOS

Podczas sprzedaży karnetu możemy wymagać od klienta podania jedynie niezbędnych informacji. Wszystkie nadprogramowe dane są uzyskane bezprawnie i trzeba je natychmiast usunąć. W regulaminie i umowie zawrzeć musimy cel przetwarzania danych – jeśli nie uzyskamy więc na to zgody,  nie wolno nam przekazywać danych podmiotom z zewnątrz itd.

Dodatkowo należy poinformować klientów o tym, jakie dane przetwarzamy i w jakim celu. Muszą być świadomi, co dzieje się z ich danymi oraz w jaki sposób mogą zgodę na przetwarzanie cofnąć. Wycofanie zgody ma to być tak samo proste jak wyrażenie jej. Obowiązkowe jest również udostępnienie informacji o administratorze danych.

W oprogramowaniu OOS umożliwiamy tworzenie i generowanie pliku, który na podstawie danych wprowadzonych w momencie sprzedaży karnetu/biletu oraz wyrażeniu zgody marketingowej przez klienta pozwala wydrukować imienny dokument do podpisu. Jako administrator danych Twoich klientów, w każdej chwili masz do nich dostęp. Zapewnia to bezpieczeństwo i możliwość inwentaryzowania danych osobowych.

Jest to działanie niezbędne w momencie wprowadzenia RODO – firmy muszą posiadać fizyczną zgodę klienta na przetwarzanie danych i wykorzystanie działań marketingowych.