Organizacja przyjęć urodzinowych dla dzieci to jeden z głównych elementów oferty sal zabaw, parków trampolin i innych obiektów rekreacyjnych. Najmłodsi klienci i ich rodzice potrafią być bardzo wymagający jeśli chodzi o wymarzone przyjęcie na wyjątkową okazję. Tymczasem dla personelu może być to olbrzymie wyzwanie logistyczne i organizacyjne, zwłaszcza w godzinach szczytu, kiedy na obiekcie panuje tłok. Oprogramowanie OOS, dzięki połączeniu niezbędnych funkcjonalności i personalizowanych rozwiązań, pozwala na wygodne i sprawne zarządzanie rezerwacją i obsługą imprez zorganizowanych oraz opcji dodatkowych.

Etap 1. Rezerwacja przyjęcia urodzinowego lub pobytu grupy w sali zabaw / w parku trampolin

Okres od września do połowy czerwca to intensywny sezon przyjęć urodzinowych.
W tym czasie największym zainteresowaniem cieszą się terminy weekendowe, a w dni robocze godziny popołudniowe. Na czas ferii zimowych oraz wakacji częste stają się wizyty grup zorganizowanych, np. w ramach akcji “Lato w mieście”. Ta grupa klientów preferuje godziny przed i okołopołudniowe. Aby sprawnie zarządzać bookowaniem terminów i nie dopuścić do nałożenia się na siebie rezerwacji, personel potrzebuje przejrzystego, intuicyjnego i funkcjonalnego narzędzia. Jest nim kalendarz rezerwacji wbudowany w program OOS służący do zarządzania obiektem sportowym lub rekreacyjnym. 

Funkcjonalności kalendarza w oprogramowaniu OOS: 

• możliwość utworzenia profilu klienta zawierającego formularz z danymi personalnymi i kontaktowymi. Profil jest następnie imiennie przypisywany bezpośrednio do terminu rezerwacji. 
• rezerwacja określonego czasowo terminu rezerwacji oraz przypisanie do niego konkretnej sali (np. sal fitness lub salek urodzinowych) lub osoby obsługującej (np. trenera bądź animatora)
• określenie wstępnych potrzeb i wymagań klienta takich jak: rodzaj wybranego pakietu, wstępna liczba gości, wybrane opcje dodatkowe (na przykład poczęstunek, piniata, dekoracje, warsztaty tematyczne itp.)
• przyjęcie zaliczki bądź zadatku i wygenerowanie umowy zawierającej kluczowe ustalenia w kwestii organizacji przyjęcia lub pobytu grupy zorganizowanej i niezbędne zgody, np. akceptację wewnętrznego regulaminu 

Etap 2. Obsługa urodzin lub grupy zorganizowanej w programie OOS

Na etapie rezerwacji klient przeważnie nie jest w stanie określić wszystkich opcji i produktów, na które zdecyduje się w dniu urodzin czy wizyty większej grupy uczestników. Idealnym rozwiązaniem zarówno dla niego, jak i dla obsługi jest więc otwarty rachunek, do którego można dodawać pozycje przez cały czas trwania imprezy lub pobytu. Poza kontrolowaniem czasu pobytu i liczby gości, obsługa może na bieżąco dodawać zamawiane usługi i towary. Jeżeli w Twojej sali zabaw lub parku trampolin recepcja obiektu i punkt gastronomiczny posiadają osobne kasy fiskalne, doskonałą opcją będzie możliwość podglądu i modyfikacji rachunku na obydwu stanowiskach. Wówczas personel recepcji może dodawać pozycje związane z organizacją przyjęcia, a załoga kawiarni kontrolować i realizować zamówienia przyjmowane na barze. Liczba otwartych rachunków w systemie jest ograniczona jedynie maksymalną liczbą odbywających się w tym samym czasie imprez i przepustowością Twojego obiektu.

Etap 3. Rozliczenie imprezy

Po udanej zabawie nadchodzi czas na podsumowanie i rozliczenie imprezy. System umożliwia pełny podgląd rachunku na ekranie, aby klient mógł zweryfikować z obsługą czy nabite na kasę pozycje zgadzają się z jego faktycznym zamówieniem, czasem pobytu i ostateczną liczbą gości. Od finalnej kwoty odliczana jest wpłacona wcześniej zaliczka. Na tym etapie można uwzględnić także ewentualne rabaty (np. wynikające z organizacji przyjęcia w ramach obowiązującej promocji czy inne, przyznane indywidualnie, upusty). Po akceptacji rozliczenia, klient może dokonać płatności kartą lub gotówką. Dzięki integracji systemu na różnych stanowiskach i kasach fiskalnych nie ma potrzeby oddzielnej płatności na recepcji i w punkcie gastronomicznym. Personel może także z poziomu programu wystawić fakturę dla zrealizowanej usługi.

Opisane powyżej funkcjonalności służą zwiększeniu satysfakcji klienta oraz personelu. Dzięki sprawnemu zarządzaniu i rozliczaniu przyjęć urodzinowych i pobytu grup zorganizowanych pracownicy mogą maksymalnie skupić się na fizycznej obsłudze gości i zapewnieniu im bezpieczeństwa i dobrej zabawy. Jeśli Twój obiekt wymaga wdrożenia customizowanych rozwiązań, oprogramowanie OOS pozwala na wprowadzanie personalizowanych narzędzi ułatwiających pracę Twoją i Twojego personelu. Umów się na darmową prezentację systemu OOS i dowiedz się, w jaki sposób może usprawnić codzienne funkcjonowanie Twojego obiektu: https://oprogramowanie-dla-obiektu-sportowego.pl/kontakt/