Od 1 października 2025 r. w Polsce obowiązuje nowy system kaucyjny – produkty w opakowaniach zwrotnych stopniowo trafiają do sprzedaży, a ich etykiety są oznaczone specjalnym symbolem. Choć wiele osób kojarzy te zmiany głównie ze sklepami i dużymi sieciami handlowymi, nowe przepisy dotyczą także sal zabaw, które serwują napoje i przekąski, np. w barze, recepcji czy kawiarence dla rodziców.
Co to oznacza w praktyce? Kaucja musi być doliczana do rachunku, prawidłowo oznaczona na paragonie i możliwa do zwrotu, jeśli klient odda opakowanie. Ręczne obsługiwanie tego procesu to dodatkowa praca i ryzyko pomyłek, których łatwo uniknąć.
W tym artykule pokazujemy, jak działa system kaucyjny w sali zabaw i jak wdrożyć go zgodnie z przepisami, bez obciążania pracowników dodatkowymi obowiązkami.
Dlaczego system kaucyjny dotyczy także sal zabaw?
Sale zabaw, mimo że kojarzone głównie z rozrywką i usługami dla dzieci, formalnie są punktami sprzedaży detalicznej, szczególnie jeśli oferują napoje w opakowaniach jednorazowych, takich jak plastikowe butelki, puszki czy szkło. Jeśli prowadzisz bar, kącik gastronomiczny lub nawet niewielki bufet z napojami, masz takie same obowiązki jak sklep czy restauracja. A to oznacza, że musisz doliczać kaucję do produktów objętych systemem, odpowiednio ją ewidencjonować i umożliwić klientowi jej zwrot.
W praktyce oznacza to, że każda sala zabaw, w której można kupić wodę, sok czy napój gazowany w opakowaniu objętym kaucją, podlega przepisom ustawy. Niezależnie od wielkości obiektu czy wolumenu sprzedaży. Jeśli tego nie zrobisz, narażasz się na nieprawidłowości podczas kontroli. Dlatego warto zautomatyzować proces i korzystać z systemów, które same doliczają kaucję przy sprzedaży i pokazują ją w odpowiedniej sekcji paragonu.
Nowe obowiązki dla sal zabaw – co trzeba zmienić, by system kaucyjny działał zgodnie z przepisami?
Wprowadzenie systemu kaucyjnego oznacza dla właścicieli sal zabaw konieczność dostosowania się do nowych przepisów, również od strony podatkowej. Kaucja nie jest opodatkowana VAT ani podatkiem dochodowym, ale mimo to musi zostać poprawnie ujęta na paragonie. To wymaga odpowiedniej konfiguracji systemu sprzedażowego, by jasno rozdzielać kwotę kaucji od wartości towaru.
Wyzwaniem może być także obsługa samego procesu – ręczne doliczanie kaucji do każdego napoju, pamiętanie o zwrocie, korekty w systemie. Wszystko to zajmuje czas i stwarza ryzyko błędów. Przy większym ruchu, np. w weekendy, może powodować chaos i opóźnienia. Dlatego tak ważne jest, by zautomatyzować ten element sprzedaży i mieć pewność, że kaucje są naliczane zgodnie z przepisami, a rozliczenia są przejrzyste i łatwe do kontrolowania.
Jak działa system kaucyjny w OOS Manager?
Obsługa produktów objętych kaucją nie musi być skomplikowana, pod warunkiem, że masz odpowiednio skonfigurowany system sprzedaży. W OOS Manager wystarczy, że w kartotece danego artykułu (np. napoju w butelce) przypiszesz kwotę kaucji. System automatycznie doliczy ją do rachunku klienta podczas sprzedaży. Nie trzeba niczego dodawać ręcznie.
Co ważne, kaucja pojawia się na paragonie w specjalnej sekcji niefiskalnej, zgodnie z przepisami, dzięki temu nie jest opodatkowana ani VAT, ani podatkiem dochodowym. Masz więc pewność, że wszystko odbywa się legalnie i transparentnie, a pracownicy nie muszą pamiętać o dodatkowych czynnościach.
To szczególnie istotne w salach zabaw, gdzie obsługa pracuje na wysokich obrotach i liczy się każda sekunda przy kasie. Dzięki automatyzacji OOS Manager eliminuje ryzyko pomyłek i pozwala rozliczać kaucje szybko, zgodnie z obowiązującymi przepisami i bez zbędnych komplikacji.
Prosty sposób na rozliczenie kaucji w sali zabaw
Nowe przepisy dotyczące kaucji mogą wydawać się skomplikowane, zwłaszcza dla właścicieli obiektów, które do tej pory nie miały doświadczenia z takimi rozwiązaniami. Jeśli jednak sprzedajesz napoje w butelkach lub puszkach, musisz zadbać o poprawne naliczenie i rozliczenie kaucji zgodnie z nowymi zasadami.
Z pomocą przychodzi automatyzacja. W systemie OOS Manager wystarczy raz zdefiniować kwotę kaucji przy danym produkcie, a wszystko inne dzieje się samo. System doliczy kaucję do rachunku, poprawnie ją wykaże na paragonie (jako pozycję niefiskalną, bez VAT), a Ty masz pewność, że działasz zgodnie z przepisami. Co ważne, pracownicy nie muszą już ręcznie pamiętać o doliczeniu dodatkowej opłaty, a Ty unikasz niepotrzebnych korekt i stresu związanego z kontrolami.
Dzięki temu możesz skupić się na tym, co najważniejsze – obsłudze gości i rozwijaniu oferty sali zabaw – zamiast zgłębiać skomplikowane przepisy podatkowe.
