Sprzedaż dodatkowych produktów jest stałym elementem funkcjonowania parku trampolin. Napoje, przekąski czy inne artykuły dostępne w recepcji mogą być sprzedawane z kontrolą stanu magazynowego, dzięki czemu system na bieżąco rejestruje ich rzeczywistą liczbę. Takie rozwiązanie pozwala zachować porządek w magazynie, ale może również prowadzić do problemów, gdy dostawa pojawi się w obiekcie wcześniej, niż zostanie wprowadzona do programu.
Czy w takiej sytuacji warto dopuścić ujemne stany magazynowe? Sprawdź, kiedy takie rozwiązanie może usprawnić codzienną pracę parku trampolin.
Nie każdy sprzedawany produkt musi mieć kontrolowane stany magazynowe
Sposób ewidencjonowania artykułu warto dopasować do tego, jak istotna jest informacja o jego aktualnej ilości. Przykładowo, w przypadku kawy możesz rejestrować jej sprzedaż bez przeliczania każdej porcji znajdującej się na zapleczu. Przy butelkowanej wodzie kontrola konkretnych sztuk ma już większe znaczenie. Każda sprzedaż pomniejsza stan, dzięki czemu w każdej chwili możesz sprawdzić, ile butelek powinno znajdować się w obiekcie.
W OOS Manager możesz zdecydować osobno dla każdego artykułu, czy jego stan ma być kontrolowany. Jeśli wybierzesz tę opcję, każdą dostawę należy zarejestrować w systemie. Gdy dostawca przywozi do parku 100 butelek wody, pracownik wystawia dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne) i wprowadza 100 sztuk na stan magazynowy. Od tego momentu każda sprzedana butelka automatycznie pomniejsza stan. Kiedy liczba dostępnych sztuk spadnie do zera, przy standardowych ustawieniach system nie pozwoli sprzedać kolejnej butelki.
Taki mechanizm działa bardzo dobrze, dopóki fizyczna dostawa towaru i jej zarejestrowanie w programie odbywają się w tym samym czasie. Problem zaczyna się wtedy, gdy te działania nie dzieją się jednocześnie.
Co jeśli towar jest w parku, ale nie ma go jeszcze w systemie?
Wyobraź sobie, że w piątek stan wody w systemie spada do zera, a kolejna dostawa przyjeżdża w sobotę rano. Towar zostaje przyjęty i trafia do lodówek, więc fizycznie jest dostępny dla klientów. W weekend w obiekcie nie ma jednak kierownika odpowiedzialnego za kontrolę stanów magazynowych, dlatego dokument PZ zostanie wprowadzony dopiero w poniedziałek.
Z punktu widzenia systemu stan wody przez cały weekend nadal wynosi 0 sztuk. Jeśli sprzedaż przy zerowym stanie jest zablokowana, pracownik recepcji nie może sprzedać produktu, mimo że faktycznie znajduje się on w obiekcie. W takiej sytuacji kontrola, która miała zapewnić zgodność stanów w systemie z rzeczywistą liczbą produktów, zaczyna utrudniać bieżącą sprzedaż. Rozwiązaniem tego problemu może być dopuszczenie ujemnych stanów magazynowych.
Jak ujemne stany magazynowe rozwiązują problem?
Włączenie możliwości sprzedaży na ujemnym stanie pozwala zachować ciągłość sprzedaży również wtedy, gdy dostawa nie została jeszcze zarejestrowana w systemie. Jeżeli w ciągu weekendu sprzedanych zostanie 20 butelek, system zarejestruje stan –20 sztuk. W poniedziałek kierownik wprowadzi dokument PZ na 100 butelek, które faktycznie zostały dostarczone w sobotę. Po uwzględnieniu wcześniejszej sprzedaży stan zostanie automatycznie zbilansowany i wyniesie 80 sztuk. Dokładnie tyle, ile powinno pozostać w obiekcie.
Dzięki temu moment wprowadzenia dokumentu PZ nie blokuje bieżącej sprzedaży. Jest to szczególnie przydatne w parkach, w których dostawy odbywają się również wieczorami lub w weekendy, kiedy osoba odpowiedzialna za zarządzanie magazynem nie zawsze jest obecna na miejscu.
Ujemne stany magazynowe wymagają kontroli
Możliwość sprzedaży poniżej stanu 0 rozwiązuje problem opóźnionego wprowadzania dostaw, ale jednocześnie usuwa zabezpieczenie przed sprzedażą produktu, którego rzeczywiście może już nie być w obiekcie. Jeśli system pokazuje 0 sztuk, pracownik nadal może przeprowadzić transakcję. Dlatego personel powinien mieć pewność, że towar faktycznie znajduje się na miejscu, a ujemny stan wynika z niewprowadzonej jeszcze dostawy.
Istotne jest również regularne uzupełnianie dokumentów magazynowych. Jeśli PZ nie zostanie wprowadzony po dostawie, stan może przez dłuższy czas pozostawać ujemny i przestanie dostarczać wiarygodnej informacji o rzeczywistej liczbie produktów. Może to utrudnić kontrolowanie zapasów, planowanie kolejnych zamówień oraz wychwytywanie ewentualnych różnic magazynowych.
Ujemne stany najlepiej traktować więc jako rozwiązanie na różnicę w czasie między fizycznym przyjęciem towaru a zarejestrowaniem dostawy w systemie, a nie jako sposób na pomijanie bieżącej ewidencji magazynowej.
Dostosuj kontrolę stanów magazynowych do pracy Twojego parku
Dobrze skonfigurowany magazyn nie powinien utrudniać sprzedaży, ale jednocześnie musi dostarczać wiarygodnych informacji o dostępnych zapasach. Dlatego przed wyborem ustawień warto przyjrzeć się całemu obiegowi towaru w parku (przyjmowanie dostaw, wprowadzanie ich do systemu oraz sprzedaż produktów). Dopiero na tej podstawie można zdecydować, jaki poziom kontroli będzie najlepszy dla danego obiektu.
Jeśli chcesz odpowiednio skonfigurować stany magazynowe i sprzedaż produktów w swoim parku trampolin, umów się na bezpłatną konsultację. Pokażemy Ci, jak dopasować działanie systemu do rzeczywistego sposobu pracy Twojego obiektu.
