Urodziny na sali zabaw to wydarzenie organizowane przede wszystkim dla dzieci, ale przy planowaniu imprezy warto uwzględnić również towarzyszących im rodziców. Szczególnie w przypadku trzylatków czy czterolatków trudno zakładać, że wszyscy dorośli zostawią dzieci i wrócą dopiero po zakończeniu zabawy. Potrzebna jest więc odpowiednia przestrzeń, a często również poczęstunek.
Jak zorganizować strefę dla rodziców i jakie modele rozliczenia gastronomii zaproponować organizatorowi urodzin? Sprawdź rozwiązania, które możesz wprowadzić w swoim obiekcie.
Czy rodzice powinni zostać na sali zabaw podczas urodzin dziecka?
To, ilu rodziców pozostanie w obiekcie podczas przyjęcia, w dużej mierze zależy od wieku dzieci. W przypadku starszych uczestników opiekunowie częściej decydują się zostawić dziecko pod opieką organizatora i odebrać je po zakończeniu zabawy. Przy urodzinach trzylatków czy czterolatków sytuacja wygląda inaczej. Dziecko może w każdej chwili potrzebować pomocy rodzica, mieć trudność z odnalezieniem się w nowym miejscu albo po prostu nie być jeszcze gotowe na kilkugodzinną zabawę bez jego obecności.
Warto więc już podczas przyjmowania rezerwacji zapytać organizatora nie tylko o liczbę dzieci, ale również o przewidywaną liczbę dorosłych, którzy pozostaną na miejscu. Dla samych rodziców może być to zresztą dobra okazja do integracji, poznania innych rodziców lub po prostu spędzenia czasu w miłym towarzystwie, jeśli grupa już się zna. Zamiast czekać na zakończenie przyjęcia przy sali zabaw, mogą w tym czasie spokojnie porozmawiać przy kawie czy wspólnym poczęstunku. Tym bardziej warto zapewnić im odpowiednią przestrzeń, w której będą mogli komfortowo spędzić czas.
Zaplanuj przestrzeń dla rodziców już na etapie projektowania obiektu
Jeżeli organizacja urodzin ma być ważną częścią oferty sali zabaw, miejsce dla rodziców warto uwzględnić już na etapie planowania obiektu. Oprócz sal urodzinowych potrzebna jest odpowiednio duża strefa gastronomiczna, która pomieści nie tylko klientów odwiedzających obiekt na co dzień, ale również dorosłych towarzyszących dzieciom podczas kilku odbywających się jednocześnie imprez.
Warto przemyśleć przede wszystkim liczbę stolików i miejsc siedzących oraz lokalizację strefy względem części przeznaczonej do zabawy. Rodzice powinni móc komfortowo spędzić w niej kilka godzin, a jednocześnie mieć możliwość szybkiego dotarcia do dziecka, jeśli będzie ich potrzebowało. Istotne jest również odpowiednie zaplecze gastronomiczne – szczególnie jeśli obiekt chce oferować organizatorom urodzin nie tylko kawę i herbatę, ale również przekąski czy ciepły poczęstunek dla dorosłych.
Tak przygotowana przestrzeń daje później znacznie większe możliwości przy konstruowaniu oferty urodzinowej. Poczęstunek dla rodziców może być jej stałym elementem, dodatkowo płatnym pakietem albo usługą rozliczaną według rzeczywistego zamówienia.
Poczęstunek dla rodziców uwzględnij w ofercie urodzinowej
Skoro rodzice mają spędzić w obiekcie kilka godzin, pomyśl nie tylko o miejscu przy stoliku, ale również o tym, co sala może im w tym czasie zaoferować. Kawa, herbata, zimne napoje, ciasto, przekąski czy ciepłe dania mogą stać się dodatkowym elementem oferty urodzinowej i sprawić, że czas spędzony w obiekcie będzie przyjemny również dla dorosłych.
Zakres oferty dla dorosłych warto ustalić z organizatorem już podczas rezerwacji. Jednej osobie wystarczy zapewnienie gościom kawy, herbaty i czegoś słodkiego, inna będzie chciała zamówić dodatkowo ciasto, słone przekąski lub niewielki ciepły poczęstunek. Duże znaczenie ma tutaj zarówno liczba dorosłych, jak i budżet przeznaczony na ich obsługę.
Istotny jest również sposób rozliczenia poczęstunku. W zależności od budżetu organizatora oraz tego, jak dużą swobodę chce zapewnić swoim gościom, można zaproponować kilka różnych rozwiązań:
Poczęstunek opłacony z góry
Najprostszym rozwiązaniem jest ustalenie konkretnego pakietu dla rodziców jeszcze przed rozpoczęciem imprezy. Organizator wybiera jego zakres oraz liczbę osób, a koszt zostaje doliczony do ceny urodzin. Może to być np. nielimitowana kawa i herbata, zimne napoje, ciasto oraz ustalona wcześniej liczba przekąsek.
Zaletą takiego rozwiązania jest przede wszystkim przewidywalność kosztów. Organizator od początku wie, ile zapłaci za dodatkową ofertę dla dorosłych, a sala może odpowiednio wcześniej przygotować potrzebne produkty. Podczas samej imprezy nie trzeba już kontrolować pojedynczych zamówień ani rozliczać każdej kawy czy przekąski osobno.
Żetony lub vouchery dla rodziców
Jeśli organizator chce dać rodzicom większą swobodę wyboru, może zdecydować się na określoną pulę żetonów lub voucherów do wykorzystania w barze. Każdy z gości otrzymuje np. jeden lub dwa żetony, które może wymienić na kawę, herbatę, zimny napój albo wybraną przekąskę. Sala sama ustala, jakie produkty obejmuje taki sposób rozliczenia.
Organizator nadal ma kontrolę nad wydatkami, ponieważ z góry opłaca określoną liczbę żetonów, ale nie musi decydować, co dokładnie zamówią poszczególni rodzice. Jeśli ktoś wykorzysta swoją pulę i będzie chciał zamówić coś jeszcze, może zapłacić za dodatkowe produkty samodzielnie.
Otwarty rachunek opłacany przez organizatora
Najbardziej elastycznym rozwiązaniem jest otwarcie rachunku przypisanego do konkretnej imprezy. Rodzice mogą wtedy samodzielnie podchodzić do baru i zamawiać wybrane napoje lub przekąski, a ich koszt jest doliczany do rachunku urodzin. Po zakończeniu przyjęcia całość reguluje organizator.
W tym wariancie warto wcześniej ustalić maksymalną kwotę, którą organizator chce przeznaczyć na zamówienia dla dorosłych. Po osiągnięciu limitu kolejne produkty mogą być już opłacane indywidualnie przez rodziców. Pozwala to zachować swobodę zamawiania, a jednocześnie uniknąć sytuacji, w której końcowy koszt okazuje się znacznie wyższy od zakładanego.
Pomyśl o rodzicach również przy tworzeniu oferty urodzinowej sali zabaw
Oferta dla rodziców może być nie tylko udogodnieniem dla organizatora, ale również dodatkowym źródłem przychodu dla sali zabaw. Jeśli podczas jednej imprezy w obiekcie pozostaje kilku lub kilkunastu dorosłych, sprzedaż kawy, napojów, ciasta czy przekąsek zwiększa wartość całej rezerwacji. Warto więc uwzględnić takie możliwości już podczas tworzenia pakietów urodzinowych i przedstawiać je klientowi przy rezerwacji.
Obecność rodziców ma jednak jeszcze jedną zaletę. Przez kilka godzin mają okazję zobaczyć obiekt, poznać jego ofertę i przekonać się, jak w praktyce wygląda organizacja przyjęcia. Jeśli spodoba im się sala i sposób obsługi gości, przy kolejnej okazji sami mogą zdecydować się na zorganizowanie tutaj urodzin swojego dziecka.
Możesz dodatkowo zachęcić ich do powrotu specjalną ofertą przygotowaną dla gości uczestniczących w przyjęciu. Dobrym pomysłem będzie np. voucher ze zniżką na organizację własnych urodzin albo wejściówka na kolejną wizytę w sali zabaw. Taka korzyść może zostać przekazana rodzicom pod koniec imprezy i jednocześnie przypomnieć im o obiekcie wtedy, gdy sami będą szukać miejsca na urodziny lub kolejne wyjście z dzieckiem.
Dzięki temu jedna impreza może przynieść sali nie tylko przychód z bieżącej rezerwacji i gastronomii, ale również stać się okazją do pozyskania kolejnych klientów.
Dobre urodziny na sali zabaw to nie tylko atrakcje dla dzieci
Dobrze zorganizowane urodziny powinny pozostawić dobre wrażenie nie tylko na dzieciach, ale również na dorosłych, którzy spędzają w obiekcie kilka godzin. Wygodne miejsce, możliwość zamówienia kawy czy przekąsek oraz jasno określone zasady ich rozliczania sprawiają, że organizator nie musi martwić się o dodatkowe kwestie już w trakcie przyjęcia.
Im więcej elementów imprezy uda się zaplanować wcześniej, tym łatwiejsza będzie również jej obsługa po stronie sali zabaw. Jeśli chcesz usprawnić organizację urodzin i zarządzanie rezerwacjami w swoim obiekcie, umów się na bezpłatną konsultację. Pokażemy Ci, jak OOS Manager może wspierać codzienną obsługę imprez urodzinowych i pozostałych rezerwacji.
